Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы необходимы для открытия кафе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нарушение собственником кафе прав жильцов многоэтажного дома попадает под административную ответственность. За несоблюдение санэпидтребований к эксплуатации помещений согласно п.6.4 КоАП и санэпидтребований к организации питания населения согласно п.6.6 КоАП штраф составляет от 1000 до 50000 рублей.
Местоположение во многом определяет прибыльность бизнеса. Лучше выбирать помещение, находящееся на пересечении улиц с высоким трафиком, рядом с крупными транспортными узлами, бизнес-центрами и вузами.
Самый простой вариант – арендовать площадь, где до этого был бар или ресторан. Тогда не придется тратиться на обустройство кухни и подведение коммуникаций. Достаточно будет сделать косметический ремонт.
Стоит обратить внимание, какие заведения расположены поблизости, и узнать, как у них идут дела. Бармены и администраторы охотно рассказывают, есть стабильный поток гостей весь день или клиенты заходят только в обед.
Лайфхак: как спрогнозировать поток клиентов
Если рядом с вашим будущим кафе уже есть точка общепита, то зайдите туда утром и купите что-нибудь. Так у вас появится чек с номером. Постойте минут 10-15 рядом, посмотрите, на какие суммы клиенты делают покупки. Это позволит вам спрогнозировать средний чек.
Вечером перед закрытием вновь зайдите в кафе и вновь что-нибудь купите – вы опять получите чек с номером. Разница в номерах чеков покажет, сколько клиентов обслужило кафе – так вы узнаете примерный поток клиентов. Умножьте на средний чек количество клиентов – это позволит спрогнозировать дневную выручку, а потом и месячную.
Если раньше в помещении уже работали кофейня или фастфуд, новый арендатор получит готовый пакет документов из СЭС, пожарной инспекции и других инстанций. Это снимает необходимость самостоятельно оформлять бумаги, но ограничивает в возможностях. Например, нельзя будет изменить расположение коммуникаций, установить дополнительную вентиляцию, чтобы готовить на гриле, или расширить площадь кухни.
Если вы открываете кафе с нуля, то есть в помещении раньше не было предприятий общественного питания, нужны проектная документация и разрешения. Необходимо изучить СанПиН для точек общепита, отправить уведомление об открытии в Роспотребнадзор и МЧС. Если есть сомнения в том, подходит ли площадь для кафе, сначала лучше заказать экспертизу в Роспотребнадзоре.
Тем, кто хочет продавать алкоголь, понадобится лицензия. Требования для ее получения:
- правовая форма – ООО;
- отсутствие задолженности по налогам;
- минимальный размер уставного капитала;
- площадь – не менее 50 кв. м. (в сельской местности – 25 кв. м.);
- расстояние до детских, спортивных, медицинских, образовательных учреждений, вокзалов и аэропортов – 15-100 метров;
- срок договора аренды – не менее 12 месяцев.
Необходимо заплатить госпошлину (65 тыс. руб.) и зарегистрироваться в системе ЕГАИС.
В штат кафе для полноценного ведения бизнеса включаются следующие сотрудники:
- шеф-повар — в небольших заведениях может привлекаться только на этапе запуска или при обновлении меню для составления технологических карт;
- повара;
- официанты;
- управляющий;
- технический персонал.
Документы на помещение
Договор аренды. Это главный документ, который устанавливает взаимоотношения между арендодателем (владельцем квадратных метров) и арендатором (вами). Договор должен включать срок аренды, условия оплаты, разрешенная собственником деятельность в помещении (конечно же, общепит), ответственность за ремонт и поддержание помещения в надлежащем состоянии.
Свидетельство о праве собственности – оно подтверждает, что арендодатель имеет право сдавать в аренду данное помещение. Если вы снимаете помещение у посредника, вам тем более потребуется письменное согласие от собственника.
Технический паспорт помещения: В зависимости от региона, может потребоваться технический паспорт помещения, который подтверждает его соответствие нормам безопасности, пожарной безопасности и здоровья.
При подготовке документов на аренду помещения для ресторана, рекомендуется обратиться к юристу, чтобы убедиться, что все необходимые документы в порядке и соответствуют законодательству.
При открытии ресторана очень важно заключить договора с организациями ВОИС (Всероссийская организация интеллектуальной собственности) и РАО (Российская авторская общественность) для легального включения музыки для посетителей.
Государство выделяет платные лицензии, которые позволяют использовать музыкальные произведения в коммерческих заведениях, включая рестораны. Организации ВОИС и РАО отвечают за защиту авторских прав и сборы за использование музыки.
Заключение договоров с ВОИС и РАО позволяет ресторану легально использовать музыку, в том числе в рамках живых выступлений, фонового воспроизведения или организации специальных мероприятий. В договоре следует установить условия использования музыки, сроки и размеры платежей за лицензию.
Заключение договоров с ВОИС и РАО является необходимым шагом для открытия ресторана и легального использования музыки. Это позволяет соблюдать авторские права и обеспечивает возможность создания атмосферы с помощью музыки для посетителей ресторана.
Помимо государственных организаций, существуют и частные организации, которые занимаются лицензированием музыки. Эти организации предлагают свои услуги по упрощенной процедуре получения лицензий на использование музыки в коммерческих заведениях, включая рестораны.
Такие частные организации, как, например, Муз-Лицензия или Российская музыкальная лицензия, предоставляют возможность получить лицензии на использование музыкальных произведений. Они предлагают различные варианты лицензий в зависимости от потребностей и характера использования музыки в ресторане.
Шаг 7. Поиск поставщика оборудования и поставщика продуктов
В 2022 году из-за санкций разрушились наработанные годами логистические цепочки, поставщики оборудования повысили цены на 20-30%. А многие поставщики продуктов и оборудования вообще перестали работать на российском рынке. Напрашивается вывод – проще существовать тем кафе, которые минимально зависят от импорта.
Поэтому в общепите возникли новые тренды:
-
Импортозамещение (иначе, локальность) – абсолютный тренд. Исчезнувшие из продажи продукты предприниматели стараются замещать местной фермерской продукцией. К тому же, использование только отечественного сырья удешевляет себестоимость блюд.
-
Совместные закупки. Такое объединение помогает бизнесменам существенно экономить на доставке.
Шаг 11. Подсчет расходов на открытие
Примерная стоимость открытия собственного кафе:
-
Закупка, монтаж и установка технологического оборудования (холодильное, посудомоечное, барное, тепловое, вспомогательное) – 600 тыс. руб.
-
Ремонт помещения – 150 тыс. руб.
-
Мебель, кухонный инвентарь – 400 тыс. руб.
-
Оформление зала – 150 тыс. руб.
-
Закупка продуктов – 100 тыс. руб. в месяц.
-
Аренда помещения – 25 тыс. руб. в месяц.
-
Зарплатный фонд – 180 тыс. руб. в месяц.
-
Маркетинг – 20 тыс. руб. в месяц.
Когда может понадобиться оспаривание кадастровой стоимости?
Оспаривание кадастровой документации, выданной ранее — проблема, с которой сталкиваются многие люди, запланировавшие процедуру открытия летнего кафе или стационарно точки общепита. Указанная прежними владельцами собственности стоимость может быть сознательно занижена или завышена. А ее несоответствие может привести к дополнительным, не запланированным и весьма серьезным расходам. Так как чаще всего с самим понятием кадастровой стоимости сталкиваются предприниматели, проводящие оформление документов для нестационарных пунктов общепита, изучить вопрос лучше заранее.
Площадка под кафе выделяется с согласия сразу четырех муниципальных ведомств. Арендная плата начисляется в размере 5,5% от кадастровой стоимости. Указанные в договоре аренды условия и суммы придется учитывать в процессе работы.
Работать по франшизе или нет
Открытие нового кафе может показаться несложной задачей, но это лишь на первый взгляд. Все дело в том, что можно пройти этот путь самостоятельно и полностью нести ответственность за все недочеты, допущенные в организации бизнеса. Необходимо самим разобраться в огромном множестве нюансов и понять что нужно для открытия кафе. Либо же можно положиться на уже функционирующую и многократно оправдавшую себя модель кафе с необходимой поддержкой и первоначальными правильными вводными, подкрепленными собственной практикой статистикой других аналогичных заведений в сети. Среди франшиз встречаются такие известные бренды как Subway или Шоколадница, 33 Пингвина, Баскин Роббинс и многие другие. Франшиза, несмотря на необходимость производить выплаты в пользу предоставляющей ее компании, может быть идеальным вариантом. Явными преимуществами являются:
- наличие в своем арсенале готовой бизнес модели,
- стандартизированные инструкции пошаговых действий;
- проверенные рецепты блюд и напитков;
- раскрученный бренд;
- сопровождения нового члена сети от подбора персонала, проведения профильного обучения до снабжения необходимой рекламной продукцией и включения в свою глобальную маркетинговую систему.
Бухгалтерские документы
На момент открытия кафе вы должны иметь:
- счета и накладные на полученное сырье, полуфабрикаты и готовые продукты;
- счета, акты и сертификаты на оборудование.
Все остальные бумаги, в том числе ответы в налоговую инспекцию появятся во время работы кафе (после запуска предприятия).
Для работы с клиентами вам понадобится кассовый аппарат, а для работы с поставщиками и корпоративными клиентами нужно открыть расчетный счет.
Для открытия р/с собственнику предприятия (для ИП) или директору (для ООО) нужно лично идти в банк с пакетом основных документов и приказом о назначении первого руководителя кафе (для ООО).
Для приобретения и законного использования кассы (на сегодня настоятельно рекомендуют все службы покупать онлайн-кассы) понадобится:
- договор покупки и обслуживания кассы;
- договор покупки и обслуживания чипа памяти, сохраняющего фискальную информацию;
- договор оказания интернет-услуг;
- регистрация кассы в налоговых структурах.
Без кассы можно обойтись, если вы будете выписывать клиентам штрафы из набора документов строгой отчетности. Но это возможно для индивидуальных предпринимателей, работающих по патентной системе или выплачивающих налоги по системе ЕНВД,
Предприятие не может считаться официально открытым, если вы его не зарегистрировали в ФНС. Для Общества с ограниченной ответственностью, вам нужно предоставить в эти структуры пакет документов:
- заявление;
- правоустанавливающие документы на кафе, как на бизнес;
- копия паспорта (паспортов) учредителя (учредителей);
- квитанция об оплате госпошлины;
- письмо от собственника помещения, гарантирующее, что оно находится у вас в аренде и что у вашего кафе будет юрадрес.
Если вы планируете переходить на УСН, не забудьте уведомить об этом инспектора.
Если вы выбрали работу в роли индивидуального предпринимателя, вам понадобится собрать меньше бумаг:
- заявление;
- копия паспорта;
- квитанция о внесении госпошлины;
- ИННН предпринимателя.
Какие еще нужны документы для открытия кафе?
Помимо указанных выше общих требований по государственной регистрации организации, определению системы налогообложения, постановки на налоговый учет, существуют специальные вопросы, связанные с открытием предприятия общепита.
Как правило, в кафе осуществляется торговля алкоголем. Для этого нужна лицензия на розничную продажу алкогольной продукции, которую получают в администрации субъекта РФ (край, область, республика и др.), подав следующие документы:
- заявление;
- копии учредительных документов и оригиналы для сличения;
- копия свидетельства о регистрации юридического лица;
- копия ИНН;
- квитанция об уплате госпошлины;
- документ, подтверждающий наличие и полную оплату уставного капитала;
- документ на помещение о праве собственности или договор аренды на год и более, зарегистрированные в Росреестре.
Лицензия выдается не более чем на 5 лет. Размер госпошлины — 65 000 руб. за 1 год.
В соответствии со ст. 8 закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ организации, предоставляющие услуги общественного питания, обязаны уведомить Роспотребнадзор о начале своей деятельности. Уведомление направляется в орган лично либо ценным письмом с уведомлением и описью вложения.
Нужна ли лицензия для открытия кафе?
Многие начинающие бизнесмены, которые задумываются над открытием собственного заведения общественного питания, задаются вопросом относительно того, нужна ли им лицензия. Специалисты утверждают, что в случае с кафе лицензирование не является необходимым. Если предприниматель открывает заведение, которое будет предоставлять услуги в сфере общепита, то по действующему российскому законодательству никакие лицензии для этого не предусмотрены.
Таким образом, если бизнесмен собирается открыть фастфуд либо небольшое кафе с хорошей кухней, ему не нужно беспокоиться о получении лицензии. Если же речь идет о ресторане, то тут не обойтись без продажи спиртного. По российским законам продавать алкоголь может только тот предприниматель, который получил для этого соответствующую лицензию. Игнорирование данного правила может очень дорого обойтись бизнесмену, так как любая проверка сразу определит, что у заведения нет документов для продажи спиртных напитков, а за это предусмотрены немалые штрафы.
Хорошим преимуществом крупных городов, как Москва, является возможность одолжить или взять в бесплатное пользование часть оборудования.
Поставщики могут безвозмездно предоставить Кроме того, маститые фирмы с глубокими карманами для привлечения клиентов предлагают бесплатные сувенирные аксесуары. Кружки для бара, пепельницы и даже мебель с логотипами. Все это будет неоценимым вкладом тем, кто жаждет открыть кафе недорого. Часть техники, такую как СВЧ или чайник, вполне можно принести из дома.
В случае если вы открываете кафе в среднем российском городе, то плюсы будут другие. Нет потребности вкладываться в дизайн интерьера и разнообразить меню каждую неделю. Не нужна баснословная реклама и гламурный имидж заведения. Это может даже отпугнуть посетителей, которые слово «уют» понимают иначе, чем «столичные штучки».
Первыми крупными расходами станут реклама, выплата заработной платы и расходы на продукты. Первые месяцы обычно бывают убыточными, но не стоит отчаиваться, если вам уже удалось открыть кафе. С чего начать в этой ситуации — так это с потрошения «финансовой подушки». Это сумма, которая изначально закладывается в бюджет на подобный период. После того как компания станет на ровный курс, расходы будут касаться преимущественно ремонта и обновления оборудования.
Дополнительные документы
Что касается того, какие документы нужны для открытия кафе, то кроме того, что предпринимателю понадобятся договор аренды, разрешения из СЭС и пожарной службы, лицензия, если будет вестись продажа алкоголя, и договоры с коммунальными службами, обязательно нужно оформить отношения с поставщиками. Это очень важный момент, так как при проверке контролирующими организациями зачастую требуются сертификаты качества и иные бумаги, которые имеют отношение к продукции. Их может предоставить только поставщик.
Более того, официальный договор с поставщиком будет гарантией того, что все его обязательства станут выполняться в установленные сроки и в полном объеме, а это очень важно для ведения бизнеса.
Перед тем, как начнем
Первое, с чего стоит начать, открывая кафе – это продумать концепцию заведения, то есть на кого оно будет ориентировано, какое у него будет меню и ценовая политика. А заодно, чем оно будет отличаться от других подобных заведений: конкуренция в сфере просто дикая, так что важно иметь свою изюминку, индивидуальность, то, что может привлечь и заинтересовать ваших потенциальных гостей.
Кафе можно смело регистрировать и под ИП, и под ООО. Открывать ИП проще и выгоднее, к тому же, можно упростить бухгалтерию и работать по упрощенной системе налогообложения. Однако помните, что ИП не имеет права реализовать алкоголь, помимо пива, сидра, медовухи и т.д. Именно поэтому многие поступают так: открывают кафе под ИП, а для реализации алкоголя используют отдельное ООО.
Оптимальная система налогообложения – ЕНВД, но, чтобы под нее попасть, площадь зала должна быть не более 150 кв. м. Отметим, что эта зона должна быть конструктивно отделена от остальных помещений кафе и закреплена в инвентаризационных документах, иначе могут возникнуть проблемы. При этом, ведение бухгалтерского и налогового учета можно передать на аутсорсинг или же вести его самостоятельно, например, с помощью различных онлайн-сервисов.
Основные риски: большая конкуренция, относительно большие затраты на запуск, неправильная концепция, промах с местоположением, плохое качество еды или обслуживания.
Все документы, которые необходимы для того, чтобы открыть кафе, можно условно поделить на две группы. Первая – это все то, что достанется вам вдовесок к своему помещению: согласование проекта при перепланировке, техническое заключение, технологические проект, проект реконструкции фасада, электроснабжения, вентиляции, кондиционирования и отопления, водоснабжения и канализации. Придется заглянуть и к городской администрации, и к архитекторам, и к пожарным, и в Роспонтребнадзор.
Вторая – это все то, что напрямую касается вашей непосредственной деятельности. Помимо уведомления территориального органа Роспотребнадзора о том, что вы, собственно, начали свою деятельность, речь идет о согласовании рецептур блюд и получении лицензии на розничную продажу алкоголя.