Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как получить электронную подпись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы ПЭП наделяла электронные документы юридической значимостью, требуется дополнительное соглашение между участниками ЭДО. Данный вид подписи не гарантирует неизменность документа с момента подписания. В большинстве случаях не подойдёт для использования индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Также ПЭП нельзя подписывать документы, относящиеся к государственной тайне.
Юридическая значимость ПЭП
Для обмена документами с контрагентами без дополнительных соглашений и сдачи отчётности в контролирующие органы необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП придаёт документам юридическую значимость и является аналогом рукописной подписи. КЭП отличается от ПЭП более сложной технической составляющей и надёжным способом шифрования.
Как подписать документ ЭЦП
Чтобы подписывать документы, на рабочий компьютер устанавливается СЗКИ (средство защиты конфиденциальной информации). Можно использовать «Криптопро CSP», Signal-com CSP и другие — все они обладают почти одинаковым интерфейсом.
Чтобы можно было пользоваться подписью на компьютере, на нем должна быть установлена одна из трех операционных систем — Mac OS, Windows или Linux. Если вы работаете на Linux, сначала потребуется ее настроить. Это можно сделать самостоятельно или в центре, который выдает подпись.
После установки СКЗИ на компьютер в основном меню появится новый раздел. Теперь вы сможете быстро подписывать документы. Для этого нужно кликнуть по файлу правой кнопкой мыши и выбрать из списка действий «Подписать».
До этого полезного изобретения, предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам необходимо было личное присутствие для оформления любой документации. С внедрением информационных технологий стало возможным удостоверять бумаги дистанционно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.
Цифровая запись, которая является индивидуальным доверительным штампом, представляет собой определенную комбинацию паролей и знаков. Она генерируется специальными программами, находится в файле, который прикрепляется к основному.
На сегодняшний день она котируется во всех инстанциях и служит полноценным эквивалентом личной подписи.
Среди преимуществ:
- высокий уровень надежности и защиты от подделки;
- можно подавать документацию без личного посещения государственных и других инстанций;
- доступно участие в госзакупках и торгах, это обязательное условие для всех участников.
Для предпринимателей цифровой персональный код дает возможность в несколько раз ускорить подачу бумаг, открывает доступ к государственным закупкам.
Установить отдельную программу
Предыдущие варианты подходят исключительно для подписи документов в конкретном формате. Для видеозаписей, фотографий, электронных баз и других материалов, потребуется не плагин, а отдельное программное обеспечение. Все КСЗИ ПО имеет различные версии с отличающимся функционалом, который подходит для некоторых типов расширений. Есть демо-период, в течение которого доступны все функции бесплатно, а затем нужна покупка лицензии.
Можно подписывать как из самой программы, так и выбрав значок в контекстном меню. При выборе задания ПО предложит:
- отметить файл или заверить целую папку, файловое хранилище;
- будет встроенной или сгенерированной отдельно;
- название и вид сертификата.
Стоит учитывать, что если использовать софт в базовой бесплатной версии, то будет доступна только стандартная цифровая, без возможности проверки статуса и времени подписания.
Как получить электронную подпись?
Обычно все удостоверяющие центры подробно консультируют на своих сайтах всех желающих получить электронную подпись. Вкратце этот процесс мы опишем здесь:
1.Выбрать удостоверяющий центр из организаций, аккредитованных Минкомсвязью.
2.Подать вместе с заявлением необходимый пакет документов, который будет различаться в зависимости от типа владельца ЭП – обычное физическое лицо, ИП или организация. Минимальным пакет документов будет у обычного физического лица – копия паспорта, СНИЛС и свидетельства об ИНН. С требованиями к оформлению документов надо ознакомиться в самом центре, потому что некоторые из них принимают только нотариальные копии, а другие запрашивают оригиналы документов для сверки.
3. Идентифицировать личность заявителя – явившись лично в удостоверяющий центр или направив заверенную телеграмму через Почту России.
4.В оговоренный срок явиться в точку выдачи ЭП для получения квалифицированного сертификата и ключей электронной подписи.
Во сколько обойдется создание электронной подписи
Перед тем как создать ЭЦП, не забудьте уточнить у сотрудников удостоверяющего центра, какова стоимость данной услуги. Ценовая политика в этом секторе рынка весьма неоднородна.
Самые доступные предложения начинаются от 1000 рублей. Если создать ЭЦП нужно индивидуальному предпринимателю или юридическому лицу, цена будет выше примерно в 2-3 раза. Наиболее дорого обойдется такая услуга в удостоверяющих центрах Москвы и Московской области: создать ключ электронной подписи с записью на специальный носитель (токен) получится приблизительно за 12–15 тыс. руб.
Тем не менее изучите предложение получше, прежде чем сделать выбор. Например, тарифы с более высокой стоимостью, как правило, включают стартовую настройку оборудования и консультативную поддержку. Вдобавок туда может входить лицензия «КриптоПро CSP» – программы, которая открывает доступ к наиболее широкому спектру возможностей при работе с ЭЦП в России.
Как подписать документ электронной подписью
Прежде всего, подпись электронного документа может быть трех типов:
- присоединенная – подписываемый документ помещается в специальный файл вместе с подписью к нему. Прочитать такой файл можно только специальной программой, которой может не быть у адресата документа;
- отсоединенная – подпись прикладывается отдельным файлом к подписываемому документу (сам документ остается доступен для чтения). Файл с подписью имеет расширение .sig или .sgn, и то же имя, что у основного документа. Проверить подпись можно, загрузив и документ, и файл с подписью в специальную программу;
- подпись внутри документа – когда подпись формируется как метаданные к основному документу. Это доступно только для документов, которые создаются в Microsoft Word или Adobe Acrobat, но проверить подлинность подписи вне этого приложения сложно.
Большинство программ, которые позволяют подписывать документы ЭЦП, делают присоединенную или отсоединенную подпись. Выбор типа подписи зависит от требований к документам (например, ГАС «Правосудие» принимает обращения только с отсоединенной подписью).
Меры предосторожности при получении ЭЦП
Сам по себе файл, содержащий информацию о держателе подписи, зашифрован настолько надёжно, что взломать его практически невозможно. Поэтому подделать вашу цифровую подпись нельзя. Но мошенники используют другую схему – просто крадут подпись или подделывают документы.
Чтобы избежать подобных рисков, рекомендуем прислушаться к следующим советам:
- не передавайте ЭЦП другим сотрудникам ни под каким предлогом. У них появится возможности подписи документов под вашим именем, и вы не сможете доказать, что автор – не вы;
- если сотрудник вашей компании увольняется, обязательно отзовите его сертификат, чтобы у него не было соблазна воспользоваться ЭЦП в неблаговидных целях;
- доступ к ПК и токену, на которых хранится ваша подпись, должен быть защищён паролем;
- установите на компьютер антивирусное ПО: существуют шпионские программы, крадущие файлы с криптоподписью;
- если отходите от рабочего компьютера по необходимости, заблокируйте его, чтобы не допустить опасного прецедента.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП), иногда называемая также электронно-цифровой подписью (ЭЦП), представляет собой информацию в электронной форме, присоединяемую к подписываемому с ее помощью электронному документу. Она позволяет идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ, подтвердить авторство этого документа и придать подписанному файлу юридическую силу.
ЭЦП различаются степенью защиты и могут использоваться физическими или юридическими лицами для разных целей:
- Электронные подписи используются при взаимодействии с порталами государственных услуг, таких как Госуслуги, Госзакупки, Росреестр и другими. С их помощью легко записаться на прием в госучреждения, подавать заявления для оформления документов, а также оплачивать штрафы и налоги.
- ЭП нужна при участии в электронных торгах и аукционах для прохождения идентификации, заверения документов и подписания контрактов.
- Использование электронных подписей значительно упрощает процедуру сдачи отчетности в контролирующие органы, так как дает возможность отправлять подписанные ЭЦП документы в Федеральную налоговую службу, Фонд социального страхования, Пенсионный фонд России или Росстат удаленно.
- Также ЭЦП незаменима в электронном документообороте как внутри компании, так и при обмене информацией между контрагентами.
Соблюдайте меры предосторожности
Необходимо помнить о том, что любая ЭЦП открывает доступ к личной информации о ее владельце и дает возможность совершать важные действия, поэтому нельзя допускать попадания электронной подписи в чужие руки. ЭЦП, хранящаяся на флешке-токене, должна быть надежно защищена от кражи. Добровольно передавать электронно-цифровую подпись третьим лицам запрещается, об этом сказано в Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи».
Если электронная подпись была утеряна или украдена, необходимо как можно скорее написать заявление на отзыв подписи в удостоверяющий центр. Так вы избежите ситуации, когда вашей подписью могут воспользоваться злоумышленники для незаконных операций, совершенных от вашего имени. После чего нужно будет написать заявление на выпуск нового сертификата.
Как создать электронную подпись и какие меры предосторожности соблюдать
Электронная подпись – средство, имеющее большое юридическое значение, поэтому важно выполнять правила ее хранения, не оставлять без присмотра, обеспечивать условия конфиденциальности. В случае возникновения малейших подозрений о завладении ЭП посторонними лицами следует незамедлительно потребовать приостановки ее действия. То же самое нужно сделать, если вы потеряли ключ. Если появляются какие-то вопросы или беспокойства, всегда можно позвонить в сервисную службу УЦ, где специалисты охотно подскажут вам выход из ситуации. Утрата ключа, как и незаконное завладение им, послужит основанием для приостановки работы сертификата. Это возможно сделать по звонку на короткое время, но в дальнейшем нужно будет посетить офис УЦ, чтобы возобновить подпись.
Получение квалифицированной подписи
Чтобы получить возможность работать с порталом госуслуг, заключать через интернет всевозможные контракты и отправлять отчетность, необходимо обратиться в удостоверяющий центр и заказать изготовление электронной подписи. Для этого необходимо представить набор документов: для физлица это паспорт, копии ИНН и СНИЛС, а также заявление, а для организации – выписка из ЕГРЮЛ, приказ о назначении руководителя и другие виды документов.
Чтобы пользоваться такой электронной подписью, на компьютер необходимо установить специальную программу «КриптоПро»или ее аналоги для расшифровки криптографического кода. кроме того, перед подписанием документа необходимо вставить в устройство носитель, на котором записан сертификат проверки ключа.
Далее необходимо подписать файл по алгоритму в соответствии с установленной версией программы. После визирования документ приобретает юридическую силу и может быть отправлен по назначению. Использование электронной подписи гарантирует сохранность от исправлений и использования пересылаемой информации в противоправных целях.
Как подписать с помощью ЭЦП документ Word
Цифровая подпись (ЦП) используется там, где требуется подтверждение достоверности, авторства и неизменности электронной формы с момента ее заверки, а также придание ей юридической силы. Завизированный файл можно будет только читать, и если внести в него правки, ЦП потеряет значимость в системе электронного обмена информацией.
Чаще всего участники ЭДО работают с документами Word — это самый востребованный и удобный текстовый процессор для внесения поправок и просмотра текстовых данных.
Рассмотрим все способы, как поставить электронную подпись на документ Word, и расскажем, какие программные средства для этого требуются.
Поможем получить ЭЦП. Установим и настроим за 1 час.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Электронная цифровая подпись или ЭЦП — это удобный инструмент, позволяющий подтверждать личность и визировать документы в виртуальном пространстве. Носитель ключа электронной подписи представляет собой запоминающее устройство (флэшку), на которой записан электронный аналог подписи владельца. Всегда выдаётся на конкретное лицо, привязывается к его личным паспортным данным. Разновидности ЭЦП с высокой степенью защиты действительны только при наличии бумажного/электронного сертификата.
Владелец такого устройства получает доступ к огромному арсеналу функций:
- подписывать документы, договоры, контракты в виртуальном пространстве;
- организовать корпоративный виртуальный документооборот и экономить бумагу;
- отправлять налоговые декларации и отчёты через сайт ФНС;
- проходить авторизацию и оформлять документы через «Госуслуги»;
- проверять, редактировался ли документ после визы;
- защищать авторские права на файл/текст/изображение;
- проводить таможенное декларирование товаров и услуг;
- участвовать в электронных торгах по государственным и муниципальным закупкам;
- контролировать производство и оборот алкоголя в системе ЕГАИС.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы (юридической значимости) документа: «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».
Юридическую силу цифровому документу, равно как и бумажному, придаёт обязательное наличие определённых реквизитов:
- название вида документа (за исключением писем);
- номер документа;
- наименование организации или имя автора документа;
- дата документа;
- место разработки, издания, принятия или подписания;
- подпись.
Установка специальных программ для работы с ЭП
Если необходимо подписывать документы, формат которых не подходит для таких программ как Ворд, Excel, Adobe Reader и подобных, разработчики предлагают установку специального программного обеспечения. В качестве примера можно рассмотреть программу КриптоАРМ. Пользователям предлагается несколько версий этой утилиты.
Обратите внимание! Базовая версия «старт» обладает ограниченным функционалом, но она предлагается полностью бесплатно. Все остальные версии работают бесплатно только во время тестового периода. Чтобы продолжить использование улучшенных версий программы после окончания теста, пользователю потребуется купить лицензию.
В зависимости от установленной версии Windows или самой программы КриптоАРМ, алгоритм по подписанию документов будет немного отличаться. Поскольку такое программное обеспечение появилась на рынке сравнительно недавно, разработчики предлагают подробную инструкцию по использованию. Для этого нужно выбрать раздел «подписать», после чего следовать предлагаемым вариантам.
На выбор программа может предлагать такие пункты, как:
- Количество файлов. Пользователь может подписать 1, 2 или более файлов, а также поставить свою подпись на целую папку с документами.
- Формат подписи. Она может быть встроенной или отдельной. Встроенная подпись располагается непосредственно внутри документа, а отдельная – в отдельном файле.
- Сертификат. Предлагается, если у пользователя есть более чем 1 ЭЦП.
Как сделать электронную печать и подпись?
Обычно руководство по получению услуги «Как создать ключ электронной подписи» публикуется на порталах АСЦК. Оно включает в себя несколько шагов, выполнив которые заявитель получает подпись:
- На первом этапе производится подготовка пакета документов.
- Второй этап в инструкции «Как сделать ключ электронной подписи» состоит в заполнении анкетных данных и других сведений в электронном формате (онлайн). Обычно руководство называется, например, так: «Как и где сделать цифровую подпись?» или «Как изготовить печать и подпись в электронном виде» и тому подобное. Там же расположены анкеты.
- На третьем этапе предлагается выполнить звонок по контактному телефону горячей линии, чтобы позже прийти на встречу в назначенное время.
- При получении платной подписи на следующем этапе, после посещения центра сертификации, следует оплатить выдачу подписи. При получении усиленной защищенной подписи рекомендуется использовать другую инструкцию — «Как сделать усиленную электронную подпись?»