Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок предоставления дополнительного отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суммы отпускных, полагающиеся работнику в связи с получением дополнительного отпуска, представляют собой доход и облагаются налогом на доходы физлиц (НДФЛ) — ст. 208, 210 НК РФ, Письмо Минфина России от 19.09.2016 № 03-04-05/54642. Более того, Минфин в Письмах от 24.09.2013 № 03-04-06/39636, от 06.05.2013 № 03-04-06/15555, от 19.06.2009 № 03-04-06-02/46 пояснил, что денежные средства в счет оплаты отпуска сотрудникам с опасными, вредными трудовыми условиями облагаются НДФЛ в общем порядке.
Важно! Работодатель обязан предоставить дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда при наличии следующих условий:
- условия труда признаны вредными в результате специальной оценки условий труда;
- вредность условий труда на рабочих местах определена 2, 3 или 4 степенью или условия труда признаны опасными;
- в стаж работы, дающий право на дополнительный отпуск, включено время, фактически отработанное во вредных/опасных условиях труда.
Минимальная продолжительность дополнительного отпуска — 7 календарных дней.
Важно! Конкретная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска каждого работника устанавливается трудовым договором на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора.
Часть отпуска, превышающая 7 календарных дней, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией при соблюдении следующего порядка:
- наличие письменного заявления (согласия) работника на замену отпуска денежной компенсацией;
- условие о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией предусмотрено в отраслевом соглашении или коллективном договоре.
Из этого правила существует исключение. Оно относится к оплате допотпуска чернобыльцам. Она относится к компенсационным выплатам, значит, в соответствии со ст. 217 НК РФ, НДФЛ не облагается (Письма Минфина РФ от 23.07.2010 № 03-04-05/10-413, от 02.03.2010 № 03-04-05/8-77, ФНС России от 04.08.2008 № 3-5-04/357@).
Монтажёр топливной арматуры, чья трудовая деятельность проходит на высоте более 2500 м над уровнем моря, имеет право претендовать на следующие виды дополнительных отпусков:
- как монтажёр топливной арматуры (согласно п. 190а Списка) — 6 дней;
- как работник, выполняющий свои трудовые обязанности на высоте 2301 — 3000 м над уровнем моря — 12 дней.
В данной ситуации работник будет отправлен в дополнительный оплачиваемый отпуск 12 дней. Житель Крайнего Востока имеет право на основной отпуск 28 календарных дней и дополнительный — длиной 7 рабочих дней. В общем, оплачиваемый отпуск составляет 36 календарных дней.
Поскольку трудовой договор был заключён 15 января 2004 года, первый ежегодный отпуск может быть предоставлен спустя 6 месяцев с этой даты — после 14 июля 2004 года.
Отпуск за вредные условия труда
Законом выделено такое понятие, как «вредные условия труда». Их вредность определяется на основании оценки рабочих мест.
Выделяют 4 категории вредности:
- оптимальная – то есть отсутствие вредных для здоровья работника факторов и условий. Это 1-я категория;
- допустимые условия – то есть вредные факторы присутствуют, но их показатели не превышают допустимой законом нормы. Это 2-я категория;
- вредные условия – то есть на рабочем месте есть факторы, значение которых значительно превышает допустимые. Это 3-я категория;
- опасные условия – то есть показатели вредных факторов настолько высоки, что есть вероятность развития у работника профессиональных заболеваний и, как следствие, полная утрата работоспособности. Это 4-я категория.
Если на рабочем месте присутствуют условия категорией от 2-й до 4-й, то работник имеет право на дополнительный отпуск, а работодатель обязан его предоставлять ежегодно, наряду с основным.
Для таких работников минимальная продолжительность дополнительного отпуска определяется п. 1 Постановления Правительства РФ от 20.11.2008 года № 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда». Он должен быть не менее 7 календарных дней.
Работник имеет право на получение дополнительного отпуска только за фактически отработанное время во вредных условиях труда. То есть, не засчитывается в стаж:
- время нахождения работника на больничном;
- время, когда женщина находилась в отпуске по беременности и родам;
- время, когда женщина была переведена на более лёгкие условия труда из-за своей беременности;
- время, когда работник исполнял государственные и общественные обязанности.
Порядок предоставления дополнительного отпуска
Дополнительный отпуск предоставляется вместе с основным. Отдельно он не может быть использован. Оплачивается он точно так же, как и основной.
Если работник не хочет использовать дни дополнительного отпуска, то он имеет право попросить за него компенсацию. Для этого нужно написать заявление на имя работодателя.
Работодатель сам решает, выплатить ли работнику денежную компенсацию или же отказать.
Работник также имеет право разделить свой отпуск, но одна его часть не может быть менее 14 календарных дней. В эту часть может «попасть» и дополнительный отпуск.
Если допотпуск предоставляется за фактическое число дней, отработанных во вредных условиях, то сотрудник может «не наработать» полный допотпуск, когда придёт время использовать основной. Поэтому он получит столько дней дополнительного отпуска, сколько «наработал».
Особенности оформления
Дополнительный оплачиваемый отпуск входит в состав обычного ежегодного отпуска, поэтому он оформляется согласно того же Трудового Кодекса, а именно ст.124-125.
Работник вправе:
- использовать его сразу, присоединив в стандартному отпуску;
- отгулять дополнительные дни отдельно, (например, 3 дня к отпуску и остальную часть отдельно) с условием, что весь оплачиваемый отпуск был использован частями, одна из которых не менее 14 дней.
Определяем продолжительность ежегодного отпуска
Согласно ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и не ограничивается максимальным пределом.
Работнику согласно Списку за вредные условия труда полагаются 12 рабочих дней дополнительного оплачиваемого отпуска, которые присоединяются к ежегодному основному оплачиваемому отпуску продолжительностью 28 календарных дней. Как определить продолжительность ежегодного отпуска данного работника?
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в таких случаях следует исчислять в соответствии с рекомендациями Роструда, приведенными в Письме от 01.02.2002 N 625-ВВ. В частности, от даты начала отпуска (например, от 11.11.2013) отсчитывается количество дней основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней), а затем — количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на шестидневную рабочую неделю (например, 12 рабочих дней), после чего определяется дата последнего дня отпуска (в нашем примере это 21.12.2013). Затем общий период отпуска (с 11.11.2013 по 21.12.2013) переводится в календарные дни — 41 календарный день. Это и будет общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска.
Обратите внимание, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
Остановимся на исчислении продолжительности дополнительного отпуска за вредные и опасные условия труда.
В силу п. 8 Инструкции полный дополнительный отпуск согласно Списку предоставляется работникам, если они в рабочем году фактически проработали на производствах, в цехах, по профессиям и должностям с вредными условиями труда не менее 11 месяцев. Если работник отработал менее этого срока, отпуск предоставляется ему пропорционально отработанному им времени.
При исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск пропорционально отработанному времени, количество полных месяцев работы во вредных или опасных условиях труда определяется путем деления суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное количество рабочих дней. При этом остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца (п. 10 Инструкции).
К сведению. В счет времени, проработанного во вредных и опасных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня.
Пример
Работник за период с 02.02.2013 по 02.12.2013 проработал во вредных условиях труда 152 дня. Отпуск какой продолжительности ему полагается, если по его профессии Списком предусмотрено предоставление 24 рабочих дней дополнительного отпуска?
Нам известно, что сотрудник работал во вредных условиях труда 152 дня.
Рассчитаем среднемесячное количество рабочих дней. Для этого количество рабочих дней по графику работника делим на число месяцев: 208 раб. дн. / 10 мес. = 20,8 раб. дн.
Рассчитаем количество месяцев работы. Для этого фактическое количество рабочих дней делим на среднемесячное количество рабочих дней: 152 раб. дн. / 20,8 раб. дн. = 7,3 мес.
Количество месяцев работы округляем до целого числа. Если дробная часть меньше 0,5, округляем в меньшую сторону. Если дробная часть больше или равна 0,5, округляем в большую сторону. В нашем случае получается 7 месяцев.
Определим дополнительный отпуск за семь месяцев работы из расчета, что работнику положено 24 рабочих дня дополнительного отпуска в год: 24 раб. дн. / 12 мес. х 7 мес. = 14 раб. дн.
Как составить заявление на дополнительный отпуск
Отметим, что ежегодные оплачиваемые отпуска — и основной, и дополнительный — должны входить в общий график отпусков по предприятию. По законодательству такой документ должен быть утверждён в каждой компании (за исключением микробизнеса) до середины декабря. Если у человека отпуск стоит в официальном графике, заявление он имеет право не составлять. Просто в установленный день не выходит на работу.
При этом в обязанность работодателя входит:
- уведомление работника о предстоящем отдыхе (за 2 недели до назначенной даты);
- выплата положенных отпускных (за 3 дня до начала отпуска).
Но если человек идёт в отпуск вне графика (и это не зависит от того, перенесён ли отпуск или он просто не был установлен), необходимо согласовать этот момент с работодателем. Поэтому нужно оформить заявление.
Определённой формы законодательством не установлено, но рекомендуется составлять документ по канонам кадрового делопроизводства:
- В «шапке» заявления указываются:
- должность и Ф. И. О. руководителя;
- организация (сокращённое название работодателя);
- Ф. И. О. заявителя, должность, можно указать табельный номер (если штат компании серьёзный и может возникнуть путаница).
- Далее нужно указать название документа — заявление (без точки на конце).
- В основной части можно упомянуть законодательное основание для предоставления отпускного периода. Но самое главное здесь — вид доп. отпуска, который должен быть предоставлен, дата его начала и количество необходимых дней.
- Заключительная часть — дата, когда бумага была составлена, и подпись заявителя с расшифровкой.
Дополнительный отпуск по уходу за ребенком
Женщина, осуществляющая уход за ребенком в возрасте до 1,5 года, имеет право на дополнительный отпуск, который будет оплачен ей в размере 40% от среднего заработка.
При достижении указанного возраста ребенком, она теряет эту компенсацию. Далее ей может быть предоставлен отпуск до достижения ребенком возраста 3 лет, компенсирующая выплата в котором составит всего 50 рублей.
Стоит учитывать, что за женщиной, находящейся в таком продолжительном отпуске, сохраняется рабочее место, на которое она имеет право претендовать после возвращения на работу. Отпуск засчитывается в общий трудовой стаж и стаж работы по специальности.
Заменить дополнительный отпуск по уходу за ребенком денежной компенсацией нельзя. А если женщина выходит на работу, то теряет это право.
Стоит заметить, что отпуск по уходу за ребенком имеют право взять не только женщины, но и мужчины. На практике иногда даже возникает ситуация, когда женщине выгоднее выйти на работу, а мужчине остаться дома. Для этого он должен предоставить своему работодателю заявление жены о том, что она отказывается от своего декретного отпуска в свою пользу и выходит на работу.
Рекомендации для работодателей по вопросам предоставления дней дополнительного отпуска
Для того чтобы не нанести ущерб интересам своей организации, работодателям рекомендуется использовать несколько следующих советов, которые могут оказаться полезными.
Несмотря на то что доп. отпуск оплачивается чаще всего из фондов обязательного страхования (за исключением доп. отпуска за ненормированную продолжительность рабочего дня), работодателю может быть очень невыгодно временно лишать свое предприятие рабочей силы и тратить время на поиски сотрудников для замены. Особенно актуальным это является для небольших организаций, в которых большое количество важных трудовых функций возложено на одного работника и не существует какого-либо кадрового резерва.
Единственным выходом в данном случае является отказ в получении работы тому кандидату, который имеет право в ближайшей перспективе получить обязательный доп. отпуск.
Например, беременная женщина или пенсионер. Отказать им на основании их особого статуса запрещено законом, поэтому нужно хорошо ориентироваться в тех основаниях, которые могут служить причинами отказа.
Для беременной женщины отказ может быть продиктован сложными условиями труда, не позволяющими ей в связи с беременностью заниматься трудовой деятельностью, чтобы не навредить своему здоровью или здоровью будущего ребенка.
То же касается и пенсионера. Основания не должны быть дискриминационными и нужно подобрать такие, которые выглядят как защита интересов соискателей, но никак не их нарушение.
Если все-таки работник, имеющий право на большое количество дней дополнительного отдыха, принимается в организацию, стоит заранее спланировать график использования им дополнительного отпуска и особенности предоставления.
Возможно, стоит сформировать небольшой кадровый резерв из потенциальных кандидатов на должность со стороны или из действующих сотрудников предприятия, которые смогут быстро приступить к исполнению обязанностей работника, находящегося в доп. отпуске.
Особое внимание необходимо уделить документам работников, предоставляющим право на доп. отпуск. Работодатель обязан в большинстве случаев сделать выплаты по компенсации доп. отпусков из своего бюджета в сроки, оговоренные законом, даже если эти средства предоставляются страховыми фондами с задержкой.
Если документы, предоставленные сотрудником, будут признаны недействительными, то работодатель не получит компенсаций за оплату дополнительного отпуска работника.
Перечень профессий и должностей, имеющих право
Удлиненный отпуск устанавливается для следующих работников, указанных в ТК РФ или Федеральных законах и гарантирует более длительный отдых с учетом характера и специфики труда, состояния здоровья, возраста и иных обстоятельств.
Так, право на ежегодный оплачиваемый основной удлиненный отпуск дают работникам профессий из этого списка:
| Лица | Продолжительность, к.дней | Основание |
| Несовершеннолетние | 31 | |
| Инвалиды | 30 | |
| Педагогические работники | от 42 до 56 | , |
| Занятые на работах с химическим оружием, а также лица, получившие профессиональные заболевания в результате проведения указанных работ | 56 и 49 | |
| Доктора наук | 48 | |
| Кандидаты наук | 36 | Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 N 949 |
| Государственные гражданские служащие | 30 или 35 | |
| Работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, а также работники организаций, работа в которых связана с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека | 36 (с учетом дополнительного отпуска за работу в опасных условиях труда) | |
| Прокуроры, научные и педагогические работники прокуратуры | 30 | |
| Сотрудники Следственного комитета | 30 | |
| Сотрудники таможенных органов предоставляется отпуск | 30 | |
| Судьи | 30 | п. 2 и п. 5 |
| Работники профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований | от 30 до 40 суток |
Работники, имеющие удлиненный отпуск, могут иметь право и на дополнительный (в таком случае он прибавляется к удлиненному).
Можно ли получить деньги вместо отдыха
Ежегодный отпуск в той его части, которая превышает 28 дней, можно поменять на компенсацию в деньгах по заявлению сотрудника. Но это не всегда возможно. Заменять дополнительный оплачиваемый отпуск компенсацией нельзя в отношении ряда категорий работников (ст. 126 ТК РФ):
- беременных;
- не достигших 18 лет;
- работающим в опасных, вредных условиях (в данном случае при превышении минимально установленной в 7 дней длительности допотпуска превышающую эти дни часть можно заменить финансовой компенсацией. Такой вариант допустим на основании отраслевого соглашения, колдоговора и письменно выраженного согласия сотрудника).
В остальных случаях работники вправе претендовать на денежный эквивалент, возмещающий дни отпуска, по заявлению.
Особые условия и период отпуска
Как определить, сколько дополнительных выходных может взять человек, сфера занятости которого тесно связана с упомянутыми выше специальностями?
Здесь важно знать, что предоставление добавочного отдыха напрямую зависит от количества непрерывно отработанных в определенной сфере лет. В некоторых случаях эту привилегию называют ежегодным дополнительным отпуском за выслугу лет. Продолжительность добавочных выходных зависит от стажа и рода деятельности человека.
Например, если служащий трудится в полиции, то он имеет право попросить добавочные дни к основному отпуску в размере 72 часов при стаже от пяти до десяти лет, пять суток при стаже от десяти до пятнадцати лет, десять суток – непрерывный отработанный период должен равняться 15-25 годам, пятнадцать суток – двадцать лет стажа и выше.
Какова продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет у госслужащих, трудящихся в государственных или муниципальных структурах? В данном случае один год стажа может равняться 24 часам добавочного отдыха. Понятно, что чаще всего выходные дни зависят не только от количества беспрерывно отработанных лет, но и от должности работника.
Какова продолжительность дополнительного отпуска за выслугу лет служащим в Министерстве по чрезвычайным ситуациям? Продленные вакации возможны при выслуге в пять-десять лет (72 часа). Если же сотрудник Министерства беспрерывно проработал от десяти до пятнадцати лет, то ему положено уже пять суток добавочных выходных. Стаж от пятнадцати до двадцати лет оценивается в десять суток льготного отпуска, а более двадцати лет верной службы принесут доблестному сотруднику МЧС целых пятнадцать суток. То же самое можно сказать о судьях и работниках прокуратуры.
Обратите внимание, что добавочный отпуск таким категориям трудящихся назначается не в календарных, а в рабочих днях.
Важные нюансы при оформлении
О чем необходимо помнить, если вы желаете воспользоваться дополнительными выходными, предусмотренными для вас законодательством? Прежде всего следует знать, что дополнительный отпуск не делится, в отличие от основного. Кроме того, данные виды отпусков можно соединить воедино и отгулять все разом, что очень удобно, если вы задумали какое-то продолжительное путешествие или же просто хотите полностью отдохнуть.
Также следует знать, что если ваш запланированный уик-энд выпал на праздничный день, то к определенному рассчитанному периоду необходимо прибавить еще и количество праздничных дней.
Важным моментом оформления дополнительных отпусков является и то, что, согласно законодательству, добавочные выходные нельзя перенести на следующий год. То есть если в этом году вы не отгуляли положенные вам льготные выходные, то они сгорают. На следующий год вы можете взять только новый положенный вам по закону льготный период для личного отдыха.
Комментарии к ст. 122 ТК РФ
1. Оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно, согласно установленному графику отпусков, который составляется на каждый календарный год и утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.
2. При составлении графика отпусков работодатель учитывает мнение работника, если это не нарушает производственного цикла организации.
3. При исчислении стажа работы, за который работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, основной расчетной единицей является месяц.
4. Оплачиваемый отпуск предоставляется 1 раз в рабочем году в соответствии с графиком. Рабочий год составляет 12 полных календарных месяцев со дня поступления работника в организацию на основании трудового договора.
5. Число дней работы, составляющее меньше 1 мес., учитывается только при предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска пропорционально отработанному времени и выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. В этих случаях число дней, составляющее менее 1/2 мес., из подсчета исключается, а половину и более — округляется до месяца.
6. Отпуска за первый год работы предоставляются работникам, как правило, по истечении 6 мес. непрерывной работы в организации, кроме случаев, указанных в комментируемой статье и в других нормативных актах, когда отпуск предоставляется до истечения этого срока.
За второй и последующие годы работы отпуска предоставляются в любое время года, кроме случаев, указанных в комментируемой статье, с учетом графика отпусков и желания работника, если это не нарушает нормальной работы организации.
7. График отпусков — это локальный нормативный акт, который составляется работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.
8. Отпуск не должен, как правило, начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо соблюдать положения комментируемой статьи, так как для некоторых категорий работников в качестве льготы закрепляется право использовать отпуск до истечения 6 мес. непрерывной работы.
Согласно статье 115 Трудового Кодекса РФ работодатель обязан предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 дней ежегодно. За сотрудником сохраняется его должность и . Этот отпуск является основным.
Также может быть и удлинённый, предоставление которых регулируется ТК и локальными актами, принятыми на предприятии. Предоставление отпуска гарантируется каждому работающему по трудовому договору гражданину Конституцией РФ (часть 5 статьи 37) вне зависимости от места работы и формы организации.
На использование отпуска имеют право все категории работников:
- постоянные;
- временные;
- сезонные;
- надомные рабочие;
- работающие .