Как принять сотрудника на работу? Краткое руководство для предпринимателя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять сотрудника на работу? Краткое руководство для предпринимателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.

Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу по ТК РФ

Российским трудовым законодательством при устройстве на работу не требуются документы, кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Однако работодатель может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:

• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
• справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
• свидетельства о браке и рождении детей — необходим для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
• справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Медосмотр при приёме на работу

Лица, которые хотят трудоустроиться на место работы, связанное с:

• опасными производственными факторами;
• вредными условиями труда;
• движением и вождением транспорта;
• оказанием услуг населению в части питания, медицины, образования, водопроводного хозяйства, и т.д,

Шаг 1 — Прояснение моментов с персональными данными сотрудника

Роструд говорит о том, что каждый работник должен ознакомиться под подпись с документами работодателя, на основании которых установлены правила обработки персональных данных. Кроме того, его нужно ознакомить с его правами и обязанностями в этой сфере.

При работе с персональными данными нужно придерживаться таких правил:

• когда от сотрудника получены только данные, которые нужны в рамках трудового законодательства и внутренних актов, получение согласия работника не нужно;
• обработка персональных сведений сотрудника направлена на достижение конкретных, заранее установленных и законных целей.

По ст. 22 ТК работодатель производит обязательное социальное страхование сотрудников. В связи с этим для передачи информации работников в ФСС и ПФР согласие брать не нужно.

Кроме того, согласие не надо получать в таких ситуациях:

• передача сведений сотрудника в случаях, которые связаны с исполнением им должностных обязанностей, в т.ч. при командировках;
• передача сведений в ИФНС, военные комиссариаты, профсоюзы;
• передача сведений в рамках полномочий, на основании запросов прокуратуры, органов безопасности и ОВД, трудовой инспекции при проведении ими контрольных мероприятий за соблюдением трудового законодательства.

При передаче персональной информации банкам, которые открывают и обслуживают карты для перечисления зарплаты, по мнению Роскомнадзора согласие не надо, когда:

• договор на выпуск карты оформляется напрямую с сотрудником, и в тексте документа имеются пункты о передаче работодателем персональных сведений работника;
• работодатель имеет доверенность на представление интересов сотрудника при оформлении договора с банком на выпуск карты и ее обслуживание;
• форма и система оплаты труда (выплата зарплаты на карту) указаны в колдоговоре (ст. 41 ТК).

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

• водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
• медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
• разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
• свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
• справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Документы для трудоустройства несовершеннолетних

При устройстве на работу соискатель младше 18 лет по ст. 63, 65 ТК предоставляет в кадровую службу ­такие документы:

1. паспорт (свидетельство о рождении);
2. трудовую книжку;
3. СНИЛС (при наличии, если СНИЛСа нет, его должен будет оформить работодатель);
4. документы воинского учета;
5. аттестат (при наличии),
6. акты о присвоенной квалификации, наличии специальных познаний, навыков – когда работодатель требует, чтобы они были у претендента,
7. согласие законных представителей и органов опеки (для лиц до 14-15 лет),
8. медзаключение о соответствии по здоровью будущим условиям работы (несовершеннолетние в обязательном порядке проходят предварительный медосмотр).

Нужна ли справка об отсутствии судимости при приеме на работу

Справка об отсутствии судимости входит в обязательный перечень при устройстве на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие, имеющие судимость, а также привлекавшиеся по определенным статьям УК. Таковыми, в частности, являются следующие виды деятельности:

• педагогическая,
• медицинская,
• правоохранительная, в том числе в органах УИН, ФСБ, Росгвардии, прокуратуры, полиции, судах,
• муниципальная и госслужба,
• связанная с отдыхом, оздоровлением, спортом, соцобеспечением несовершеннолетних,
• работа в авиакомпаниях,
• безопасность на транспорте, в топливно-энергетическом, банковском секторах,
• менеджмент клиринговых организаций,
• руководство и главбух в строительстве (работа на застройщика).

Список документов для оформления на работу по ТК РФ

Этот вопрос регламентируется ст. 65 ТК РФ. Список содержит следующие документы, которые нужны для официального оформления:

1. Паспорт (возможен иной документ, удостоверяющий личность).
2. Трудовая книжка.
3. Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, возможно предоставление в электронном виде.
4. Для военнообязанных и подлежащих призыву граждан – документ воинского учета (военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу).
5. Документ об образовании, квалификации или специальных навыках – если это необходимо.
6. При поступлении на работу в некоторые организации может потребоваться справка о наличии (отсутствии) судимости и справка о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача.
7. Так же возможно предоставление медицинской справки или санитарной книжки, при приеме на отдельные виды работ или должностей и в обязательном порядке при приеме на работу несовершеннолетних граждан в возрасте до 18 лет.

8. В отдельных случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может затребовать дополнительные документы.

Документы, не предусмотренные ТК, запрещается требовать от работника.

В 2020 году правила ведения трудовых книжек претерпели кардинальные изменения.

Граждане, имевшие трудовые книжки до 31.12.2020 года, могли в 2020 году подать заявление по месту работы на ведение «электронной трудовой книжки», при этом получив на руки свою бумажную трудовую книжку с полной ответственностью за нее в будущем.

Документы, требуемые для трудового договора на отдельные виды работ

При трудоустройстве на некоторые должности (например, сотрудники, связанные с педагогической деятельностью), требуются дополнительные документы:

• справка о наличии или отсутствии судимости и уголовного преследования (при условии, что работа связана с деятельностью, к которой не могут быть допущены судимые лица (ст. 331 ТК РФ);
• справка о том, что работник не подвергался наказанию за употребление наркотиков или психотропных веществ (при условии, что будущая работа связана с деятельностью, к которой нельзя привлекать лиц, которые были наказаны за употребление наркотических средств и психотропных препаратов);
• заключение по результатам предварительного медицинского осмотра (если сотрудник принимается на вредную или опасную работу).

Какие документы нужны для оформления на работу несовершеннолетнему?

По закону РФ к официальному трудоустройству на полный и неполный рабочие дни допускаются лица от 14 лет. В этом случае перечень бумаг будет следующим:

• Работник от 14 до 15 лет. При приеме, помимо паспорта, нужно предоставить согласие родителей и/или органов опеки на устройство несовершеннолетнего, медицинскую форму 86/у, а также справку с места учебы с расписанием постоянных занятий. Последняя позволяет спланировать график сотрудника не в ущерб учебе.
• Подросток 15-16 лет. Обязан предоставить паспорт, трудовую книжку (для устраивающихся не в первый раз), документ об общем образовании или справку с места учебы (как для 14-летнего соискателя), справку из учебного заведения о форме обучения (для заочников), медицинскую справку.
• Работник 17 лет. В дополнение к перечню вышеперечисленных бумаг нужно приложить уже и документ о постановке на воинский учет.

Собирать ли все эти документы?

Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.

Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов. Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).

Если работодатель заинтересован в привлечении и удержании высококвалифицированных работников, то, на основании некоторых документов, может предоставить сотруднику определенные льготы или выплачивать ему компенсации.

Что обязан сделать наниматель при приеме на работу нового сотрудника?

Любой работодатель при приеме на работу нового сотрудника обязан выполнить ряд действий, делающих процесс трудоустройства официальным и юридически правильным. В соответствии с законодательством Республики Беларусь, а также внутренними нормативными документами самой организации, наниматель обязан:

1. Заключить с работником трудовой договор. Это может быть контракт (на срок от одного года до пяти лет), трудовой договор на неопределённый срок, срочный трудовой договор (на время выполнения определённой работы) или сезонный трудовой договор (обычно в сельском хозяйстве). При заключении контракта есть определённые выгоды: надбавка к окладу до 50% и дополнительный поощрительный отпуск до 5 дней. Недостатком контракта является ограничение его срока. Это значит, что по окончании срока контракта, заключённого, например, на год, его могут не продлить.
   В трудовом договоре (контракте) обязательно должны быть прописаны условия оплаты труда, режим рабочего времени, продолжительность трудового отпуска.
   При приёме на работу вам могут установить предварительное испытание на срок до трёх месяцев, это условие также прописывается в контракте.
2. Издать приказ о приеме на работу и ознакомить с ним работника.
3. Ознакомить вновь принятого работника с его должностной или рабочей инструкцией, где прописаны основные обязанности.
4. Ознакомить работника с инструкцией по охране труда и провести вводный инструктаж по охране труда. Это обычно делает инженер по охране труда организации.
5. Ознакомить работника с действующими внутренними нормативными документами, обязательными для исполнения всеми работниками. Это Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о премировании и другие локальные документы.
6. С работником также может быть заключён договор о полной материальной ответственности, если в его обязанности будет входить работа с ценностями.
7. Также работнику могут предложить подписать обязательство о неразглашении коммерческой тайны нанимателя.
8. Если вы нанимаетесь на рабочую профессию, требующую применения спецодежды и средств индивидуальной защиты, вам их выдадут согласно нормам.

Далее вам останется только познакомиться со своим рабочим местом, непосредственным руководителем, и приступить к новой интересной работе в выбранной сфере деятельности.

Желаем всем успехов в трудоустройстве!

Как оформить сотрудника на работу?

При приеме на работу по трудовому договору или контракту надо:

1. Оформить:

• заявление от сотрудника,
• приказ о приеме на работу,
• трудовой договор (контракт),
• при необходимости – договор о материальной ответственности.

2. Ознакомить сотрудника с правилами внутреннего труд. распорядка, правилами и инструкциями по охране труда и т.д.

3. Завести личное дело.

Личное дело хранится 75 лет и включает личный листок по учету кадров и автобиографию (сотрудник заполняет сам), копии документов для приема на работу, труд. договор (контракт), приказы по кадрам.

4. Внести запись о приеме сотрудника в трудовую книжку в течение 5 дней. При заполнении трудовой книжки следует учесть, что:

• трудовая книжка ведется только по основному месту работы,
• запись о приеме на работу по совместительству вносится по желанию.

Для впервые поступивших на работу — Наниматель должен купить и заказать трудовую книжку у исполнительных и распорядительных органов по месту нахождения организации. В Минске данную функцию выполняют администрации районов по месту нахождения организации. Книжку надо оформить.

5. Уведомить:

• военкомат — по военнообязанным лицам в недельный срок,
• управление социальной защиты населения по месту жительства сотрудника — по пенсионерам в 5-дневный срок.

Если вы не уведомите Управление соцзащиты, с вас могут взыскать излишне выплаченную пенсию работающему пенсионеру.

Если вы — Индивидуальный предприниматель и принимаете на работу по договору подряда или труд. договору/контракту, вам необходимо стать на учет по наемным работникам в ФСЗН в 10-дневный срок и РУП «Белгосстрах» в течение месяца.

Каждый из вариантов найма удобен для разных ситуаций:

• договор подряда — для решения разовых задач,
• контракт — для трудоустройства на постоянной основе,
• трудовой договор удобен работнику, т.к. дает определенные гарантии в трудоустройстве.

Список документов для трудоустройства несовершеннолетних

На практике в наше время редко встречаются случаи, когда подростки до 16 лет устраиваются на работу, но все-же такая возможность существует и о ней стоит тоже упомянуть.

Если на работу устраивается подросток, то к вышеуказанному списку документов необходимо дополнительно приложить:

• согласие хотя бы одного родителя или лица его заменяющего
• согласие из местного органа опеки и попечительства
• лица, которым исполнилось 15 лет, предъявляют аттестат об общем образовании, справку о продолжении учебы в заочной, вечерней или дистанционной форме, или же справку об отчислении
• документ, в котором обозначен план занятий или их расписание, который потребуется для составления рабочего расписания не в ущерб образованию
• медицинская справка о прохождении осмотра и его положительном результате.

Похожие записи:

• С какой суммы платится налог при продаже дачи в 2023 году
• Можно ли отказаться от монетизации льгот?
• Как сделать корректирующий отчет по страховым взносам