Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Система учета рабочего времени по картам TimeControl Office Lite Card». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кроме классификации по типу работы и способу передачи информации, отличают традиционные и БСКУД. Они применяются для идентификации биометрических параметров (БП), уникальных для каждого человека. К ним относятся рисунок радужной оболочки глаза и отпечаток пальца пользователя. Применение БП для идентификации персонала в разы повышает уровень безопасности на защищаемом объекте в сравнении с ключами. Как правило, для идентификации используют отпечаток пальца. В крупных системах по контролю доступа с более чем тысячью пользователей используется 2-хфакторная идентификация бесконтактной картой и отпечатком пальца.
Главные функции СКУД:
- Разграничение и контроль доступа. Выполнение данной функции обеспечивает ограничение доступа посторонних лиц и работников в помещения и рабочие зоны, которые не являются зонами общего использования, а также ограничивает въезд автомашин на подконтрольную территорию. В качестве идентификаторов применяются различные цифровые устройства и средства биометрического либо иного контроля.
- Учет рабочего времени. Благодаря выполнению данной функции, значительно облегчается деятельность сотрудников отделов кадров и лиц, ответственных за соблюдение трудовой дисциплины. Она позволяет осуществлять ограничение доступа персонала на территорию предприятия в нерабочее время, а также в праздники и по выходным. Система регистрирует время входа и выхода конкретных работников на территорию предприятия. Эти данные архивируются и могут использоваться при служебных расследованиях. В качестве идентификатора может использоваться электронная карта, отпечаток пальца и пр.
СКУД, имеют ряд характеристик:
- Количество точек прохода. Каждая из них оборудуется считывателем, кнопкой выхода, датчиком барьера и реле. Все это вместе называют портом.
- Типы считывателей.
- Емкость памяти. Современные системы КУД имеют возможность запоминать десятки тысяч ключей + сотни тысяч событий.
- Возможность функционирования под управлением ПО.
- Наличие дополнительных элементов. Некоторые СКУД обеспечивают подключение пожарных входов, охранных шлейфов и пр. для массовой разблокировки дверей в экстренных ситуациях.
- Функциональные возможности.
Биометрические СКУД имеют ряд неоспоримых преимуществ:
- возможность назначать персоналу разные зоны и расписание доступа в зависимости от того, в каком подразделении числится сотрудник;
- ведение учета рабочего времени и создание отчетов для бухгалтерии;
- сохранение в сетевом контроллере доступа журнала фиксируемых событий: входов/выходов пользователей и аварийных открытий дверей;
- быстрая проверка личности пользователя;
- невозможность подделать биометрические показатели.
Каждому по потребностям
Из вышеизложенного следует, что для обеспечения контроля физического присутствия сотрудника на рабочем месте с корректным учетом времени нахождения его в рабочих зонах (кабинеты, цеха, переговорные) или нерабочих (кафе, курилка) целесообразно применять системы PERCo, RusGuard или аналогичные им.
В организациях, где большинство сотрудников использует ПК в своей производственной деятельности, необходимо применять системы Habstaff, «Большой Брат», LanAgent и подобные.
Для большинства компаний оптимальным станет комплексный подход, предполагающий использование систем, обеспечивающих учет физического присутствия сотрудника на рабочем месте, и систем, фиксирующих фактическое время непосредственного выполнения работы на компьютере.
Используя имеющуюся в СКУД информацию, достаточно просто, на первый взгляд, организовать расчет отработанного времени для каждого сотрудника и обеспечить автоматическое формирование табеля о выработке рабочего времени по окончании каждого учетного периода. Стоит только рассчитать время присутствия сотрудника на рабочем месте, то есть там, где он осуществляет трудовую деятельность в соответствии с должностными обязанностями. И наоборот, когда системой СКУД зафиксирован факт нарушения режима труда и отдыха, полученная информация может быть использована для создания «Акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте».
Однако при внимательном подходе к созданию системы УРВ возникает ряд вопросов, без решения которых полноценный расчет произвести невозможно. Полученные результаты практически всегда будут весьма приблизительными и непригодными для использования при начислении заработной платы. Причин тому несколько.
Контроль дистанционного работника и работника по ГПД
Здесь могут возникнуть сложности. Дистанционной считается работа, определенная трудовым договором и выполняемая работником вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места под контролем работодателя.
Дистанционная работа, как правило, предполагает возможность работника самостоятельно определять свое место нахождения, место выполнения работы, его независимость в этой части от воли работодателя.
Вот, к примеру, если удаленный работник без уважительной причины не отвечает работодателю, его можно уволить. Но какова процедура этого увольнения: надо ли предварительно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности? Ответ на этот вопрос попытались дать чиновники Роструда в Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1.
Дистанционного работника можно уволить, если он без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд (ст. 312.8 Трудового кодекса).
При этом, по мнению экспертов Роструда, основания для увольнения возникают на четвертый день. Исключение — если на фирме установлен более длительный срок взаимодействия.
По данному основанию работодатель по своей инициативе вправе уволить работника, выполняющего дистанционную работу как на постоянной основе, так и временно (ч. 1 ст. 312.8 Трудового кодекса).
Под отсутствием взаимодействия подразумевается неисполнение удаленщиком своих должностных обязанностей либо игнорирование работодателя или его законного представителя по вопросам, непосредственно связанным с исполнением удаленщиком своих должностных обязанностей.
А вот к единому мнению о том, является ли увольнение удаленного сотрудника за невыход на связь с работодателем мерой дисциплинарной ответственности, эксперты Роструда еще не пришли.
В одних случаях они говорят, что нет. То есть при увольнении дистанционного работника в соответствии со ст. 312.8 Трудового кодекса соблюдать процедуру наложения на него дисциплинарного взыскания не нужно.
В других разъяснениях специалисты службы полагают иначе: увольнение по указанному основанию относится к дисциплинарным взысканиям. Следовательно, фирме требуется соблюдать порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
И если после увольнения работник в суде докажет уважительность причин отсутствия взаимодействия с работодателем, то суд может восстановить его на работе. Кроме того, если суд согласится с подобным подходом, то за несоблюдение процедуры привлечения удаленного сотрудника к дисциплинарной ответственности, работника восстановят в прежней должности. Однако чиновники Роструда рассудили иначе. Они пришли к выводу, что дистанционного работника, не выходящего на связь с работодателем, можно уволить:
— либо по общим основаниям, установленным Трудовым кодексом. В таком случае понадобится предварительно оформить привлечение к дисциплинарной ответственности;
— либо по специальным основаниям, предусмотренным для удаленных сотрудников. Специальные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником предусмотрены в ст. 312.8 Трудового кодекса. В их число и входит увольнение за молчание.
Обратите внимание! Работник, принятый на условиях «удаленки», переехал в другую местность. В результате изменился часовой пояс и возникла необходимость доплачивать сотруднику за работу в ночное время. Однако работодатель не хочет этого делать и планирует уволить сотрудника. Вправе ли он так поступать? Если работодатель не согласен с тем, что дистанционный работник изменит место работы, у фирмы появится право уволить такого сотрудника. Это право предоставлено организации ч. 2 ст. 312.8 Трудового кодекса. Однако такое увольнение возможно при одном условии: если переезд сотрудника влечет невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. При этом увольнение по данному основанию не означает, что речь идет о расторжении трудового договора по инициативе работодателя либо он привлекает сотрудника к дисциплинарной ответственности. Увольнение по ч. 2 ст. 312.8 Трудового кодекса обусловлено именно невозможностью для сотрудника исполнять свои обязанности на прежних условиях. На это указал Роструд в Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1.
Составление регламента – обязательное условие установки системы
При установке системы контроля доступа в любой организации обязательно должна составляться регламентная документация. Требования к ее составлению законодательством не предусмотрены. В ходе сложившейся практики разрабатываются типичные регламенты для СКУД. Регламент должен содержать в себе следующие основные пункты:
- Подробное описание используемых на объекте контрольно-пропускных пунктов;
- Описание и виды выдаваемых пропусков;
- Описание контроллеров;
- Права и обязанности сотрудников;
- Права и обязанности контроллеров;
- Порядок доступа сотрудников на предприятие;
- Инструкция по проходу через КПП;
- Инструкция в случае утери или повреждения электронного пропуска;
- Переходные положения (дополнительные условия).
Нередко для ужесточения контроля на предприятии для сотрудников вводится дисциплинарная ответственность. Если это практикуется, все подробно должно излагаться в регламенте. На основании регламента составляется типовая инструкция, с которой под подпись необходимо ознакомить всех работников. Ознакомление должно проводиться перед выдачей пропуска.
Система учета рабочего времени по картам – что это и где используется
Система учета рабочего времени по карточкам имеет очень простой принцип работы. Набор оборудования, как правило, включает электромагнитный замок и 2 считывателя. Один из них устанавливается на входе, другой – на выходе из офиса или конкретного служебного помещения. Попасть внутрь и выйти можно только по своей карточке.
Карты программируются на одного сотрудника, и каждый вход-выход учитывается. Ключи к картам прописываются в памяти контроллера СКУД. Его устанавливают внутри помещения или в отсеке электрозамка, где они оказываются недоступны для злоумышленников.
Система контроля доступа и учета рабочего времени по бесконтактным картам имеет компьютерную базу, где ведется учет всех карточек. С помощью установленной программы можно управлять выдачей и аннулированием пропусков. Подобная система учета удобна для любой компании:
- промышленного предприятия;
- офисного центра;
- крупного супермаркета;
- торгово-развлекательного центра;
- производственной компании с большим числом цехов и пр.
Пример интеграции СКУД на небольшой организации
Давайте представим, что мы имеем небольшую организацию, занимающую меньшую часть многоэтажного здания. Персонал организации составляет порядка 50 человек, а сама территория подконтрольного помещения не превышает площадь равную одному этажу здания.
Для обеспечения СКУД в такой организации, нам потребуется приобрести специальные исполняющие устройства, всевозможные электронные замки и засовы, электронные ключи для сотрудников с уникальными цифровыми кодами, несколько считывающих устройств, размещающихся у пропускных пунктов, специальный источник питания для системы и соответственно сам контроллер.
Также могут понадобиться специальные видео или аудио домофоны, для пропуска посторонних лиц или общения с людьми, не имеющими статуса работника организации, установка специальной кнопки открытия двери с внутренней части помещения, стандартное или постороннее программное обеспечение, для ведения статистики и учета рабочего времени, а также всевозможные расходные материалы.
- Электромагнитный замок на 280 кг. Корпус выполнен из прочного металла. В наборе предусмотрен удобный уголок L-образной формы для установки электрозамка и точной подгонки по месту.
- 2 считывателя (вход/выход) и сетевой контроллер СКУД типа Z-5R Web. В отличие от автономного, его можно подключать к компьютеру. Загрузка базы карт для учета рабочего времени осуществляется через сетевое соединение. Память рассчитана на 8168 ключей. Назад в программу учета отправляются события: входы и выходы сотрудников.
- Кнопка выхода в долговечном пластиковом корпусе. При аккуратном обращении она способна прослужить до 10-15 лет.
- Блок питания на 12 В и 3 А.
Задачи систем контроля рабочего времени
Современные автоматизированные комплексы, которые используются для контроля рабочего времени, могут выполнять следующие задачи:
-
Контролировать своевременность прихода и ухода на предприятие. Это дает возможность выявить нарушителей трудового распорядка, зафиксировать прогулы и опоздания.
-
Контролировать нахождение работника на рабочем месте. Благодаря этому можно определить тех сотрудников, которые часто покидают свое рабочее место или нарушают график ухода на обед и прихода с него.
-
Контролировать фактически отработанное время. Благодаря этому можно зафиксировать количество отработанных дней, периодов болезни, отгулов и прочее.
Методы автоматизированного контроля рабочего времени
Помимо фиксации самого факта прихода, системы учета рабочего времени могут контролировать сам рабочий процесс. Для этого используются следующие методы:
-
Контроль задач, которые сотрудник выполняет на корпоративном компьютере.
-
Контроль совершаемых телефонных звонков методом их записи и последующего прослуживания.
-
Фото- или видеофиксация рабочего места сотрудника.
-
Выборочный или полный контроль переписки по корпоративной электронной почте.
Критерии выбора систем учёта рабочего времени
Рейтинг составлен профессионально и непредвзято. Все программы тщательно проанализированы по таким наиболее интересующим при выборе параметрам, как:
- Функционал полностью бесплатный (в том числе, количество поддерживаемых компьютеров)
- Наличие отчетов по использованию времени и запуску приложений,
- Наличие встроенной оценки продуктивности пользователей,
- Ведение мониторинга заголовков окон и документов,
- Присутствие учета офлайн-активности сотрудников,
- Возможность хранения скриншотов экранов,
- Встроенный кейлоггер или его отсутствие,
- Опция по выделению личного времени, которое исключается из мониторинга,
- Поддержка экспорта отчетов в общепринятые форматы PDF и Excel для последующего анализа, печати и приобщения к документообороту организации.
Данные, полученные в результате сравнения наиболее популярных бесплатных программ для учета рабочего времени сотрудников, можно представить в виде нижеследующего табеля, который наглядно демонстрирует, насколько то или иное приложение будет удовлетворять потребности конкретной компании:
| Продукт | Bitcop | ActivTrak | Scr. Monitor | Toggl | Monitask | Hubstaff | Tmetric | DeskTime | KickIdler | EmpMonitor |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Количество ПК | 1 | 3 | 3 | 5 | 1 | 1 | 5 | 1 | 6 | 1 |
| Отчеты по времени | + | + | + | + | + | + | + | + | — | + |
| Отчеты по приложениям | + | — | + | — | + | — | + | + | — | — |
| Оценка продуктивности | + | + | — | + | — | — | — | — | — | — |
| Мониторинг окон | + | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| Учет офлайн активности | + | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| Скриншоты экранов | + | + | + | — | + | + | — | — | — | — |
| Кейлоггер | — | + | — | — | — | — | — | — | + | — |
| Личное время | + | — | + | — | — | — | — | — | — | — |
| Экспорт в excel, pdf | + | — | — | + | — | + | — | — | — | — |
Далее рассмотрим и опишем каждое из рассматриваемых приложений, входящих в ТОП-10 бесплатных систем мониторинга сотрудников, более подробно.
Программное обеспечение СКУД позволяет учитывать не только факты прохода на объект и выход с него, но и рассчитывать время нахождения сотрудника на объекте. Например, работник прошел через турникет в 9.00, а в 16.00 покинул здание. Система обработает данные и покажет, что данный работник находился на рабочем месте семь часов. При развитом контроле доступа, когда отдельные блоки здания или корпуса на территории имеют свои режимы пропуска, возможен более детальный контроль т.к. в анализе будет учитываться длительность нахождения сотрудника в той или иной части предприятия. Различные настройки позволяют задавать необходимые параметры, например, исключить из расчета интервалы, когда работник покидал здание, либо, напротив, рассчитывать часы только по первому входу и по последнему выходу в заданный период.
Системы и средства контроля доступа
Любая компания имеет службу, которая проверяет приход работников на работу и пребывание их там, в течение рабочего дня. Чтобы облегчить эту процедуру, нужно автоматизировать учет доступа в компанию и учет рабочего времени работников. Для этого могут быть использованы электронные проходные, системы контроля доступа и реже домофоны.
Грамотные ИТ-специалисты могут изготовить простую электронную проходную своими руками. Для этой ситуации необходимо, например, сканирование штрих-кода. Составляется программа для отображения информации на экране из регистрации сведений, составляются сами штрих-коды, определяются параметры необходимой информации, прописывается форма обработки процедуры сканирования, далее формируются колонки таблицы значений, активируется поле ввода штрих-кода.
Ит-специалисты смогут на базе приобретенного заводского терминала сделать специализированную под нужды своей конкретной организации электронную проходную.