Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личный авто в служебных целях: сколько? Как? Почему?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.
Определяем размер компенсации.
Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
-
мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
-
мотоциклы – 1 200 руб.
В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
-
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
-
времени использования личного транспорта в служебных целях;
-
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?
Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.
Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?
Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.
Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?
Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.
Налогообложение выплат компенсации
Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.
| Тип договора | Взимание НДФЛ |
| Соглашение к трудовому договору | С сумм компенсации налог не удерживается |
| Договор аренды | Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом |
| Договор оказания услуг в форме ГПХ |
Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.
Как определить размер выплат
Размер компенсационных выплат стороны определяют самостоятельно и прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Но работодатели руководствуются общими нормами компенсации за использование личного автомобиля в 2023 году (ПП РФ № 92 от 08.02.2002):
- для легковых авто с объемом двигателя до 2000 см³ — 1200 рублей;
- для легковых авто с объемом двигателя более 2000 см³ — 1500 рублей.
Федеральным госслужащим ежемесячную компенсацию рассчитывают по другим нормативам (п. 1, 4 Правил, утвержденных ПП РФ № 563 от 02.07.2013):
- для легковых авто с объемом двигателя до 2000 см³ — 2400 рублей;
- для легковых авто с объемом двигателя более 2000 см³ — 3000 рублей.
Учет служебных поездок ведут в путевых листах. Работник предоставляет все необходимые документы, которые подтверждают расходы (письма МНС № 04-2-06/419@ от 02.06.2004, № 14-05-07/6 от 13.04.2007). А ГСМ возмещают по фактическим затратам: для их подтверждения в бухгалтерию сдают чеки, квитанции, счета (п. 2, 5 Правил из ПП РФ № 563, письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).
Отражение в учете компенсаций
Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.
В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.
Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса ,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.
С налоговым учетом немного другая ситуация, перед бухгалтером встает вопрос, учитывать ли такие расходы при обложении налогом на прибыль? Учесть их необходимо в составе прочих расходов в соответствии с законодательными нормами.
Использование личного автомобиля в служебных целях по механизму ссуды.
Вопросы применения ссуды личного автомобиля на предприятии рассматриваются положениями статьи 689 Гражданского кодекса РФ. В данном случае подразумевается передача предприятию транспортного средства в непосредственное пользование. Это влечет за собой возложение именно на предприятие обязанности по обслуживанию автомобиля, его ремонту, учету ГСМ, однако, в свою очередь, значительно упрощает ведение отчетности с точки зрения расчетов НДФЛ и расходов предприятия в вопросах налогообложения.
Следует отметить, что в данном случае работодатель должен предусмотреть возможность закрепления автомобиля исключительно за его владельцем и право использования данного транспортного средства сотрудником в личных целях.
К основным нюансам ссуды личного автомобиля предприятию можно отнести:
- Упрощение подсчета расходов на автомобиль.
- Необходимость переоформления страхового полиса транспортного средства на предприятие.
- Отсутствие прямых дополнительных вознаграждений сотруднику.
- Необходимость оформления дополнительной кадровой документации на управление транспортом для отдельного работника.
Вопросы и ошибки по рассматриваемой теме
Вопрос 1
Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?
Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.
Вопрос 2
Как определить размер компенсации за ГСМ?
Сделать это можно несколькими способами.
Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.
Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.
Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.
В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.
Ошибка
Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.
Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.
Компенсация работнику, использующему личный автомобиль в служебных целях
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за пользование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их применением. Размер возмещения затрат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Разъездной характер работы должен быть отражен в трудовом договоре и должностных инструкциях. На основании этих документов издается приказ руководителя организации, в котором он устанавливает конкретный размер компенсации работнику за использование им личного автомобиля для служебных поездок в зависимости от интенсивности такого применения.
Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Работнику, использующему легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности его собственника, компенсация выплачивается в таком же порядке, то есть один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, она не выплачивается.
С какими налогами будет связана выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, и как данная операция отражается в налоговом и бухгалтерском учете?
В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины
В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.
Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.
Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.
Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.
В состав расходов на автомобиль включается:
- Топливо для заправки
- Сумма амортизации
- Затраты на ремонт и техобслуживание
- Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы
Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.
Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.
Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.
Расчет размера возмещения
Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:
Возмещение за пользование и естественный износ машины;
Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).
В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:
Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.
Особенности бухучета, или «Любимое» ПБУ 18
Что касается бухучета, то согласно ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) компенсацию включают в расходы в полном объеме на дату начисления. В налоговом же учете ее относят на расходы (в пределах «прибыльных» норм) на дату выплаты. Нередко компании начисляют компенсацию в одном месяце, а выплачивают в следующем. Это ведет к появлению вычитаемой временной разницы (ВВР) и, как следствие, отложенного налогового актива (ОНА). Эти ВВР и ОНА погашаются на момент выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02, утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).
Кроме того, если компенсация превысит «прибыльный» лимит (что случается почти у всех), образуется постоянная разница и, соответственно, постоянное налоговое обязательство (ПНО).
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта. Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ. В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.
ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.
Как рассчитать компенсацию
Для корректного бухучета компенсации за использование личного транспорта (ТС) работником, необходимо определить размер компенсации и начислить ее в соответствии с законодательством и условиями компании.
Размер компенсации за использование личного автомобиля может быть определен на основании расчетов, учитывающих различные факторы. К таким факторам можно отнести пробег, объем потраченного топлива, стоимость страховых взносов, амортизацию автомобиля и другие расходы, связанные с его эксплуатацией.
Чтобы определить компенсацию за износ автомобиля в пределах норм, можно воспользоваться специальными формулами или таблицами, которые учитывают пробег и возраст ТС. Такая компенсация может быть начислена ежемесячно или в конце периода использования автомобиля работником.
Возмещение расходов на бензин может быть рассчитано исходя из объема потраченного топлива и его стоимости на момент заправки. Расчеты могут вестись в программе ЗУП 3.1, которая позволяет отразить все выплаты и начисления в соответствующих разделах бухгалтерии.
Компенсация за использование личного транспорта может быть выплачена работнику как в денежной форме, так и другими способами, предусмотренными трудовым законодательством. Отражение таких компенсаций в бухучете важно для правильного учета расходов на персонал и обеспечения соответствия требованиям налоговых и финансовых органов.
Начислять ли НДФЛ и страховые взносы при начислении компенсации за использование личного автомобиля в бухучете
При начислении компенсации за использование личного автомобиля в бухучете необходимо определить, начислять ли НДФЛ и страховые взносы.
Согласно действующему законодательству, компенсация за использование личного автомобиля является доходом работника и подлежит обязательному начислению НДФЛ. Размер компенсации должен быть указан в трудовом договоре или иной документации, определяющей условия труда работника.
Также, работодатель обязан начислить обязательные страховые взносы на социальное страхование в случаях, предусмотренных законом. Сумма начисляемых страховых взносов представляет собой определенный процент от размера компенсации.
Для правильного начисления НДФЛ и страховых взносов необходимо учесть следующие моменты: использование личного автомобиля должно быть подтверждено документами (например, актами выполненных работ) и работник должен предоставить расходные документы на топливо и другие расходы, связанные с использованием автомобиля.
Таким образом, при начислении компенсации за использование личного автомобиля в бухучете необходимо учесть размер начисляемой компенсации, определить, какие расходы могут быть компенсированы работнику, и начислить НДФЛ и страховые взносы в соответствии с действующим законодательством.