Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отчетность кадровика в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (абз. 4, 5 п. 1 ст. 4, п. 11 ст. 8.1 53-ФЗ от 28.03.1998, постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.
Кадровая отчетность для Службы занятости населения
Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости — определим в таблице.
Актуальная таблица кадровых отчетов в 2024 году, предоставляемых в Центр занятости (ежемесячные формы):
| Наименование предоставляемой информации | Срок сдачи, периодичность |
|---|---|
| Обязательная | |
| Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения | За два месяца до начала соответствующих мероприятий |
| Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан | За три месяца до начала соответствующих мероприятий |
| Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю | В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы |
| Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации | Ежемесячно |
| По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН | |
| Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости | В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина |
| Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости | В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве |
В 2023 году на место отдельных фондов пенсионного и социального страхования пришёл единый Социальный фонд. В связи с этим изменился состав отчётности, которую сдают по сотрудникам. Форма ЕФС-1 включает два раздела. Первый раздел разделён на самостоятельные подразделы. Второй раздел целиком отведён под взносы на травматизм.
| Бывшая форма | Подраздел ЕФС-1 | Что отражает |
|---|---|---|
| СЗВ-ТД | 1.1 | Данные о кадровых мероприятиях |
| СЗВ-СТАЖ | 1.2 | Сведения о стаже |
| ОДВ-1 | 2 | Сведения об особенностях рабочего места |
| — | 1.3 | Сведения о заработной плате персонала бюджетного учреждения |
| ДСВ-3 | 3 | Данные о взносах на накопительную пенсию |
| 4-ФСС | Раздел 2 | Данные об отчислениях на травматизм |
Сдать отчёт ЕФС-1 можно на бумаге, если среднесписочная численность застрахованных лиц, включая исполнителей по договорам ГПХ, не превышает 10 человек. В противном случае СФР примет отчёт только в электронном виде.
Важность отчетов для кадрового учета
Отчеты в кадровом учете играют ключевую роль в эффективной работе отдела кадров. Они представляют собой документы, которые содержат информацию о сотрудниках компании, их трудовых отношениях, заработной плате и других важных данных, необходимых для правильной организации работы отдела. Отчеты помогают кадровикам получить полное представление о состоянии кадрового потенциала компании и принять справедливые и обоснованные решения на основе этих данных.
Имея доступ к различным отчетам, кадровик может легко отслеживать изменения в составе персонала, анализировать показатели производительности сотрудников, контролировать выходы из штата и принимать своевременные меры для поддержания оптимального баланса между пополнением и выбытием сотрудников. Отчеты также помогают кадровому специалисту принимать решения по приему новых сотрудников, регулированию заработной платы и проведению других кадровых мероприятий.
Роль и обязанности кадрового специалиста в контексте отчетности
Одной из важнейших задач кадрового специалиста является подготовка отчетов о кадровых процессах, таких как найм, увольнение, перемещение сотрудников, изменение условий труда и другие. Эти отчеты содержат информацию о количестве и качестве кадрового потенциала, подробности о затратах на персонал, данные о выполнении кадровых планов и прогнозирование необходимости дополнительных кадровых ресурсов. Кадровый специалист также подготавливает отчеты о социальных гарантиях и льготах, отчеты о заработной плате, налоговой отчетности и другие, в которых фигурируют персональные данные сотрудников. Подобная отчетность должна быть сформирована в соответствии с требованиями законодательства и конфиденциальности данных. Кроме того, кадровый специалист отвечает за своевременное обновление и хранение документов, связанных с кадровым делопроизводством.
Вся отчетность, подготовленная кадровым специалистом, имеет высокую степень ответственности и важности для компании. Она помогает управляющим сотрудникам принимать обоснованные решения, позволяет оценивать эффективность работы отдела кадров и обеспечивает соблюдение законодательства. Кадровый специалист выполняет свои обязанности с аккуратностью, точностью и конфиденциальностью, придерживаясь профессиональных стандартов и лучших практик в области кадрового делопроизводства. Его роль в контексте отчетности необходима для эффективного функционирования организации и соблюдения трудовых отношений.
Какие данные включает отчетность по кадрам
Отчетность по кадрам представляет собой документ, который содержит информацию о сотрудниках и их работе на предприятии. Этот отчет обязательно должен быть подготовлен и предоставлен в соответствии с установленными правилами до определенного срока.
Данные, включенные в отчетность по кадрам, включают в себя:
1. Информацию о сотрудниках: это включает перечень сотрудников, их ФИО, даты рождения, пол, место жительства, контактные данные.
2. Штатное расписание: отчетность должна содержать информацию о количестве и категориях должностей на предприятии, а также количество сотрудников, которые занимают эти должности.
3. Кадровые перемещения: отчетность также включает информацию о перемещениях сотрудников внутри предприятия, таких как назначение на должность, перевод на другую должность, увольнение и пр.
4. Работа с персоналом: отчетность описывает также деятельность предприятия в области работы с персоналом, включая обучение, курсы повышения квалификации, порядок премирования, отпусков, больничных и других социальных льгот для сотрудников.
5. Трудовые договоры: в отчетности должна быть представлена информация о всех заключенных трудовых договорах с сотрудниками.
6. Заработная плата: отчетность включает информацию о размере заработной платы сотрудников, а также данные о начислениях и удержаниях.
Все данные, предоставленные в отчетности по кадрам, должны быть точными и актуальными. Отчетность важна для контроля и анализа работы предприятия и является обязательной для представления в установленные сроки.
Задача № 4: готовим документы к архивации
Сразу скажем, что обычно документы к архивации готовятся после окончания делопроизводственного года, то есть в январе, но уже в декабре можно определить, какие документы нужно будет сдавать в архив.
Разграничение документооборота на документацию, требующую постоянного хранения, временного хранения либо уничтожения, проводится в строгом соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.
Для выборки документов, подлежащих архивированию, нужна экспертиза ценности документов, цель которой – выявление документации, подлежащей уничтожению, и документации, подлежащей хранению. Напомним, что документы временных (свыше десяти лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Дела временных (до десяти лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Задача № 5: составляем номенклатуру дел
Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел. Этот документ закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.
Обратите внимание: даже если в номенклатуре ничего не изменилось, ее все равно нужно утвердить заново.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше десяти лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до десяти лет включительно) сроков хранения.
При разработке номенклатуры следует руководствоваться Приказом № 526 и проверить, не появились ли новые направления в работе, новые дела, которые необходимо внести в номенклатуру дел на следующий год.
Изменения в ФЗ «О персональных данных»
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в Федеральный закон «О персональных данных». Данные изменения направлены на ужесточение требований к обработке и защите персональных данных.
Одним из ключевых изменений является введение новых правил для организаций, которые осуществляют обработку персональных данных. Теперь, для этого требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме. Отказ от предоставления согласия должен быть документально оформлен и сохранен для дальнейшей проверки соответствия обработки персональных данных законодательству.
Для обработки особых категорий персональных данных, таких как биометрические данные, данные о здоровье и религиозных убеждениях, иностранных граждан и лиц без гражданства, требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме с указанием категории персональных данных, которые будут обрабатываться.
Также, с 2024 года введены новые требования к охране персональных данных. Организации обязаны обеспечить соблюдение конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, передаче и хранении. При этом, введены новые штрафы за нарушение указанных требований, включая штрафы для должностных лиц организации.
| Изменения | Дата вступления в силу |
|---|---|
| Введение новых требований к получению согласия субъекта персональных данных | 1 января 2024 года |
| Необходимость получения согласия субъекта при обработке особых категорий персональных данных | 1 января 2024 года |
| Ужесточение требований к охране конфиденциальности и безопасности персональных данных | 1 января 2024 года |
Новые правила при приеме на работу
С 01.01.2024 года вступают в силу изменения в законодательстве, касающиеся процесса приема на работу. В соответствии с новыми правилами, работодатель обязан проводить более внимательную проверку документов, представленных кандидатом на должность.
Теперь, при приеме на работу, работодатель должен удостовериться в подлинности предоставленных документов о прохождении обязательного медицинского осмотра и профилактических прививок. Также внимание будет уделено проверке дипломов и сертификатов, подтверждающих образование и специализацию кандидата.
Стоит отметить, что в случае обнаружения фальсификации документов или подозрения в их достоверности, работодатель обязан немедленно сообщить об этом соответствующим органам. Предоставление недостоверных данных может привести к отказу в приеме на работу или расторжению трудового договора.
Для обеспечения более эффективной проверки документов, работодатель может обратиться в специализированные агентства или использовать электронные ресурсы для проверки подлинности документов.
Такие изменения направлены на повышение доверия работодателей к претендентам на вакансии и обеспечение честности при приеме на работу.
Положение о сдаче кадровых отчетов
Каждое предприятие, организация или учреждение обязаны сдавать кадровые отчеты в установленные сроки. В 2024 году на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2023 года № 1257 «О порядке сдачи кадровых отчетов» утверждено новое положение о сдаче кадровых отчетов.
Согласно положению, кадровые отчеты должны быть сданы в Росстат до 1 апреля 2024 года. Кадровый отчет представляется в электронной форме с использованием специального программного обеспечения, разработанного Росстатом.
Кадровый отчет должен содержать следующую информацию:
- Сведения о численности работников организации на начало года и на конец отчетного периода;
- Данные о движении кадров в течение года (прием и увольнение сотрудников);
- Информацию о выплате заработной платы и других видов вознаграждения;
- Сведения о переселении работников по территории Российской Федерации и за ее пределы;
- Данные о профессиональном обучении и повышении квалификации работников;
- Информацию о заболеваемости и травматизме среди работников;
- Сведения об отпусках, периодах временной нетрудоспособности и других простоях работников.
Организации, не представившие кадровые отчеты в установленные сроки или представившие отчеты с недостоверной информацией, могут быть подвержены административной ответственности.
Важно отметить, что компании, имеющие более 100 работников, также обязаны сдавать межгодовой кадровый отчет. Межгодовой кадровый отчет содержит более подробную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и выполняется в соответствии с порядком, установленным Росстатом.
Сдача кадровых отчетов — это неотъемлемая обязанность каждой организации. Своевременная и точная сдача отчетов позволит Росстату получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства в России и принять соответствующие меры для его улучшения.
Сроки сдачи отчетов: когда и как подать налоговые декларации
Сроки сдачи налоговых деклараций определяются законодательством и зависят от вида источника доходов.
Согласно действующему законодательству, для физических лиц основной срок подачи налоговых деклараций устанавливается на 30 апреля года, следующего за налоговым периодом.
Юридические лица должны подать налоговую декларацию ежеквартально, до 20 числа месяца, следующего за отчетным.
Индивидуальные предприниматели должны сдавать налоговые декларации ежемесячно, не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным.
Для налоговых нерезидентов зависит от условий налогообложения и сроков нахождения в Российской Федерации. В общем случае, налоговая декларация должна быть подана не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным.
Важно отметить, что в случае невыполнения сроков сдачи налоговой декларации предусмотрены штрафы и иные санкции в соответствии с законодательством.
Обновленная система отчетности
В 2024 году ожидается введение обновленной системы отчетности, которая представит значительные изменения в процессе сбора и предоставления кадровых отчетов. Одной из главных нововведений будет цифровизация этого процесса, что позволит ускорить и упростить сдачу отчетов.
В рамках обновленной системы отчетности, компании потребуется использовать электронную платформу для предоставления и получения кадровых отчетов. Это позволит автоматизировать многие процессы, связанные с обработкой и анализом информации, что в свою очередь сэкономит время и улучшит качество отчетности.
Кроме того, в обновленную систему отчетности будут введены новые требования и стандарты. Будет установлено более строгое соответствие отчетности законодательству и международным стандартам. Это связано с постоянно меняющимися требованиями рынка труда и растущей конкуренцией.
Для успешной адаптации к обновленной системе отчетности, компаниям следует начать подготовку заранее. Они должны ознакомиться с новыми правилами и требованиями, обновить свои информационные системы и произвести необходимые корректировки в организационных процессах.
Обновленная система отчетности позволит компаниям более эффективно управлять кадровыми ресурсами и принимать обоснованные решения на основе достоверной информации. Она также способствует повышению прозрачности и открытости в кадровой сфере, что является важным фактором для успешной работы предприятий в современных условиях.
В целом, введение обновленной системы отчетности в 2024 году представляет собой важный шаг в развитии этой сферы и позволяет компаниям быть готовыми к вызовам и требованиям будущего.
Обзор кадровых отчетов
В 2024 году особое внимание следует уделить следующим кадровым отчетам:
- Отчет о кадровом потенциале. Данный отчет позволяет оценить квалификацию, компетенции и потенциал сотрудников, а также определить перспективы их развития в организации. Он является основой для принятия решений по повышению, переводу или увольнению сотрудников.
- Отчет о кадровом составе. В этом отчете отображается информация о количественном и качественном составе персонала организации. Он позволяет оценить ситуацию с персоналом, выявить возможные дисбалансы и проблемы в составе и структуре персонала.
- Отчет о профессиональном развитии. Этот отчет содержит информацию о проведенных тренингах, курсах повышения квалификации, стажировках и других мерах по развитию профессиональных навыков и компетенций сотрудников. Он позволяет оценить эффективность системы обучения и развития в организации.
Помимо указанных отчетов, в 2024 году также необходимо представить другие кадровые отчеты, которые могут быть установлены организацией или регуляторными органами, в зависимости от конкретных требований и особенностей деятельности.
В целом, кадровые отчеты играют важную роль в эффективном управлении персоналом, позволяя организации получить информацию о составе и качестве персонала, его потенциале и развитии. Они являются основой для принятия решений по управлению персоналом и планированию его развития.
Формы кадровых отчетов в 2024 году
Кадровые отчеты играют важную роль в организации и контроле кадровой работы предприятий. Важно знать, какие отчеты нужно будет сдать в 2024 году, чтобы правильно спланировать свою работу и не упустить сроки.
В 2024 году предусмотрены следующие формы кадровых отчетов:
- Отчет о движении персонала — форма, в которой отражается информация о приеме, переводах, увольнении и других изменениях в кадровом составе предприятия. Этот отчет позволяет контролировать изменения в штатной численности и оценивать эффективность работы отдела кадров.
- Отчет о кадровом резерве — форма, в которой предоставляется информация о перспективных сотрудниках и потенциальных кандидатах на вакансии внутри организации. Этот отчет необходим для планирования переподготовки и повышения квалификации персонала.
- Отчет об обучении и развитии персонала — форма, отражающая информацию о проведенных тренингах, семинарах, курсах повышения квалификации и других мероприятиях, направленных на развитие сотрудников. Этот отчет помогает оценить эффективность обучения и планировать дальнейшие образовательные программы.
- Отчет о среднесписочной численности — форма, в которой указывается среднее количество работников предприятия за определенный период времени. Данный отчет является основой для расчета некоторых сведений, например, заработной платы и социальных отчислений.
- Отчет о состоянии здоровья персонала — форма, предоставляющая информацию о состоянии здоровья сотрудников и профилактических мероприятиях, проводимых на предприятии. Этот отчет позволяет контролировать общее здоровье персонала и выявлять возможные проблемы связанные с условиями труда.
Сдавая указанные выше отчеты в срок, вы сможете осуществлять более эффективное управление кадровыми ресурсами и принимать обоснованные управленческие решения.
Министерство экономического развития
При сдаче кадровых отчетов министерству экономического развития необходимо предоставить следующую информацию:
| Название отчета | Описание |
|---|---|
| Отчет о штатной численности | Указывается количество сотрудников, занимающих различные должности в министерстве экономического развития. |
| Отчет о структуре персонала | В этом отчете указывается информация о возрасте, поле, образовании и опыте работы сотрудников министерства. Это позволяет проводить анализ состава персонала и планировать найм новых сотрудников в соответствии с потребностями. |
| Отчет о кадровом обеспечении | В данном отчете указываются все доступные данные по трудоустройству сотрудников, такие как дата приема на работу, дата увольнения, причины увольнения и другие сопутствующие сведения. |
| Отчет о затратах на персонал | В этом отчете указывается информация о бюджете, выделяемом на оплату труда сотрудников министерства экономического развития. Он включает зарплаты, дополнительные выплаты, социальные льготы и другие сопутствующие расходы. |
Все указанные отчеты являются важными инструментами для анализа эффективности работы министерства экономического развития и позволяют принимать необходимые меры по его оптимизации и развитию.