Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое оптимизация рабочего процесса если сокращение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой процесс представляет из себя последовательность действий, которая использует определенные входы и на выходе получает определенные продукты. Помимо этого, каждый процесс имеет условия начала и окончания, а также может быть оценен через универсальные характеристики: эффективность, производительность, повторяемость, трудозатраты, стоимость, степень автоматизации.
Преимущества оптимизации
Оптимизация рабочего процесса способствует:
- Повышению гибкости процесса: оптимизированные, эффективные процессы больше и быстрее подстраиваются под изменяющиеся условия;
- Принятию решений на основе анализа данных: анализ может производиться на основании статистических данных и KPI, данных из информационных систем;
- Улучшению отношений с клиентами: оптимизация рабочих процессов повышает качество клиентского обслуживания;
- Снижению количества человеческих ошибок: процесс выполняется согласно разработанному регламенту и утвержденной модели to be;
- Повышению осведомленности о результатах процесса: KPI процесса позволяют понять, насколько работа оптимизированного процесса соответствует стратегическим целям компании;
- Упрощению понимания того, как можно беспрепятственно масштабировать процесс: масштабирование – тоже оптимизация своего рода, которая позволяет адаптировать бизнес-процесс к увеличившейся нагрузке;
- Повышению конкурентного преимущества: как уже отмечалось выше, оптимизация ускоряет процесс и повышает качество произведенного продукта и качество клиентского сервиса.
Управление оптимизацией бизнес-процессов
Управление оптимизацией бизнес-процессов осуществляется в соответствии с принципами:
- наличия платформы — описания процессов. Прежде чем преобразовывать те или иные процессы, требуется их описать и проанализировать. Описание бизнес-процессов составляется в виде текстов или графиков и включает всю последовательность действий работников в рамках процесса. Если отдельные виды деятельности не удается описать из-за из переменчивости, то их необходимо стабилизировать;
-
«чистки рыбы с хвоста». Правильные процедуры оптимизации всегда начинаются с изучения базовых элементов и отдельных операций в бизнес-процессах;
-
расчета вероятностей «проседания» каких-либо потоков и соотношения вреда и пользы по результатам изменений при оптимизации отдельного процесса. Данный принцип предусматривает гибкость процессов оптимизации, то есть сглаживание отрицательных результатов;
-
обеспечения информационной поддержки сотрудников и разъяснения преимущества внедряемых новшеств. Конечной целью оптимизации является не сокращение числа рабочих мест, а перераспределение функционала для повышения эффективности бизнеса.
Шаг 5. Уведомить о предстоящем сокращении профсоюз и службу занятости
В письменной форме не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз, а также службу занятости (ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.
В уведомлении, направляемом в профсоюз, указываются Ф. И. О. подпадающих под сокращение работников, а также наименования их профессий, должностей или специальностей.
В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.
К каждому уведомлению следует приложить:
Существует множество методов и способов оптимизации. Их используют в зависимости от ситуации, цели, задачи и других факторов. Важно понимать, что такая деятельность реализуется за счет привлечения различных специалистов, но никак не руководства предприятия. В большинстве случаев основные задачи по оптимизации решает средний управленческий персонал и специалисты различных отделов. Они определяют, какие правила будут использоваться для достижения конкретной цели.
Но в любом случае необходимо руководствоваться определенными правилами, которые позволяют в тандеме с разными методами и задачами достигать нужных результатов.
Способ 2. Перевод на дистанционную работу
Конечно, постановка задач, контроль и управление удаленным персоналом предъявляют высокие требования к менеджменту компании. Удаленная работа позволяет сэкономить на оборудовании рабочих мест и размере заработной платы, кроме того, удаленный сотрудник не тратит деньги на проезд и питание в офисе, поэтому обойдется дешевле. Еще один аргумент в пользу удаленных сотрудников — возможность нанимать соискателей, которых по разным причинам очная работа не устраивает. Возможность не тратить время на дорогу в офис и обратно — тоже плюс дистанционной работы для тех, кто может работать дома. Но если перевод работника с «обычной» на дистанционную работу — вынужденная мера, нужно трезво оценивать возможность выполнять тот же объем работы, который работник выполнял в обычном режиме. Если он уменьшился — есть повод обсудить и, возможно, пересмотреть, условия трудового договора. Статья 312.5. ТК РФ «Дополнительные гарантии по оплате труда дистанционного работника» содержит фразу «Выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы», но эта гарантия не распространяется на случаи, когда работник не может дистанционно «выполнять трудовую функцию» в полном объеме или сразу принимается на дистанционную работу.
Способ 51. Снижение затрат на оплату сверхурочных за счет ограничения предоставления отпусков без сохранения заработной платы в «рабочие» дни
Есть у некоторых работников такая практика — брать больничные или отпуска без сохранения заработной платы, а потом «отрабатывать» пропущенные дни в выходные с оплатой труда в двойном размере. Как в этом случае снизить затраты на сверхурочные — предоставлять выходные дни в счет отработанного в выходные времени тем, кто не выходит на работу в рабочие дни. Запретить брать больничные в рабочие дни вряд ли удастся, а вот над предоставлением отгулов за работу в выходные вместо дней отпуска без сохранения заработной платы стоит подумать – праву работника выбирать между двойной оплатой выходных дней и оплатой в одинарном размере работодатель совершенно законно может противопоставить свое право предоставлять отпуск без сохранения заработной платы.
Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство и инструкция
Составим небольшой алгоритм действий, чтобы читатель понимал, как реализация и внедрение будет выглядеть вживую. Какие включает в себя этапы, в какой последовательности.
Итак, действовать предстоит следующим образом:
-
Изучаем рентабельность. То есть, подсчитывают все ключевые показатели, соотносится время, затраченные ресурсы и предположительный результат. А также обращается внимание на то, как сотрудники воспринимают новшества. Если позитивно, то процесс внедрения будет проще и быстрее.
-
Исключается пустая работа. Весь алгоритм полностью проверяется на наличие процедур, которые можно сократить. Избавляемся от ненужного. А также сравниваем результативность каждого такого действия и затраченные на него ресурсы.
-
Создаем схемы процесса, которые отвечают всем целям и задачам. Ориентироваться нужно именно на цель, а не на ресурсы. Уже потом стоимость можно уменьшать путем снижения некоторых аспектов. Но для базы создаем именно идеальный порядок с высшими показателями эффективности.
-
Анализируем итог, документально фиксируем результаты, сравниваем с ожиданиями.
Оптимизация бизнес-процессов — это сложная, многоплановая задача: невозможно за один приём выделить и проанализировать каждый из процессов предприятия, это кропотливый труд. Поэтому, приступая к внедрению новых, оптимизированных технологий, помимо описания целей и задач желательно установить конкретные временные рамки для проведения запланированных работ. Кроме того, необходимо позаботиться об обеспечении лояльности коллектива, для чего необходимо заблаговременно проводить с сотрудниками разъяснительную работу. Не следует забывать, что человеческие ресурсы являются основной ценностью компании и значимым фактором её успешности. Сознательное или бессознательное саботирование мероприятий по оптимизации может свести к нулю все усилия специалистов и высшего руководства организации.
Топ-5 ошибок оптимизации
-
Слишком резкие изменения. Внедрение новых алгоритмов и отказ от старых, в том числе рабочих, целесообразен, если предприятие балансирует на грани банкротства. В остальных случаях это приводит как минимум ко временной остановке производства, так как новые процессы еще не налажены, а прежние уже не применяются.
-
Завышенные требования. Строго прописанные требования загоняют компанию в узкие рамки. Другая проблема – слишком большие траты ради идеализации. Например, покупка мощных программ для маленькой компании. Их стоимость превышает возможные доходы от использования высоких технологий.
-
Отсутствие учета человеческого фактора. Если есть желание сделать бизнес-процессы согласованными, понятными и эффективными, работать нужно и с персоналом. Выявите сильные и слабые стороны сотрудников и проведите обучение. Иногда хороший результат дает дополнительная мотивация.
-
Неправильная постановка задачи. Если что-то пошло не так еще на этапе анализа и определения целей, результаты не будут соответствовать ожиданиям. Примеры подобной ошибки – сильный акцент на второстепенных факторах или несоответствие цели затратам.
-
Слишком активная вовлеченность руководства. Найдите золотую середину. Если руководитель уделяет много времени контролю и анализу, понижается его эффективность, соответственно сокращается прибыль. Если предприятие большое, разумнее доверить оптимизацию сторонним экспертам, обладающим навыками в этой области. Каждый представитель приглашенной компании должен быть занят теми задачами, которые лежат в зоне его обязанностей и компетенции.
-
Главная ошибка – это оптимизация ради оптимизации. Проводить ее нужно, когда в этом есть необходимость, иначе она станет дополнительной нагрузкой на персонал, отвлечет внимание от первостепенных задач и вызовет отток сотрудников. Это прибавит количество строк в списке расходов и даже может стать причиной банкротства и прекращения производства.
Категории бизнес-процессов
Процессы предприятия можно разделить на четыре категории:
Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.
Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.
Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.
При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.
Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.
Лайфстайл бизнес-центры — способ эффективной организации рабочего процесса
Светлана Григорьева ,
директор по маркетингу делового квартала NEOPOLIS
Рабочий процесс необходимо организовать таким образом, чтобы сотрудникам было комфортно трудиться и они чувствовали себя свободно. Хорошим решением будет использование лайфстайл-бизнес-центра.
Смысл идеи отражен в самом ее названии — «стиль жизни». Человек, которому интересно и приятно находиться в офисе, работает значительно эффективнее. И если руководители компании это понимают, то уделяют достаточно внимания организации основных рабочих процессов на производстве.
Стиль лайфстайл как метод организации рабочего процесса родом с Запада, причем его возраст насчитывает уже несколько десятилетий. Как инвесторы, так и арендаторы отдают должное данному формату — достаточно вспомнить самые крупные на европейском рынке сделки по продаже Chiswick Park в Лондоне и The Park в Праге. В нашу страну этот стиль пришел не так давно и пока что считается нововведением.
Своим появлением лайфстайл-бизнес-центры обязаны соединению идей психологии, HR-технологий и оптимальной организации рабочего пространства. Домен enjoy-work сайта английского Chiswick Park переводится как «наслаждайся работой» и вполне отражает суть концепции.
Основное достоинство подобных бизнес-центров — возможность создать комфортную рабочую среду как для каждого сотрудника в частности, так и для всей фирмы в общем. В этом офисном пространстве не только удобно работать, но можно и развиваться как личность. Причем одно тут напрямую зависит от другого: чем комфортнее сотрудник себя чувствует, тем лучше он работает и тем успешнее развивается бизнес.
Арендуя бизнес-центр формата лайфстайл, вы одновременно платите за то, что работающая на вас команда становится более мотивированной, а соответственно, и более эффективной. Конечно, за аренду приходится отдавать серьезные деньги, но результат того стоит. Плюс вы можете существенно сэкономить на совместных походах в рестораны и поездках на природу: зачем это делать, если в бизнес-центре имеется все необходимое для тесного общения сотрудников?
Самое интересное, что аренда лайфстайл-бизнес-центра обойдется вам примерно в 2-3 раза дешевле, чем традиционный офис в центре города. Лайфстайл-помещения обычно расположены в несколько более отдаленных районах, но при этом добраться к ним на транспорте не представляет никакого труда. Такие офисы располагаются или вблизи оживленных автомагистралей, или около станций метро, а иногда — недалеко от аэропорта. Если крупные транспортные узлы поблизости отсутствуют, то к этим бизнес-центрам в обязательном порядке ходят шаттл-басы.
Большинство БЦ в стиле лайфстайл представляют собой малоэтажные здания, расположенные на довольно обширной территории. Планировка таких центров великолепно продумана: помимо мест для делового и неформального общения, в них организованы зоны отдыха, разбиты парки с аллеями, построены кафе и рестораны, возведены спортивные площадки и клубы.
Особенность данного формата организации рабочего пространства заключается в том, что сотрудники легко могут совмещать работу на благо компании с отдыхом и занятиями спортом. Обустроенное таким образом место буквально подталкивает человека к творчеству и личностному развитию. При этом соблюдается необходимый баланс между работой и обыденной жизнью.
Бизнес-центры лайфстайл, как правило, арендуют компании, которые прекрасно осознают связь между стимулированием сотрудников и успешным развитием бизнеса. Если рабочее место будет скучным, то речи об эффективной работе в большинстве случаев идти не может. И следует помнить об одном важном нюансе: подобным образом рабочее пространство организуют фирмы, деятельность которых не связана с ежедневным приемом клиентов, или же компании, имеющие отдельный головной офис в центре города.
Как внедрять новую схему
Успех определяется человеком. Только тот, кто назначен руководителем всего комплекса сможет реально изменить существующее положение вещей. Если выбран верный ракурс, назначена хорошая стратегия, то плохой исполнитель легко все это похоронит на корню. Поэтому всегда обращайте внимание на того, кто будет внедрять новшества.
Он же зачастую и выбирает группу, ответственную за реализацию. Тут от подбора кадров зависит также результат всей работы. Нужны специалисты узкого профиля, которые конкретно в данной области уже обладают опытом. В половине случаев ошибки возникают из-за неправильного выбора сторонней компании. Тех, кто будет анализировать, рекомендовать, совершать действия по внедрению, поставлять новые товары.
Сейчас процедура улучшения во многом завязан на усовершенствовании учета, кассовых операций и адаптации к новым законам. Глобальная маркировка продукции заставляет почти все предприятия полностью перестраивать рабочие процессы.
Отличным союзником станет компания «Клеверенс». Ведь это:
-
Решение коробочного типа, направленное на российский сегмент рынка. Все предложения идеально подходят для предприятий, которые действуют на территории РФ. Учитывается специфика местного рынка.
-
Индивидуальные решения для фирм. Это пример оптимизации с учетом целей и задач. Исходя из глубокого анализа нужд, структуру работы предприятия.
-
Упрощенные приложения. Мы уточняли, что одной из трех важнейших задач являются темпы исполнения и производства. Учет и обработка данных тоже относятся к этому разделу. А с программами от «Клеверенс» управление может взять на себя всего один сотрудник, вооруженный смартфоном. Фактически, это не только повышение скорости, но и снижение затрат работников. То есть, фактор экономии.
Факторы успеха комплексной оптимизации деятельности
На достижение поставленных целей оптимизации влияет множество факторов:
-
приоритет процессного подхода на уровне управляющих органов организации;
-
выстраивание системы процессного управления до старта проекта;
-
назначение индивидуальной ответственности за бизнес-процессы;
-
назначение менеджеров бизнес-процессов для осуществления непрерывного управления ими;
-
регулярное информирование персонала о разработанных бизнес-процессах;
-
контроль внедрения в практику мер, предложенных при проектировании оптимизации;
-
разработка KPI бизнес-процессов и их интеграция в систему управления и подготовки отчетов.
Что означает оптимизация бизнес-операций и процессов?
Оптимизация бизнес-операций и процессов означает упрощение и оптимизацию способов работы бизнеса, чтобы повысить эффективность, снизить затраты и повысить удовлетворенность клиентов. By высвобождение времени и ресурсов, компании могут сосредоточиться на более приоритетных целях и достичь лучших результатов.
Обычно оптимизация бизнес-операций и процессов включает:
- Анализ текущих процессов
- Выявление и устранение ненужных шагов или узких мест в процессе
- Внедряйте новые технологии и инструменты автоматизации для автоматизации повторяющихся задач, упрощения процессов и сокращения количества ошибок.
- Реструктуризация команд и отделов для коммуникации и совместной работы
Оптимизируя способ работы бизнеса, он может стать более гибкими и способными лучше реагировать на изменения на рынке и потребности клиентов.
В современной быстро меняющейся цифровой среде оптимизация бизнес-операций и процессов имеет решающее значение для предприятий всех размеров и отраслей. непрерывный процесс, который требует постоянного мониторинга и оценки. По мере развития бизнеса и изменения рынков процессы необходимо корректировать и оптимизировать, чтобы оставаться актуальными и конкурентоспособными.
Оптимальное распределение рабочего времени
Правильное управление временем является важной составляющей эффективной работы любой компании. Использование современных технологий и методов позволяет оптимизировать распределение рабочего времени сотрудников, что благоприятно сказывается на производительности и результативности работы команды.
Применение системы управления рабочим временем позволяет эффективно планировать и контролировать загрузку персонала, минимизировать простои и улучшить использование трудовых ресурсов. Расчет и учет рабочего времени сотрудников позволяет выявить потенциальные проблемы и принять меры по их устранению, а также анализировать данные и прогнозировать изменения в рабочей нагрузке компании.
Внедрение системы оптимального распределения рабочего времени способствует повышению эффективности и конкурентоспособности бизнеса, улучшает взаимодействие между сотрудниками и повышает уровень им продуктивности. Благодаря автоматизации процессов можно снизить административную нагрузку на сотрудников и сосредоточиться на выполнении основных задач.
Таким образом, оптимальное распределение рабочего времени является ключевым фактором успешного управления персоналом и обеспечения эффективности работы предприятия в целом. Использование современных систем и методов позволяет достичь максимального использования трудовых ресурсов и повысить результативность работы компании.
Сокращение затрат на персонал
Оптимизация управления персоналом — ключевой шаг для успешного развития любого бизнеса. Один из наиболее важных аспектов оптимизации — сокращение затрат на персонал. Компаниям необходимо найти способы сократить расходы на персонал без потери качества работы и оставить только самых необходимых специалистов.
Одним из приемов сокращения затрат на персонал является автоматизация рабочих процессов. Использование специализированных программ и сервисов позволяет значительно сократить количество необходимых сотрудников, и, тем самым, снизить затраты на оплату труда. Кроме того, автоматизация позволяет увеличить производительность и сократить время выполнения задач.
Еще одним способом сокращения затрат на персонал является аутсорсинг. Зачастую некоторые задачи, вроде бухгалтерии или IT-обслуживания, можно передать на аутсорсинг специализированным фирмам. Это позволяет сократить количество внутренних сотрудников и связанные с ними расходы, сохраняя при этом качество выполнения работ.
Применение этих и других методов сокращения затрат на персонал позволяет компаниям существенно повысить конкурентоспособность и эффективность деятельности. Необходимо обратить внимание на эту важную составляющую управления персоналом и поискать оптимальные решения в своей отрасли.