Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое расходная накладная и как она составляется». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оборот ТМЦ в процессе их передвижения и реализации заверяется документально. Именно для этого используется такой товаросопроводительный документ (наряду с прочими). Для продавца он отражает расходные операции, а для покупателя — приходные.
Эта документация то, что продукция была отпущена, а также он является обоснованием для ведения учетных действий: списание излишков со складов, учет проданных единиц. Главное назначение — учет передвижений ТМЦ в пределах хозяйственного субъекта (между цехами и отделами), а также при продажах контрагентам. Корректно оформленные РН подтверждают конкретику по валовым расходам при расчете налогов.
Такая бумага выступает обоснованием для осуществления транзакций по договору сотрудничества. Но не отражает проведенную оплату, поскольку не содержит сведения о внесении денег в кассу или их переводе на счёт поставщика. Интересно в связи с этим, чем отличается расходная накладная от товарной.
Для чего она нужна расходная накладная
При соблюдении принципов формулировки, использования, учета гарантируется отсутствие убытков (по документам). Как в процессе функционирования субъекта, так и после итоговых проверок и подведения итогов за определенный временной период. Она требуется для акта по передаче ценностей. И необязательно в виде их продажи приобретателям. Хотя и эта ситуация действительно допустима. Тогда есть прямое сходство с товарным документом.
Взаимоотношения между продавцами и покупателями (неважно это юрлица или ИП) реализуются с безусловным оформлением обсуждаемых РН. Занимается этим в описываемом случае сторона, получающая финансовую прибыль. После заполнения происходит подпись сначала поставщиком, а затем получателем. Именно представленная бумага будет в будущем служить основанием для формирования бухгалтерской отчетности. В том числе и акта списания отданной в распоряжение клиентуры продукции. Расходная накладная — это документ на расход и приход в описываемых обстоятельствах.
Но универсальный характер рассматриваемой здесь бумаги выражается в разрешении применять ее даже при отдаче ТМЦ в пределах одной организации, то есть на рабочие цели (между отделами, структурами и сотрудниками). Так фиксируется выдача со склада без оплаты.
Разница форм расходной и товарной накладной
Оформление товарной документации происходит до отправки заказа покупателем, но оформляется на месте. Это позволяет зарезервировать ТМЦ до приезда такого приобретателя, так как ТН подтверждает факт поставки заказанной продукции. Здесь прописывается: название (вид) товара, его цена, количество и обобщенная стоимость, реквизиты обеих сторон, наименование должностей и подписи причастных лиц, печати предприятий. Оформление также происходит в двух экземплярах.
Общим признаком рассматриваемых документов выступает то, что они сопровождают передвижение имущества от одного пункта до другого. Они являются частью бухгалтерского учета, но при этом далеко не идентичны. РН отличается тем, что может эксплуатироваться для внутреннего перемещения ценностей (между работниками и структурными подразделениями). А упомянутая здесь «альтернатива» применима исключительно при реализации ТМЦ сторонним приобретателям.
Мы рассмотрели, что такое расходная накладная и для чего она нужна. Главный вывод заключается в том, что документ крайне удобен для использования в различных ситуациях, чем подтверждает свою универсальность. Разрешается применять для формирования документации стандартизированные формуляры или придумывать собственные. Но они должны соответствовать правилам делового документооборота и в целях защиты интересов обеих сторон обязательно содержать некоторые информационные разделы.
Образец заполнения накладной на расход
Выше речь шла о том, как зафиксировать факты передачи ТМЦ контрагенту (например, покупателю). Но РН заполняют и при внутрифирменных перемещениях. В этом случае можно использовать более простой вариант.
Его обязательные реквизиты:
- Номер и дата составления.
- Сведения об отправителе и получателе груза.
- Основание для передачи ценностей. Например, это может быть распоряжение начальника цеха об отпуске материалов в производство.
- Табличка со сведениями о ТМЦ. Обязательно указывают единицы измерения и количество. Данные о цене вносят при необходимости.
- Итоговые сведения об отгрузках.
- Подписи ответственных лиц.
Предприятия самых разных форм собственности и видов деятельности периодически отгружают материальные ценности сторонним компаниям по договору купли-продажи. Возможны и перемещения сырья, полуфабрикатов, заготовок между подразделениями одной организации.
Подобные передачи ТМЦ фиксируются в расходных накладных. Юрлица и ИП вправе использовать готовые формы, например, ТОРГ-12 или ТОРГ-14. Допускается и разработка собственных бланков при условии, что в них указаны все необходимые данные:
- наименования отправителя и получателя;
- название товара;
- единицы измерения и количество;
- стоимость;
- итоговая сумма.
Может потребоваться выделение НДС. Подписывают РН ответственные лица с отгружающей и принимающей сторон. ООО дополнительно могут заверить документ при помощи печати, но закон разрешает работать и без нее.
Между расходными и товарными накладными есть разница. Первые имеют более широкий спектр действия. Их можно использовать при оформлении перемещений ТМЦ в рамках одной компании. Вторые незаменимы, если что-либо отгружается третьим лицам.
В российском законодательстве торговая деятельность, касающаяся приобретения и продажи товаров для использования их в предпринимательской деятельности, определяется как оптовая торговля.
Таковая базируется на переходе прав собственности на товарные ценности от продавца к покупателю, что рассматривается как реализация товара с точки зрения налогообложения.
Указания по употреблению этих форм определяют, что для учитывания торговых операций, при каких выполняется передача прав собственности на товар, используется товарная накладная по .
На основании таковой продавец списывает товар, а покупатель – принимает его к учету. То есть форма является одновременно и расходной, и приходной накладной.
Но организация вправе использовать и самостоятельно созданную форму расходной накладной при присутствии в оной обязательных реквизитов.
Для чего используют бланк расходной накладной
Любое перемещение продукции, товаров и материалов должно быть зафиксировано в специальной сопроводительной документации. Одним из таких документов является расходная накладная. Она подтверждает отпуск товара, а также служит основанием для проведения различных бухгалтерских операций (в первую очередь, списания товарно-материальных ценностей со склада).
Таким образом, приоритетное значение документа заключается в учете движения продукции внутри самой организации.
Расходная накладная может использоваться также при возврате товара поставщику, например, в тех случаях, когда в ходе реализации или уже после покупки в изделии был обнаружен дефект, поломка или брак, а также тогда, когда выяснилось, что продукция поставлена не в нужной комплектации или имеет низкое качество.
Оборот ТМЦ в процессе их передвижения и реализации заверяется документально. Именно для этого используется такой товаросопроводительный документ (наряду с прочими). Для продавца он отражает расходные операции, а для покупателя – приходные.
Эта документация то, что продукция была отпущена, а также он является обоснованием для ведения учетных действий: списание излишков со складов, учет проданных единиц. Главное назначение — учет передвижений ТМЦ в пределах хозяйственного субъекта (между цехами и отделами), а также при продажах контрагентам. Корректно оформленные РН подтверждают конкретику по валовым расходам при расчете налогов.
Такая бумага выступает обоснованием для осуществления транзакций по договору сотрудничества. Но не отражает проведенную оплату, поскольку не содержит сведения о внесении денег в кассу или их переводе на счёт поставщика. Интересно в связи с этим, чем отличается расходная накладная от товарной.
Кем и как изготавливается расходная накладная
Расходная накладная изготавливается материально ответственным лицом, который непосредственно отпускает товар, в двух экземплярах для обоих представителей — и для продавца, и для покупателя (сдающего и принимающего).
Обычно бланк расходной накладной является типичным и особенных изменений не претерпевает. А интернет предоставляет возможность бесплатно скачать образец Excel-евского бланка расходных накладных либо других стандартных форм, например:
- счета,
- счета-фактуры,
- приходно-расходные кассовые ордера,
- акты,
- накладные и другие.
Каждый из этих документов можно настраивать по своим требованиям и дополнять по необходимости. Все это несложно. и при необходимости всегда можно скачать в Интернете заполненный образец бланка.
Чтобы зарегистрировать продажу продукции или ее передачу в другое подразделение с одного из складов, создайте расходную накладную. Для этого:
- Выберите в меню пункт Товары и склады → Накладные.
- Нажмите кнопку Создать и выберите пункт Расходная накладная. Новую накладную можно создать на основе уже существующей. Для этого выберите пункт контекстного меню Скопировать.
- При необходимости отредактируйте автоматически сгенерированный номер накладной. Номер может отсутствовать, если шаблон нумерации настроен так, что при создании документа ему не хватает данных для генерации. В этом случае система предложит сгенерировать его при сохранении документа.
- В поле Дата и время выдачи товара укажите дату и время, когда накладная должна быть проведена. По умолчанию берется значение, заданное в настройках торгового предприятия, см. Настройки учета . Если там же установлена галочка Подставлять дату по последней накладной,
- Чтобы при создании отчетов данные этого документа были отнесены к той или иной концепции, выберите ее название в поле Концепция.
- Из списка Тип покупателя выберите поставщика, сотрудника или гостя. В зависимости от этого дебетуется соответствующий счет:
- Для поставщиков (покупателей) – «Задолженность перед поставщиками».
- Для сотрудников – «Текущие расчеты с сотрудниками».
- Для гостей – счет «Депозиты гостей».
- Выберите название позиции из списка в поле Наименование товара у нас (или добавьте позицию по штрихкоду, если подключен сканер штрихкодов).
- Тип элементов, доступных для выбора, определяется тем, какая закладка выбрана над заполняемым списком: «Все», «Товары», «Блюда», «Заготовки», «Услуги» или «Модификаторы».
- Если элемент номенклатуры имеет несколько размеров, и они настроены в его карточке, то заполните поле Размер. При выборе товара автоматически подставляется размер по умолчанию. Если такой не настроен, то выбирается первый по порядку в шкале.
- Введите количество товара в поле В таре .
- Укажите отпускную цену товара. Цена указывается за единицу фасовки (тары), включая НДС, ее можно задать вручную или автоматически.
Есть несколько способов автоматического заполнения цен на позиции расходной накладной:
| Способ расчета цены | Как рассчитать | Пример использования |
|---|---|---|
| По наценке | Действия → Рассчитать цену по наценке | Для расчета по себестоимости и заданной наценке |
| По действующему прейскуранту | Действия → Рассчитать цену из прейскуранта | Если для контрагента был создан специальный приказ |
| По себестоимости | Действия → Отгрузить по себестоимости | Для расчетов с сотрудниками или внутренних перемещений |
| По последней приходной накладной | Действия → Отгрузить по ценам из последнего прихода | Для внутренних перемещений |
Формирование отчета с помощью платных и бесплатных программ
Ручное оформление накладных давно кануло в прошлое. Разнообразие и свободный доступ программ намного облегчил жизнь бухгалтеров, оформляющих первичную документацию. На любой вкус и цвет, платные и бесплатные – их спектр довольно широк.
Платные программы для составления накладной ТОРГ-14 (и прочих документов):
| Порядковый номер | Название программы | Цена | Примечание |
| 1 | 1С Бухгалтерия | От 4 000 руб. | Спектр цен данной Программы начинается от 4 тысяч, это самый простой, базовый пакет. Не стоит забывать и об обновлении, которое также потребует своих затрат. Зато далее – сплошные плюсы: актуальные формы, множество функций, возможность формирования разноплановых отчетов и прочее. |
| 2 | Контур-Экстерн | 8 600 руб. | Цена указана за год. Возможно, не только формировать документы, но и сдавать отчеты в государственные структуры. |
| 3 | Эльба-Контур | 3 500 руб. | Стоимость за квартал. Услуги включают в себя формирование «первички», учет остатков, доходов и затрат, а также возможность формирование отчетов и передача их через интернет. |
| 4 | Онлайн бухгалтерия Небо | 980 руб. | Это полный пакет услуг, можно выбрать более дешевый вариант, сокращением активных функций. |
| 5 | Класс365 | От 330 руб. | Специальная программа для розничной торговли. |
Акты принятия на реализацию
Акты принятия на реализацию используются для принятия товара на реализацию от партнеров. Чтобы создать акт принятия на реализацию, выполните следующие действия:
- Создайте акт принятия на реализацию так же, как любой другой документ. Подробнее о создании документов см. раздел «Создание документа». При создании документа выберите необходимый тип документа: акт принятия на комиссию, акт принятия на реализацию, акт принятия по договору агента — в зависимости от типа договорных отношений с контрагентом. При сохранении акта принятия на реализацию программа предложит вам установить состояние «Оприходован». Нажмите «ОК»
, чтобы сохранить это состояние. При необходимости вы сможете изменить состояние документа, как описано в разделе «Установка состояния документов». Возможные состояния актов принятия на реализацию совпадают с состояниями приходных накладных. (см. «Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной»).
Результаты операции:
В результате создания акта принятия на реализацию товар будет оприходован на выбранный склад, но при этом не возникнет взаиморасчетов с контрагентом, как при создании обычной приходной накладной. Чтобы зарегистрировать взаиморасчеты с контрагентом-реализатором, выполните следующие действия:
- Создайте расходную накладную, как описано в разделе «Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной». При создании расходной накладной обратите внимание на то, что товар должен быть выбран из приходов, зарегистрированных в системе в результате создания актов принятия на реализацию. Подробнее выборе товара по приходам см. раздел [«»]
- Создайте отчет реализаторов, как описано в разделе [«Отчеты реализаторов»].
По какой форме составляется?
Расходно-приходная накладная заполняется по форме ТОРГ-14. На основании ее один сотрудник передает товар, а другой принимает его на реализацию. При необходимости унифицированную форму можно сократить или дополнить.
Допустимо использование как унифицированной формы, так и самостоятельно составленной. В самостоятельно составленном документе должны присутствовать следующие графы:
- название;
- дата составления;
- наименование фирмы, составившей документ;
- суть произошедшей хозяйственной операции;
- измерение операции в натуральных и денежных единицах;
- должности материально ответственных лиц и их подписи.
В российском законодательстве торговая деятельность, касающаяся приобретения и продажи товаров для использования их в предпринимательской деятельности, определяется как оптовая торговля.
Таковая базируется на переходе прав собственности на товарные ценности от продавца к покупателю, что рассматривается как реализация товара с точки зрения налогообложения.
Указания по употреблению этих форм определяют, что для учитывания торговых операций, при каких выполняется передача прав собственности на товар, используется товарная накладная по .
На основании таковой продавец списывает товар, а покупатель – принимает его к учету. То есть форма является одновременно и расходной, и приходной накладной.
Но организация вправе использовать и самостоятельно созданную форму расходной накладной при присутствии в оной обязательных реквизитов.
Кем и как изготавливается расходная накладная
Расходная накладная изготавливается материально ответственным лицом, который непосредственно отпускает товар, в двух экземплярах для обоих представителей — и для продавца, и для покупателя (сдающего и принимающего).
Обычно бланк расходной накладной является типичным и особенных изменений не претерпевает. А интернет предоставляет возможность бесплатно скачать образец Excel-евского бланка расходных накладных либо других стандартных форм, например:
- счета,
- счета-фактуры,
- приходно-расходные кассовые ордера,
- акты,
- накладные и другие.
Каждый из этих документов можно настраивать по своим требованиям и дополнять по необходимости. Все это несложно. и при необходимости всегда можно скачать в Интернете заполненный образец бланка.
Расходная накладная — бухгалтерский документ, предназначенный для перемещения материальных ценностей как внутри компании, так и за ее пределы. Документ является первичным, поскольку с его помощью фиксируется факт совершения определенной хозяйственной операции и на его основе составляется соответствующая корреспонденция.
Бланк расходной накладной оформляется для разнесения операции по счетам бухгалтерии, а потому является аналитическим регистром учета. На его основании сведения поступают в синтетические регистры учета, где собирается информация по одинаковым документам.
Расходная накладная имеет четыре унифицированных формы, и применяется в зависимости от направления использования:
- товарная накладная для передачи ТМЦ другой организации (форма ТОРГ-12 );
⇒ Скачать форму ТОРГ-12 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-12 - накладная на внутреннее перемещение для отпуска ТМЦ в собственное пользование в организации (форма ТОРГ-13 );
⇒ Скачать форму ТОРГ-13 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-13 - расходно-приходная накладная для передачи товаров под последующую реализацию (форма ТОРГ-14 );
⇒ Скачать форму ТОРГ-14 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-14 - накладная (форма М-15 ) предназначена изначально для перемещения ТМЦ внутри организации (при передаче ТМЦ своему подразделению, находящемуся на удалённой территории), или сторонней организации при не торговых операциях (возврат брака, передача сырья и т.п.). Но в соответствии с налоговым кодексом, где не определена форма накладной, которую следует применять при торговых операциях, форму М-15 можно применять при перемещении ТМЦ с целью продажи. При этом передача может быть простым перемещением по какому-либо основанию (договору, соглашению) или же в целях продажи ценностей.
⇒ Скачать форму М-15 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы М-15
Унифицированные формы бланков расходных накладных носят рекомендуемый характер — организация может на основании унифицированной формы разработать свой собственный документ. Он обязательно должен утверждаться локальной документацией предприятия и содержать все необходимые реквизиты.
-
Поэтому популярна не унифицированная форма накладной, в которой отражаются грузоотправитель и грузополучатель, перечень передаваемых ценностей, основание для их передачи, а также доверенность, предъявленная при получении. В накладной обязательно указывается, кто разрешил отпуск и на какую сумму передано ТМЦ.
Унифицированные стандартные образцы бланков расходных накладных приняты Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132. Кроме этого, специальное Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20 свидетельствует о том, что организация имеет право вносить в бланкинеобходимые дополнения или реквизиты. При этом в унифицированных формах нельзя изменять или убирать реквизиты, установленные законодательством. Если вносятся изменения в бланк расходной накладной , они должны быть отражены в организационно-распорядительной документации компании.
⇒ Скачать бланк расходной накладной (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения расходной накладной
Заполнять расходную накладную необходимо в двух экземплярах: первый из них остается у оформителя, второй передается тому, кто забирает товарно-материальные ценности. При этом отпускать ТМЦ имеет право только материально-ответственное лицо, установленное приказом руководителя. Подписывать и проставлять печати организации необходимо с обеих сторон операции — и кто передает ТМЦ, и кто их получает.
Согласно ст.120 НК РФ при отсутствии в организации первичных документов в одном налоговом периоде налоговики имеют право оштрафовать компанию на сумму 10 тыс. руб.; при повторном нарушении — 30 тыс. руб. Если нарушение повлекло за собой уменьшение суммы налога к уплате, штраф составит 20% от неуплаченного налога (не меньше 40 тыс. руб.).
Накладная может быть разработана самостоятельно, но в ней должны быть обязательные основные реквизиты, указанные в ч.2 ст.9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. Их пропуск налоговики могут также расценивать как грубейшее нарушение норм и правил осуществления бухгалтерского учета, а потому имеют право взыскивать штраф и пени.
Для чего используют бланк расходной накладной
Любое перемещение продукции, товаров и материалов должно быть зафиксировано в специальной сопроводительной документации. Одним из таких документов является расходная накладная. Она подтверждает отпуск товара, а также служит основанием для проведения различных бухгалтерских операций (в первую очередь, списания товарно-материальных ценностей со склада).
Таким образом, приоритетное значение документа заключается в учете движения продукции внутри самой организации.
Расходная накладная может использоваться также при возврате товара поставщику, например, в тех случаях, когда в ходе реализации или уже после покупки в изделии был обнаружен дефект, поломка или брак, а также тогда, когда выяснилось, что продукция поставлена не в нужной комплектации или имеет низкое качество.
Товарная накладная оформляется материально ответственным лицом непосредственно при передаче продукции покупателю. Документ должен быть заполнен как минимум в двух экземплярах — для продавца и клиента. Унифицированной формы накладной не существует: каждая организация или индивидуальный предприниматель может разработать свой шаблон или воспользоваться найденными в Интернете.
При заполнении бланка накладной на товар следует привести полные официальные наименования поставщика и получателя, в основной таблице — название и количество каждого вида продукции, а ниже — итоговую сумму с учётом НДС. Документ должен быть заверен подписями обеих сторон. Проставлять оттиски печати или штампа ИП или ООО не обязательно, но желательно: так будет проще оперировать накладной при необходимости подачи искового заявления в суд.