Возврат подочетных сумм учредителя на расчетный счет в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возврат подочетных сумм учредителя на расчетный счет в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.

Как происходит выдача средств под отчет

Предоставление денег компанией-работодателем своим сотрудникам на административно-хозяйственные, командировочные и другие нужды, связанные с ее рабочей деятельностью, является стандартной практикой. Эта процедура регламентируется Указанием ЦБ России № 3210-У/11.03.14 г.

Чтобы минимизировать оборот наличных, предприятия выполняют безналичные расчеты со своими работниками. Министерство финансов России в 2013 г. подтвердило возможность применения дебетовых и зарплатных карт для выплат подотчетных средств (см. письмо № 2-3-10/37209). Все сведения отображаются в акте об осуществлении безналичных расчетов.

Многих интересует, можно ли перевести неизрасходованные деньги на р/с предприятия и в какой срок это можно сделать, если работодатель перечислил подотчетные деньги на пластиковую карту.

Если сотрудник организации полностью не израсходовал подотчетные средства, предоставленные ему на хозяйственные и иные нужды или в командировке, он должен вернуть остаток:

• до истечения периода, на который предоставлялись деньги;
• сразу после командировки, больничного, отпуска (1 рабочий день), если на этот период приходится окончание срока выдачи подотчета.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2021 (указание Банка России от 19.06.2021 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

Что делать если директор предприятия на УСН, он же учредитель этого ООО, взял подотчетных денег и возвращать не будет

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2021 г. № 373-П). Подробнее см. Кому и сколько можно выдать денег под отчет.*

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме. Оформить приказ нужно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника о том, что он не возражает против удержаний. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2021 г. № 3044-6-0.*

Можно ли выплатить дивиденды наличными деньгами из кассы

Но при выплате из кассы стоит учесть одно условие. Доходы участников не входят в перечень операций, которые компания вправе платить из наличной выручки, полученной за проданные товары (п. 2 Указания Банка России от 20.06.07 № 1843-У). Аналогичные правила закреплены в новом Указании от 07.10.13 № 3073-У, которое вскоре вступит в силу. Поэтому для выплаты дивидендами из кассы сначала надо получить необходимую сумму по чеку с расчетного счета и только затем выдать учредителю.

Можно ли выплатить дивиденды наличными деньгами из кассы. Акционерные общества не вправе выдавать дивиденды из кассы. Они обязаны перечислить их на банковские счета получателей (при наличии соответствующего заявления) либо отправить почтовым переводом (п. 8 ст. 42 Закона № 208-ФЗ).Документ вступил в силу с 1 июня 2021 годаВ отношении обществ с ограниченной ответственностью такой нормы нет. Следовательно, им нужно выполнять общие правила наличных расчетов. Они установлены в Указании «Об осуществлении наличных расчетов», утвержденном Банком России от 07.10.2021 № 3073-У.Согласно пунктам 2 и 4 Указания компании не могут использовать для выплаты дивидендов поступившую наличную выручку.К наличной выручке не относятся:- снятые с расчетного счета денежные средства;- возвращенные работниками неиспользованные подотчетные суммы и полученные займы;- возмещенные работниками недостачи и т. д.Следовательно, эти наличные денежные средства можно использовать для выплаты дивидендов, написано, что снятые с расчетного счета средства не являются наличными.Так можно или нет выдавать ООО дивиденды наличными,снятыми в кассу с расчетного счета?

Возврат займа физлицу от юрлица через кассу, на карту, на расчетный счет

Для начала определимся с терминами. Под участниками наличных расчетов понимаются юридические лица (ЮЛ) и индивидуальные предприниматели (ИП) (п. 1 Указания N 5348-У). Т.е. если далее мы будем упоминать «участников наличных расчетов», значит речь будет идти о расчетах между ЮЛ, между ЮЛ и ИП, расчетов между ИП.

Предел расчета наличными деньгами между этими участниками расчетов остался неизменным: 100 тыс. рублей по одному договору, либо эквивалент 100 тыс. рублей в иностранной валюте по официальному курсу этой валюты по отношению к рублю, установленному Банком России на дату проведения наличных расчетов (п. 4 Указания N 5348-У).

В «стотысячную сумму» включаются не только платежи наличными деньгами в период его действия, но и платежи после окончания срока его действия, включая все виды платежей по нему, в том числе пени, штрафы, премии, бонусы и т.д. (абз. 2 пункта 4 Указания N 5348-У, Письмо Банка России от 02.06.2020 N 44-14/1282).

Обычные физические лица (не ИП) могут рассчитываться наличными без ограничений даже с участниками расчетов. Это прямо установлено п.1 ст.861 ГК РФ. Видимо поэтому Центробанк не стал цитировать нормы ГК РФ в новых Правилах.

Обратите внимание! Плательщики налога на профессиональны доход (так называемые самозанятые), не зарегистрированные в качестве ИП, рассматриваются как физические лица (Письмо УФНС России по г. Москве от 10.06.2020 N 20-21/093682@). Отсюда вывод — ограничение предельного размера расчетов наличными на таких самозанятых не распространяется.

В Указании N 5348-У перечислены разрешенные цели расходования наличной выручки, они в целом, совпадают с прежними Правилами:

• выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
• выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
• выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
• оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выдача наличных денег работникам под отчет;
• возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Итак, наличная выручка из кассы организации может быть израсходована без ее зачисления на банковский счет на перечисленные выше цели, с соблюдением предельного расчета наличными деньгами между участниками расчетов. ИП имеет право без ограничений брать из кассы выручку на свои личные нужды. Без ограничений можно рассчитываться деньгами из наличной выручки с физическими лицами, не являющимися ИП.

Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой. Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г. №3210-У.

Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.

Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия?

Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:

• в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
• в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.

Российское законодательство не содержит каких-либо разъяснений о том, как может работник возвратить деньги, полученные под отчет: осуществив возврат подотчетных сумм в кассу или безналичным переводом. Приказ МинФина № 94н разрешает корреспонденцию счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по возврату денежных средств со счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета». Таким образом, возврат на расчетный счет возможен, а в случае, если в организации работа с наличными сведена минимуму или вовсе отсутствует, является единственно возможным вариантом.

Порядок перечисления неиспользованных денег, полученных под отчет, по безналичному расчету необходимо разъяснить каждому сотруднику, получающему такие суммы. Сотрудник должен иметь актуальные реквизиты компании, в которых должны быть указаны:

• полное наименование организации;
• ИНН/КПП;
• номер расчетного счета;
• наименование банка;
• корреспондентский счет и БИК

В назначении платежа необходимо обязательно указать «перечисление неиспользованных подотчетных сумм».

Порой предприниматели путают два слова — касса и кассовый аппарат. Определимся, что понимать под кассой.

Кассовый аппарат или ККМ (ККТ) — электронный прибор, который фиксирует оплату за товар или услугу и выдаёт кассовый чек.

Касса — все операции, проводимые с наличными средствами на предприятии. Это своего рода единый кошелёк организации, где происходит перемещение денег. В кассу средства могут поступать из разных источников. Например, руководитель снял деньги с расчётного счета и оприходовал в кассу. А в конце рабочего дня кассир снимает выручку с ККТ и сдаёт в кассу организации или ИП. Касса работает как на приход наличных средств, так и на расход. Так бухгалтер или кассир-операционист может выдать деньги под отчёт или выплатить зарплату сотрудникам.

Все организации независимо от форм собственности и режима налогообложения обязаны придерживаться правил:

• любые денежные операции оформлять приходными и расходными ордерами и вести кассовую книгу;
• следить за остатком денежных средств в кассе и сдавать свободную наличность в банк;
• соблюдать лимит расчётов между организациями, предпринимателями;
• тратить наличные деньги только на разрёшенные цели.

Напомним, что с 2014 года, на основании Указания ЦБ РФ № 3210-У ИП и малые предприятия могут применять упрощённый порядок ведения кассовых операций. Это значит, что предприниматели и малый бизнес могут не устанавливать лимит кассы, самостоятельно определяют сроки сдачи наличных денег в банк. А индивидуальные предприниматели кроме того могут не оформлять кассовые документы — приходные, расходные ордера и кассовую книгу.

Несмотря на это, целесообразно все же вести кассовую книгу и регистрировать документы, чтобы обеспечить контроль за движением наличных денег в кассе. При любых спорных ситуациях с помощью кассовых документов можно подтвердить выдачу или приём денег.

С 27 апреля 2020 года вступило в силу Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. В этих правилах прописан перечень целей, на которые можно брать деньги из кассы, минуя расчётный счёт.

Для организаций и ИП:

• выплата своим работникам заработной платы;
• оплата товаров, работ, услуг, включая оплату через подотчётных лиц;
• выплаты социального характера — материальная помощь при смерти близких, рождение ребенка, свадьба сотрудника и прочее;
• выплата страховых возмещений по договорам страхования физическим лицам;
• выдача наличных средств работникам под отчёт;
• возврат долга за оплаченные и возвращённые товары, невыполненные работы или неоказанные услуги;
• выдача наличных денег в рамках проведения операций банковским платёжным агентом (субагентом).

На эти цели можно использовать любые суммы без ограничений.

Для МФО и ломбардов:

• выдача займов;
• возврат привлечённых займов или средств по договорам передачи личных сбережений;
• уплата процентов, неустоек, штрафов, пеней по привлечённым займам, по договорам передачи личных сбережений;
• выплата сумм паенакоплений.

Для кредитных и сельскохозяйственных потребительских кооперативов:

• выдача займов;
• возврат привлечённых займов или средств по договорам передачи личных сбережений;
• уплата процентов, неустоек, штрафов, пеней по привлечённым займам, по договорам передачи личных сбережений;
• выплата сумм паенакоплений.

За нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность, согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Штраф составит:

• 4 000–5 000 рублей — для должностного лица организации и предпринимателя;
• 40 000–50 000 рублей — для организации.

Малым организациям и предпринимателям инспекторы могут заменить штраф на предупреждение, если нарушение произошло впервые и не было материального ущерба.

Налоговики вправе наложить штраф только в течение одного года с момента совершения нарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если инспекторы назначили санкции позже, штраф можно отменить.

На 2020 год для малого бизнеса временно увеличили срок оплаты штрафов до 180 дней с даты, когда вступило в силу постановление (ст. 23 Федерального закона от 08.06.2020 № 166-ФЗ). Для остальных действует 60-дневный срок.

Бухгалтерский учёт при торговле кажется сложным?

Передайте полное сопровождение экспертам от «Моё Дело». У нас есть готовое решение под ключ.

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

• 1 Срок возврата
• 2 Внесение в кассу
• 3 Бухучет
• 4 Чек ККТ
• 5 Налоги

1. Оформить документ « Платежное поручение входящее » с видом операции «Прочее поступление безналичных денежных средств», указать счет расчетов 3721.
2. Документом «Корректировка записей регистров» (меню «Операции» — «Документы») внести необходимые корректировки в регистр накопления «Взаиморасчеты с подотчетными лицами».

• наличными через кассу;
• на банковскую карту.

• Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
• Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
• Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
• Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

• Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
• Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

Наименование операции	Дт	Кт
Выданы деньги подотчетнику	71	50 (51)
Возвращена неиспользованная сумма аванса в рамках срока, на который выдан аванс	50 (51)	71
Сотрудник не вернул аванс по окончании срока, на который он выдан	94	71
Удержан долг за счет зарплаты или окончательного расчета при увольнении	70	94
Отражена задолженность сотрудника перед организацией при невозможности удержать ее из зарплаты	73	94
Долг погашен сотрудником по истечении срока, на который выдан аванс	50 (51)	73
Задолженность списана по истечении срока исковой давности или при прощении долга работодателем	91.2	73
По решению организации начислены страховые взносы на сумму невозвращенного долга	91.2	69
Удержан НДФЛ из окончательного расчета сотрудника при подписании соглашения между сотрудником и организацией о прощении долга по подотчету либо при отказе сотрудника вернуть долг	70	68

Могут ли за это наказать?

Прежде всего, стоит напомнить, что своим пунктом 1 статья 15.1 КоАП РФ наказывает обычную организацию только за:

• за расчеты наличными средствами с другими организациями или предпринимателями в суммах, превышающих установленный Указанием Банка РФ №3073-У от 07.1013г. лимит наличных расчетов – т.е. 100 тысяч рублей (в валюте РФ) и сумму, эквивалентную 100 тыс.рублей, если расчеты производятся в иностранной валюте. При этом следует иметь в виду, что данный лимит распространяется на расчеты по любым гражданско-правовым договорам, заключенным между организациями и (или) предпринимателями;

• за полное или частичное неоприходование в кассу наличных денег, причем, любых, а не только выручки;

• за нарушение порядка хранения свободных денежных средств. Согласно абз.7 п.2 Указания Банка России №3210-У от 11.03.14г. под свободными денежными средствами понимаются наличные деньги, которые превышают установленный предприятием кассовый лимит и фактически находятся в кассе. И храниться такие средства должны только на банковском счете;

• за накопление наличных денег в кассе сверх установленного на предприятии кассового лимита. Исключение составляют накопления денежных средств в те дни, когда производится выплата зарплаты, стипендий и иных вознаграждений, которые относятся к фонду оплаты труда (согласно методологии, используемой для заполнения форм статистического наблюдения), и когда выплачиваются средства социального характера. В эти дни, когда абз.8 п.2 Указания №3210-У допускается превышение в кассе ее лимита, включают и день снятия наличности со счета в банке для осуществления указанных выплат. Кроме того, допускается хранение денег сверх лимита в кассе в нерабочие праздничные и выходные дни, но только в том случае, если организации и предприниматели в эти дни ведут кассовые операции.

В числе выше указанных нарушений нет ответственности за нарушения правил выдачи подотчетных средств.

В частности, это подтверждается выводами, сделанными в Постановлении от 26.03.2014 г. Седьмого арбитражного апелляционного суда РФ по делу №А67-5875/2013.

Суть рассматриваемого в этом Постановлении вопроса заключалась в том, что предприятие периодически выдавало под отчет своему руководителю денежные средства, которые превышали установленный кассовый лимит. Руководитель компании не предоставлял отчета по ранее полученным им подотчетным средствам.

Налоговая инспекция посчитала такое поведение, подпадающим под статью 15.1 КоАП РФ. Но суд выразил мнение, что в действиях руководителя компании есть нарушения только в порядке выдачи наличных денег под отчет, но нет нарушений, какие предусмотрены п.1 ст.15.1 КоАП РФ, т.е. нет оснований считать, что таким образом предприятие накапливало деньги сверх лимита и нарушало порядок хранения свободных денежных средств.

Более того, Суд сделал вывод, что свободными наличные средства являются до того момента, пока они не выданы под отчет уполномоченному лицу на цели деятельности компании.

Таким образом, после выдачи этих средств под отчет статус «свободных» они теряют, а значит, именно на эти суммы не распространяется обязательство хранить их на банковском счете компании и не распространяется наказание, предусмотренное п.1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Однако рано радоваться. Суд в рассмотренном Постановлении отказал налоговой инспекции только потому, что она вменила нарушение в виде накопления сверхлимитных средств путем выдачи бесконечного подотчета, а фактически доказывала отсутствие у предприятия права на выдачу его руководителю денег под отчет без предоставления отчета по ранее уже выданным суммам.

Но есть решения и в пользу налогового органа. Например, Решение Московского горсуда от 14.08.13 г. по делу №7-1920/2013. В этом случае тоже был выявлен бесконечный подотчет, т.е. руководитель компании сдавал подотчетные деньги в кассу и тут же получал их в большей сумме снова под отчет. Указанные операции оформлялись приходными и расходными кассовыми документами.

Налоговый орган сделал вывод, что предприятие нарушает порядок хранения свободных денежных средств. И суд этот вывод поддержал, сославшись на то, что:

• наличные средства, выдаваемые под отчет, не расходовались, в том числе и на нужды, перечисленные в Указании №3073-У Банка России;
• руководитель компании не сдавал авансовых отчетов, из которых был бы виден сам факт расхода средства и их целевое или нецелевое использование;
• денежные средства «покидали» кассу на незначительный промежуток времени и возвращались обратно в полном объеме.

Что делать если директор предприятия на УСН, он же учредитель этого ООО, взял подотчетных денег и возвращать не будет

Директор предприятия (юридическое лицо на УСН — доходы), он же учредитель этого ООО, набрал подотчетных денег 1,5 млн руб. Возвращать не будет (не из чего). Как быть? Как убрать эти деньги из-под отчета (прошел уже год), и какие налоги надо будет заплатить. Хотелось бы обойтись «малой кровью». 2-ой учредитель согласен на любой вариант. Хоть простить займ (если это оформить займом). Или может можно «выплатить дивиденды»? Баланс еще ни разу не составляли, т. к. в 2011, 2012 г. этого не требовалось.

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме. Оформить приказ нужно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника о том, что он не возражает против удержаний. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.*

Новые правила получения и расходования из кассы наличных денег

Что касается соблюдения лимита в 100 000 руб., то Банк России разъяснял следующее. Если работник тратит подотчетные в командировке, то придерживаться лимита при расчетах за жилье и проезд не нужно. Если же расходы подотчетника не связаны со служебной поездкой, например он покупает для компании оргтехнику, то по одному договору можно рассчитываться наличными только в пределах 100 000 руб. (письмо от4 декабря 2007г. №190-Т). В новых правилах прямо не сказано, что командированный сотрудник имеет право тратить наличные без учета лимита. А письмо №190-Т разъясняет нормы прежнего, а не нового Указания ЦБ РФ. Поэтому безопаснее, чтобы в служебной поездке сотрудник тоже рассчитывался по каждому такому договору только в пределах лимита. Иначе есть риск, что за сверхлимитные траты налоговики оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Выдать компании заем, процентный или беспроцентный

Оформляется письменный договорна определенный срок.

Заем доходом компании не считается, налогом не облагается.

Проценты по займу можно включить в расходы, сам заем – нет.

Чтобы не заключать договор каждый раз, как потребуются финансовые вливания, можно сделать один общий договор займа, а каждый взнос оформлять отдельным приложением к договору.

Минус варианта с займом в том, что деньги даются только на время – компания обязательно должна вернуть деньги займодавцу.

Он может простить долг, оформив это письменно, но тогда у компании возникает доход.

Если доля учредителя-займодавца меньше 50%, с этого дохода нужно заплатить налог в соответствии с применяемой системой налогообложения.

Если доля больше 50%, налог платить не нужно.

Система нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами

Мухина Е.Р.

• Старший преподаватель,
• Пермский национальный исследовательский политехнический университет
• Система нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами
• Аннотация

В статье приведены основные нормативно-правовые документы в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами. Охарактеризована сфера действия данных документов.

Ключевые слова: нормативно-правовая база, подотчетные лица, учет расчетов, закон, постановление.

Mukhina E.R.

1. Senior lecturer,
2. Perm National Research Polytechnic University
3. THE REGULATORY SYSTEMS ACCOUNTING PAYROLL
4. Abstract

The paper presents the basic legal documents in the field of regulation of accounting Payroll. The scope of these documents is characterized.

Keywords: regulatory framework, accountant, accounting calculations, laws, regulations.

В процессе осуществления своей деятельности предприятия зачастую сталкиваются с необходимостью оплаты материальных ценностей или различного рода работ, услуг наличными денежными средствами, т.е. через подотчетные суммы.

• Несмотря на то, что в бухгалтерском учете отражение данных операций не представляет сложности с точки зрения проводок, в то же время постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям.
• Рассмотрим нормативно-правовую базу в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами (таблица 1).
• Таблица 1 – Нормативная база в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Нормативно-правовой акт	Сфера регулирования
1	Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06 декабря 2011 г.	Регулирует правила отражения операций по учету расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете предприятий
2	Гражданский кодекс РФ	1) Регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием.
3	Налоговый кодекс РФ	2) Определяет отношения по установлению, введению и взиманию налогов и сборов [1]
4	Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31 октября 2000 г. N 94н	Устанавливает единые подходы к применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета
5	Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации №318-П от 24.04.2008	Регулирует порядок ведения кассовых операций
6	Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства”	Регулирует порядок ведения кассовых операций

Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами по суммам, выданным им на административно-хозяйственные, операционные, командировочные расходы, используется активно-пассивный счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, дебетовое сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданных под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, кредитовое – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом.

По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке.

Установление сроков, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет

Рисунок 1. ПРИКАЗ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СРОКОВ, НА ВЫДАЧУ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ ПОД ОТЧЕТ

Общество с ограниченной ответственностью «Ярило» ПРИКАЗ № 4 Об утверждении сроков, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет г. Ярославль 11.01.2011 С целью осуществления хозяйственных расходов работниками предприятия ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить на 2011 год следующие сроки, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет: Цель выдачи денег Сроки в календарных днях Покупка хозяйственного инвентаря 21 день со дня выдачи Покупка канцелярских принадлежностей 7 дней со дня выдачи Оплата мелкого ремонта офисной техники 28 дней со дня выдачи Оплата почтово-телеграфных расходов 7 дней со дня выдачи Что, кому и как теперь можно выдать наличными Учредители ООО «Третий лишний»: — Олег Сергеевич Смирнов — 50%. — Анна Александровна Смирнова — 45%. — Иван Иванович Иванов — 5%. Учредители решили распределить годовую прибыль — 1 000 000 рублей. Они встретились в баре «Hole in the Wall» и подписали протокол собрания. Вечером бухгалтер перевёл 500 000 рублей Смирнову, 450 000 Смирновой — и исчерпал лимит за день. На следующий день бухгалтер разбирался с отчётом 6-НДФЛ и забыл о третьем учредителе. Через 61 день на юридический адрес «Третьего лишнего» пришло письмо. Иван Иванович Иванов потребовал выплатить дивиденды, пригрозил судом, процентами за просрочку и штрафом на 500−700 тысяч рублей по статье 15.20 КоАП. Бухгалтер три раза перепроверил реквизиты и перечислил деньги. Дивиденды получают раз в квартал, полгода или год. Безопаснее делать это раз в год: если компания уйдёт в минус по итогам года, придётся доплатить страховые взносы и пересдать отчёты. Дивиденды нельзя получить, когда компания в убытке, подходит под признаки банкротства, не выплатила стоимость доли учредителю или учредители не полностью оплатили уставный капитал. Если в компании несколько учредителей, встретьтесь на собрании и подпишите протокол о выплате дивидендов. Встречу по итогам года проводят между 1 марта и 30 апреля, она обязательная. Чтобы рассчитать дивиденды, подготовьте бухгалтерскую отчётность и вычтите из суммы в строке бухбаланса «Капиталы и резервы» уставный капитал. Распределите всю сумму, её часть или оставьте прибыль компании. Сколько процентов уставного капитала вам принадлежит, столько вы получите при распределении прибыли. Схему можно изменить, если все учредители проголосуют за изменение устава. Перечислите дивиденды в течение 60 дней после встречи или подписания решения. Удержите НДФЛ 13% с резидентов РФ. В пунктах п. 6.3 и п. 5 Указания Банка России № 3210-У четко определено, что выдать денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми заключены трудовые либо гражданско-правовые договоры. Как правило, директор либо генеральный директор работает на основании трудового договора и числится в штате компании. Соответственно, он также считается работником организации. Поэтому, никаких ограничений в выдаче подотчет денег директору нет. / условие / На 02.06.2014 остаток в кассе — 0 руб. Дата Поступление в кассу, руб. Расход из кассы, руб. Операция 02.06.2014 300 000 – Сняли со счета на хознужды и внесли в кассу 02.06.2014 – 90 000 Выдали из кассы на хознужды 03.06.2014 30 000 – Подотчетник вернул в кассу неизрасходованные суммы 04.06.2014 95 000 – Поступила в кассу наличная выручка от ИП 05.06.2014 – 40 000 Выдали отпускные 05.06.2014 – 35 000 Выдали деньги под отчет 06.06.2014 нужно выдать наличными заем директору в сумме 200 000 руб. Проверяем, можем ли мы это сделать, не снимая деньги со счета. / решение / Расчет будем проводить поэтапно. ШАГ 1. Смотрим, сколько денег, пошедших на хознужды начиная с 02.06.2014, могло быть потрачено только из снятой со счета суммы 02.06.2014. Это 90 000 руб., так как на указанную дату других поступлений в кассу не было. Можно ли выдать дивиденды из кассы за счет возврата подотчетных сумм И тут мы плавно подошли ко второй проблеме: 2. Можно ли выплачивать дивиденды из возврата неиспользованных подотчетных сумм? Или, по-другому, является ли возврат неиспользованных подотчетных сумму теми самыми «другими основаниями»,о которых шла речь в пункте (проблеме) № 1? Это полностью зависит от того, из каких денег генеральный директор получил деньги под отчет. Если источником этих подотчетных денег являлась выручка, т.е. оплата товаров (раблот, услуг), то выплачивать эти деньги в качестве дивидендов нельзя. Если подотчетные суммы предварительно были сняты с расчетного счета или для их выдачи учредитель дал заём наличными, и только потом они были выданы подотчетнику (в чем я, честно говоря, сильно сомневаюсь), тогда их можно направить на выплату дивидендов. Если получены в кассу по другим основаниям, то можно. Какие это другие основания? Например, сняты со счета в банке, получен кредит (заём) наличными или возврат кредита (займа) — но не проценты по выданному кредиту (займу). Так же, это могут быть оплата учредителем доли в уставному капитале или взнос учредителя наличными в имущество ООО. НДФЛ с дивидендов перечислите не позднее следующего дня после выплаты суммы учредителю (п. 6 ст. 226 НК РФ). Не имеет значения, из кассы выданы деньги либо перечислены на карту самого участника или указанного им третьего лица. Определите чистый доход предприятия, для этого рассчитываются и выплачиваются все налоги, в том числе НДФЛ, а также осуществляются необходимые расходы для успешного функционирования организации с ограниченной ответственностью. Обоснование позиции: В настоящее время на территории РФ порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями установлен Указанием Банка России от 11.03.2021 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У). В соответствии с п.п. 5, 6.3 Указания N 3210-У наличные денежные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, могут быть выданы под отчёт работнику, работающему как на основании трудового договора, так и на основании договора гражданско-правового характера. Пунктом 6.3 Указания N 3210-У установлено, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. По смыслу приведенной нормы она является императивной, иными словами, установленное данной нормой требование является обязательным для применения и не может быть изменено локальным нормативным актом организации либо учетной политикой. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока работник не отчитался за ранее полученную сумму наличных денег, нельзя. При этом необходимо учитывать, что выдача денежных средств под отчет подразумевает, что физическое лицо после совершения операций в интересах юридического лица должно отчитаться об израсходованных средствах, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток). Специалисты Минфина России в письме от 24.09.2021 N 03-03-06/1/610 пояснили, что поскольку денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры для обеспечения этого. Если срок для сдачи авансового отчета пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ). Кроме того, организация вправе принять решение о прощении долга подотчетному лицу (ст. 415 ГК РФ). Отметим, что на сегодняшний день за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена (в частности, ст. 15.1 КоАП РФ не называет такое нарушение в качестве основания для применения предусмотренных ею мер административной ответственности). Смотрите дополнительно постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2021 N 09АП-10884/13, от 31.01.2021 N 09АП-34612/12. Можно сверяться со списками выплат, которые относятся и не относятся к социальным по правилам заполнения статистических форм пп. 90, 91 Порядка заполнения формы П-4, утв. Приказом Росстата от 26.10.2021 № 498 (далее — Порядок) . Но не обязательно ограничиваться только ими. Во-первых, правила наличных расчетов к этим спискам не отсылаю т п. 2 Указания № 3073-У (в отличие от порядка ведения кассовых операци й абз. 8 п. 2 Указания ЦБ от 11.03.2021 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У) ). Во-вторых, росстатовский список соцвыплат не является закрытым. Сроки подачи документов Отчет о расходах в командировке нужно предоставить в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения. Несоблюдение этих сроков приведет к доначислению НДФЛ. Инспекция может посчитать, что выданные подотчетные суммы являются доходами физлиц. Поэтому сотрудник должен составлять отчет о каждом расходе средств. Форму бланка можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Сроки сдачи отчетности должны быть утверждены приказом руководителя. Образец: ООО (название) Приказ № 15 об утверждении сроков подачи авансового отчета г. Белгород 15 марта 2015 года Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по их использованию: по хознуждам – не позднее двух недель с даты получения средств; по командировочным расходам – в течение трех дней по возвращении на работу. Выданные средства должны быть использованы строго по назначению. На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс. руб. и только по распоряжению директора. Ответственность за выполнение приказа, правила составления документов возлагается на главного бухгалтера. Выдача денег из кассы оформляется расходным ордером с одноименным видом операции. В табличной части документа прописывается Ф.И.О. сотрудника, сумма, цель использования средств. Дополнительно указывается, реквизиты какого документа будут выводиться в печатную форму. Обычно это паспорт сотрудника. После проведения документа формируется проводка ДТ71 КТ50 на сумму операции. Если перечисляются на расчетный счет, то формируется банковская выписка. Вид операции — «Перечисление средств физлицу». В ней заполняются те же самые поля, но дополнительно указываются реквизиты счета. Этот документ формирует проводку ДТ71 КТ51. Все операции по использованию средств также должны быть занесены в программу. Основанием для списания денег может быть билет на самолет, который приобрела сама организация. В таком случае формируется документ «Выдача денежных документов» в разделе «Банк и касса». В нем указывается Ф.И.О. подотчетного лица, а на второй вкладке сам документ, например, так: «билет на самолет «Москва — Белгород — Москва»». Данная операция формирует проводку с ДТ71 на КТ50 на сумму стоимости билета. Как в 2022 году переводить деньги подотчетнику на его карту? Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки: Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств; Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия; Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы; Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм. О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?». Если сотрудник потратил не все полученные деньги, то должен вернуть их в установленные организацией сроки. Сумма возврата определяется после проверки и утверждения авансового отчёта, который сдаёт сотрудник. Для отчёта по наличным расчётам сроки установлены указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У: три дня после истечения срока, на который выданы наличные (срок руководитель определяет в приказе о выдаче подотчётных средств); три дня после выхода на работу. Для безналичных расчётов эти сроки не действуют. Работодатель, использующий такой способ, должен самостоятельно утвердить порядок расчётов с подотчётными лицами во внутренних документах. Можно использовать следующую формулировку: «По денежным средствам, полученным под отчёт безналичным способом, авансовый отчёт предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчётные средства, но не ранее выхода сотрудника на работу». К отчёту сотрудник должен приложить документы, которые подтверждают расходы: чеки, квитанции, проездные билеты. Бухгалтер проверяет отчёт и приложенные документы, рассчитывает сумму переплаты и направляет документ руководителю на утверждение. После этого излишне выданную сумму нужно вернуть работодателю. У подотчётных лиц должны быть актуальные реквизиты организации, поэтому подготовьте для них памятку с данными: полное наименование организации; ИНН/КПП; номер расчётного счёта; наименование банка; БИК; корреспондентский счёт. Готовую выписку с реквизитами можно быстро сформировать в личном кабинете. Разъясните сотрудникам, какое назначение платежа нужно указывать при переводе. Его можно сформулировать в свободной форме, например, «Возврат неиспользованных подотчётных сумм» или «Возврат остатка подотчётных средств». Верное назначение перевода позволит избежать проблем с налоговой. Если его не указать, то есть риск, что налоговая посчитает эту сумму доходами, увеличит за счёт этого перевода прибыль, и придется переплатить налог. Похожие записи: Срок исковой давности после решения суда о взыскании денежных средств ТОП 5 самых страшных тюрем Республики Беларусь Наследство на дом и землю: как оформить и сколько придется заплатить?