Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: выставляем счет онлайн». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
Как составить счет на оплату
Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.
Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:
- Кто и кому выставляет счет.
- За что требуется оплата.
- Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
- Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
- Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).
Обязательные реквизиты документа
Обязательно укажите реквизиты продавца и покупателя.
Сведения о продавце:
- полное наименование компании или Ф. И. О. (для ИП);
- полный адрес;
- ИНН;
- КПП;
- номер расчетного счета;
- номер корреспондентского счета;
- БИК;
- контактные данные — номер телефона, адрес электронной почты.
Сведения о покупателе:
- для организаций — наименование, адрес регистрации, ИНН, КПП, банковские реквизиты;
- для ИП — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации, ИНН, банковские реквизиты;
- для физических лиц — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации.
Счет на оплату может оформляться в отношении любых сделок, связанных с получением платежа. Это может быть: продажа, поставка, оказание услуг и другие. Как правило, счет выставляют с целью получения предоплаты по сделке. Это своего рода квитанция для обоснования оплаты. Оплата за товар или услугу может также осуществляется на основании договоров, счетов-фактур, актов и других первичных документов. Счет часто используется для правильного заполнения банковских реквизитов продавца в платежных документах. По сути, счет на оплату ничего не подтверждает. Перечисление средств подтверждается платежным поручением. Передача ТМЦ сопровождается оформлением накладных, актов и других первичных документов.
Надо понимать, что счет на оплату не является документом, по которому можно предъявить требования к поставщику в связи с несоблюдением договора. Основное назначение счета состоит в том, что покупателю заявляется окончательная сумма, подлежащая к уплате. И когда покупатель получает счет, то уже решает, устраивает его назначенная цена или нет.
Что такое счет на оплату
Счет на оплату является документом, который повсеместно применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты (срок, платежные реквизиты и др.) и сумма платежа. То выставлять расчетную накладную не обязательно. Однако часто в договоры включают условие об оплате на основании выставленных документов по расчета.
Иногда выставленный коносамент является договором. Это бывает, когда одна из сторон направляет другой стороне документ. Который содержит все существенные условия договора и представляет собой оферту. Уплата по документы другой стороной в установленный срок является акцептом. И договор считается заключенным в простой письменной форме. (подпункт 1, 2 ст. 432, п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ). коносамент может быть акцептован и другими способами.
Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.
Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.
Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.
Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении документа.
- Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
- Пропуск сроков фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
- Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
- Перепутаны даты на экземплярах фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе документ не доказывает законность сделки.
- «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.
Оформляется бумага в двух экземплярах. Один из них отдается покупателю, а второй — остается у продавца.
Заполняется отчет на листке бумаги формата А4. Также его можно оформить на фирменном бланке компании. Чаще всего счет от ИП оформляется на фирменном бланке компании. Так в отчетные документы не требуется постоянно вносить реквизиты компании.
Единого образца заполнения у документа нет. Каждая фирма разрабатывает свой бланк заполнения документа. По закону рф документ оформляется в свободной форме. Долго работающие фирмы и предприниматели разрабатывают самостоятельно свой бланк чека на оплату.
В нем только меняются:
- данные о покупателе;
- название товаров или услуг;
- общая сумма;
- дата.
Некоторые фирмы указывают в чеке условия поставки, оплаты, срок действия бумаги, иную информацию.
Работа с первичкой в бухгалтерии
Работа с первичными документами требует особой щепетильности. Оформляя их, необходимо:
1) позаботиться о наличии всех обязательных реквизитов;
2) составлять на русском языке или запастись построчным переводом, если документ на иностранном языке;
На необходимость перевода таких документов неоднократно указывал Минфин (см., например, письма от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476, от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и непосредственно налогоплательщик или его работник (письма Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 14.09.2009 № 03-03-05/170, от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66, УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 № 20-12/89132.1).
Налогоплательщики могут получать от своих контрагентов-иностранцев документы, составленные по типовой форме. В этом случае делать перевод каждого документа не нужно — достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. В дальнейшем потребуется переводить лишь изменившиеся показатели первичного документа (письмо Минфина РФ от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506)
3) составлять на бумаге или в электронном виде. Первичные учетные документы составляют (п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, общие положения методических указаний о применении форм первичных учетных документов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н):
4) зафиксировать применяемые формы в учетной политике (ниже мы расскажем об этом подробнее).
5) составлять «первичку» в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее;
6) право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, сотрудников, ответственных за конкретную операцию, например, у кассира. Можно передать право подписи, составив:
В документе должны быть зафиксированы образцы подписей уполномоченных лиц. Реквизиты приказа или доверенности следует указать рядом с подписью и Ф.И.О. подписанта. На первичных документах нельзя использовать факсимиле вместо рукописной подписи (письмо Минфина РФ от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).
При обнаружении ошибки допускается вносить исправления в первичный документ. Исключение составляет случай, когда нормативно-правовыми актами делать это запрещено. Пример — кассовые документы (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 4.7 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У). В них запрещено вносить правки. Если обнаружена ошибка при составлении кассового документа, его надо оформить заново.
Порядок внесения исправлений зависит от формы составления документа (пп. 19 — 21 ФСБУ 27/2021):
Все исправления независимо от формы составления документа и способа исправления должны содержать:
По сути, бухгалтерский учет денежных средств на расчетных счетах ограничивается ц типами операций – приходом и снятием денег с р/с.
В случае поступления денег проводки такие:
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Зачислены денежные средства, сданные из кассы, в т. ч. путем инкассации | 51 | 50 «Касса» |
| Погашен процентный заем, предоставленный ранее другим организациям | 58 «Финансовые вложения» | |
| Возвращен перечисленный ранее аванс поставщику | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
| Получена оплата от покупателей | 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» | |
| Получен кредит (заем) | 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» |
|
| Возвращены денежные средства из бюджета (внебюджетного фонда) | 68 «Расчеты по налогам и сборам»
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
|
| Внесен вклад в уставный капитал | 75 «Расчеты с учредителями» |
Как выставить счет на английском языке
В процессе сотрудничества с зарубежными партнерами может возникнуть необходимость в оформлении счета на английском языке. Само слово «счет» на английский переводится как «invoice». Этот документ может использоваться без перевода, но в нем обязательно должна указываться следующая информация:
- имя и контакты продавца;
- исходящий и входящий номер;
- контактные данные покупателя (заказчика);
- данные о компании;
- вид налогообложения;
- дата покупки/отсылки товара;
- номер заказа, по которому покупатель сможет отслеживать доставку товара;
- информация о налогах;
- информация о возможных штрафах за несвоевременную оплату товара, его порчу и т.д.;
- условия возврата товара;
- дата выписки;
и т.д.
Составляя счет для работы с иностранными партнерами, важно учитывать, что законодательство других стран может отличаться от нашего, поэтому чтобы избежать возможного недопонимания, следует излагать информацию максимально подробно. Кроме того, обращайте внимание, что данные, указанные в счете, должны соответствовать информации в товарных накладных.
Пример заполнения документа
Каждый предприниматель может самостоятельно составить документ, по крайней мере, с указанием реквизитов проблем возникнуть не должно, главное, указать все сведения правильно, чтобы не возникало в будущем проблем с получением оплаты. Кстати, предприниматели в основном присваивают каждому счету на оплату свой порядковый номер, делать это не обязательно, но, тем не менее, это может упростить работу предпринимателю или бухгалтерии. Обычно вместе с порядковым номером вверху документа указывается дата. Пример заполнения верхней строки: «счет на оплату № 001 от 02.10.2015 г.».
Далее, как уже говорилось выше нужно указать реквизиты счета и сведения о продавце, здесь нужно обязательно указать юридический адрес и контактные данные. На следующем этапе нужно указать данные о покупателе или заказчике услуг или работ, а также основания для оплаты, то есть, номер договора дата его заключения и прочие данные.
Кстати, у предпринимателя может возникнуть и такой вопрос, можно ли выставить счет без договора, на практике такое действительно возможно и не противоречит закону постольку, поскольку счет на оплату не является учетным документом и его оформление вовсе не обязательно. Поэтому счет может быть выставлен на основании устной договоренности без письменного соглашения. В данном случае правоотношения регулируются гражданским кодексом и прочими законодательными нормами, принятыми в нашей стране.
Указание сроков оплаты
Срок оплаты вписывается в счет при условии, что в договоре сторон указано временные рамки произведения финансовых расчетов между ними. Оплачивать счета следует в те сроки, которые в них обозначены. Пока договоренность не закрыта, т. е. период ее действия не истек, продавец не может изменить условия сделки либо расторгнуть ее.
Если при проведении безналичного платежа выясняется, что получатель неверно указал свои банковские реквизиты, необходимо сразу уведомить об этом поставщика. Это нужно сделать в письменной форме. Такие действия обеспечивают продление срока действия документа.
ИП при взаимодействии с частными и юридическими лицами могут выставлять им счета на оплату работ, товаров, услуг. Такой документ составляется в произвольной форме, поскольку в законе не предусмотрен унифицированный шаблон. Однако в бизнес-среде уже сложился определенный формат, которого желательно придерживаться.
В счете указываются данные о сторонах, реквизиты счета, а также сведения, необходимые для оплаты. Предприниматели, прошедшие регистрацию для работы на общем режиме налогообложения, выделяют в счетах НДС. На УСН и ЕНВД это сделать невозможно. В документе могут указываться и дополнительные данные, например, сроки оплаты.
Какие ошибки допускают при выставлении счета на оплату?
Внимательность при заполнении бланка очень важна.
Проведя анализ наиболее часто возникающих проблем при составлении счетов на оплату, мы выделили наиболее значимые.
Ошибки при выставлении счета:
-
Подпись главы или бухгалтера без расшифровки.
При отправке электронного документа ошибка исключается из-за наличия цифровой подписи на бланке.
-
Дата составления не совпадает с датой выставления счета покупателю.
-
Счет к оплате не предоставили вовремя, из-за чего не уложились в налоговый период для НДС.
Ведите регистрацию почтовых вхождений чтобы избежать этой проблемы.
-
Разные даты на счетах к оплате у покупателя и продавца.
Проблема возникает, когда документ уже отправлен покупателю и только после этого делаются поправки.
-
Шапка бланка оформлена неверно.
Внимательно указывайте информацию и контактные данные.
Устранение вышеперечисленных ошибок позволит без загвоздок провести операции по сделке и получить оплату в максимально сжатые сроки.
Если возникают спорные моменты, неточности в счете на оплату могут повлечь за собой финансовые потери для организации.
Как вы поняли, общего шаблона, как такового, нет. Чаще всего его выставляют для предоплаты по контракту.
Это по сути счет на оплату и договор в одном документе, в нем прописываются сразу необходимые условия сотрудничества. Часто его заключают, когда поставка небольшая. Проще и быстрее создать документ на одном листе, нежели печатать полноценное соглашение и тратить время на его согласование.
В статье 441 ГК РФ написано, что перед заключением соглашения можно предоставить оферту.
Основные моменты:
- Его можно подписывать в одностороннем порядке. Главное — прописать пункт, что в случае оплаты заказчиком, договор считается заключенным, а заказчик согласен со всеми указанными условиями.
- Оформляется в двух экземплярах для каждой стороны. Оба имеют одинаковую юридическую силу.
В каких ситуациях выставляется счет
Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.
Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.
Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно.
Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.