8 способов вовлечь нового сотрудника в корпоративную жизнь компании

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «8 способов вовлечь нового сотрудника в корпоративную жизнь компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Почти все сотрудники испытывают на новом месте одни и те же проблемы. В первую очередь они страдают из-за психологического дискомфорта от требований даже очень лояльного руководства (просто за счет того, что они им в новинку), боятся проявлять себя и привлекать лишнее внимание. Новички часто ощущают себя не на своем месте, из-за чего дистанцируются от коллег, а иногда даже задумываются об уходе еще до окончания испытательного срока.

Как было раньше: не существовало геймификации (то есть введения в рабочий процесс игровых механик). Руководители не видели взаимосвязь между вовлеченностью и интересом сотрудника к рабочим задачам и достижениями компании.

Что сейчас есть в HR: понимание, что добровольное участие в игровых механиках и интерес к ним в десятки раз увеличивают не только производительность сотрудников, но и их лояльность к компании.

Квесты, бизнес-игры, ачивки за выполненные задания, выдуманный фантастический сеттинг помогут разнообразить и упростить адаптацию новичка. С помощью таких механик новый сотрудник быстро познакомится с командой, изучит офис, политику компании и вольется в работу.

Основные проблемы новых сотрудников

Среди наиболее частых проблем новых сотрудников можно выделить:

• недостаток навыков самоорганизации;
• слабый уровень адаптации к новой среде;
• стеснение при общении с коллегами и руководителями;
• отсутствие практических навыков или недостаточный уровень компетентности.

Затруднять процесс адаптации могут и субъективные переживания:

• неуверенность в собственных силах;
• боязнь допустить простую ошибку, показаться коллегам непрофессионалом;

• страх не понравиться руководству или другим сотрудникам, стать изгоем в коллективе;
• опасение потерять работу, грубо нарушить правила компании;
• нежелание сближаться с командой, эмоциональная отстраненность.

Приспособление к новой обстановке — многосторонний процесс.

Он включает несколько видов адаптации к меняющимся условиям:

• Психофизиологическая — перестройка психики, режима жизни, физиологических процессов.
• Социальная — усвоение норм общения в новом коллективе, налаживание контактов, становление как члена команды.
• Профессиональная — оценка знаний и навыков, их изменение под новые требования.
• Производственная — изучение трудовых норм в компании, регламентов, рабочих инструментов, оборудования.
• Организационно-административная — знакомство с подходами к управлению, внутренней кадровой программой и организационной структурой.
• Финансовая — перестроение бюджета, соотношения доходов и расходов с учётом нового заработка и других условий, к примеру, проезда к месту работы.

Когда обе стороны понимают, на каких уровнях идёт адаптация, она проходит с минимальным стрессом.

Основные проблемы новых сотрудников

Почувствовать себя комфортно на новом месте могут мешать объективные причины:

• Нехватка знаний о производственных процессах, источников для быстрого их изучения.
• Равнодушное отношение коллектива, холодное управление руководства.
• Недостаток практики, отсутствие доступа к быстрому её получению.
• Дезориентация на территории, растерянность при поиске нужного отдела или сотрудника.

Не у всех организаций есть оформленный адаптационный план.

Поэтому при трудоустройстве стоит спросить:

• будет ли за новичком закреплён наставник;
• понятно ли организован первый день на новом рабочем месте;
• насколько чётко сформулированы задачи на время испытательного срока.

Новая обстановка — это выход из зоны комфорта. Новичок испытывает неуверенность и страх, даже если программа перемен позитивная. Многие увольняются, не проработав и года, из-за некомфортной психологической обстановки, субъективных личностных переживаний, на которые в компании не обратили внимание.

Процесс адаптации начинается еще до первого рабочего дня сотрудника. За несколько дней (а иногда и недель) до выхода мы совместно с руководителем и/или будущим наставником проводим онлайн-встречу и формируем программу адаптации. Основные пункты программы:

• команда адаптации нового сотрудника и роли внутри нее (обычно это руководитель, иногда — куратор, обязательно HR-менеджер, а также могут участвовать члены функциональной и продуктовой команд);
• цели нового сотрудника на испытательный срок;
• собственно программа погружения в процессы, задачи, команду;
• план для новичка на первый рабочий день и первую рабочую неделю;
• даты наших промежуточных и итоговых встреч с новым сотрудником.

Программа адаптации гибкая, мы ее составляем с учетом особенностей команды и потребностей нового сотрудника.

Промежуточные и итоговые встречи

Через полтора месяца мы устраиваем промежуточную совместную встречу, через три месяца — итоговую встречу по результатам испытательного срока и адаптации. Участники этих встреч: новый сотрудник, его руководитель, HR-менеджер и наставник (если он был у этого нового сотрудника).

Продолжительность каждой из этих встреч — один час. Цель промежуточной встречи — подвести итоги, наметить дальнейшие цели и шаги, выявить точки роста. Мы возвращаемся к тем целям, которые поставили в начале, смотрим, что уже достигнуто, какие получились результаты, какие возникли стоп-факторы, чем еще мы можем помочь сотруднику. Обсуждаем, насколько ему комфортно или некомфортно работать у нас и взаимодействовать с коллегами, оправдались ли его ожидания от работы в МИФе, даем обратную связь и просим новичка поделиться своими впечатлениями. В результате получаем общую картину того, что происходит.

Работающие методы адаптации персонала в организации

1. Метод неформализованного сопровождения.

Внедрение адаптации персонала таким путем наиболее эффективно, но только если проводятся мероприятия, направленные на решение конкретной задачи. Это метод предполагает ведение новичка, что, конечно, отнимает время.

При составлении плана адаптации сотрудников менеджер по персоналу должен четко рассчитать, сколько времени потребуется для его реализации. При этом каждый аспект внедрения нового специалиста учитывают в рамках системы финансового поощрения. Менеджер по персоналу должен познакомить новичка с коллективом и рассказать об основных нюансах работы.

2. Метод проведения мероприятий.

Задача менеджера по подбору персонала — организовать мероприятия, в рамках которых новичок мог бы лично познакомиться с другими сотрудниками. Такой подход улучшает взаимоотношения в коллективе. Через определенный период после прихода нового специалиста, как правило, организуют внеплановое посещение ресторана или торжество в честь именинников. В больших компаниях нередко организовывают мини-мероприятия для конкретных подразделений.

Задача руководителя — подготовить новичка к корпоративу и дать определенные советы:

• как лучше одеться, уместно ли будет шутить на мероприятии;

• как выбрать тему и начать беседу;

• нужно ли произносить на корпоративе тосты.

Если традиции предприятия предполагают самопрезентацию, новичку следует помочь ее подготовить, а также порекомендовать, с кем побеседовать на мероприятии.

Адаптировать нового сотрудника можно в рамках корпоратива в честь успешного завершения квартала или достижения запланированных целей в ушедшем месяце. Помните, перед мероприятием работника лучше заранее познакомить с коллективом. В противном случае праздник не доставит ему радости, а лишь заставит нервничать.

Метод корпоративного PR.

В соответствии с ним составляют особый список требований к поведению в компании. Каждая организация формирует собственный перечень, в основе которого лежит специфика работы и принятая модель поведения персонала. Также в перечне может быть сказано о дресс-коде, трудовом графике и выходных, правилах организации рабочего места и проч.

Командный тренинг.

Метод, в отличие от других, используют нечасто. К примеру, если персонал очень сплочен и дружен, то появление нового человека — профессионала в своей области — вызывает негатив. Благодаря командным тренингам снимается напряженность, а новый руководитель лучше понимает, какая система взаимоотношений сформировалась в коллективе.

На командном тренинге каждый сотрудник может высказать претензии к новичку. Перед тренингом работников нужно проинструктировать, рассказав о нормах и правилах. Если все пройдет благополучно, межличностные отношения в коллективе улучшатся.

Командный тренинг проводят в формате деловых игр или методом кейсов. Чаще всего компании приглашают для этого опытных коучей.

Методы организационной адаптации.

Новичок должен понимать, что ему предстоит делать на своей должности. Если он усвоит основные правила и сможет грамотно выстроить отношения с персоналом, то быстро и легко адаптируется. Допустим, работник отправляется в командировку. В этом случае ему придется узнавать, как приобрести билет, где взять деньги, какие документы понадобятся. После знакомства с коллегами таких вопросов у него не возникнет.

Инструктаж в подразделениях.

Новому специалисту предоставляют всю информацию о требованиях для каждого подразделения. В любом отделе есть свои правила, которым обязаны следовать все работники.

Все требования необходимо зафиксировать на бумаге и структурировать так, чтобы любой работник мог их усвоить. Если сотрудник не воспримет правила, то наверняка потратит много времени на выявление нюансов в работе. Поэтому правила должны быть понятны для любого. Целесообразно привлечь к их разработке самих сотрудников.

Об основных требованиях новому работнику лучше рассказать еще в ходе начального инструктажа. Впоследствии он сам узнает остальные правила работы в том или ином подразделении.

Знакомство с коллективом и правила общения

Главная цель — помочь новому члену команды влиться в коллектив, для этого важно максимально описать атмосферу в команде:

• рассказать, кто и чем занимается;
• объяснить правила взаимодействия с руководством, коллегами и подчиненными — например, в компании принято давать обратную связь по задачам и хвалить за успехи;
• уведомить о конфиденциальности — например, суммы сделок запрещено обсуждать в коллективе и за пределами фирмы;
• перечислить важные праздники и традиции в команде.

🤝 Ознакомительный: 1–2 месяца

Что происходит. Сотрудник периодически сравнивает новое рабочее место с предыдущим. Ищет плюсы и минусы. Знакомится с регламентами, задачами, коллегами и руководителями отделов. Привыкает к правилам внутри коллектива.

Ознакомительный период закончится, когда сотрудник поймет суть работы и перестанет стрессовать. К этому моменту возникнет душевный подъем, рабочий день станет привычным, сложится мнение о команде.

🤝 Приспособленческий: 2–4 месяца

Что происходит. Завершается испытательный срок. Есть понимание сути работы и зон ответственности. Налаживается общение с коллективом, появляются приятели и те, кто менее симпатичен.

Новичок становится полноценным членом команды: руководитель поручает более серьезные задачи. Они новые, поэтому сотрудник иногда ошибается, его критикуют. В итоге — больобидаразочарование.

Этот период нужно просто пережить. Вникнуть в требования руководителя, выполнить больше задач. И не требовать от себя слишком многого.

🤝 Ассимиляционный: 6 месяцев и больше

Что происходит. Человек уже пережил несколько внеплановых ситуаций: завал, незнакомые задачи. Он чувствует себя спокойно, уже знает все процессы. Периодически трудности возникают, но они не приводят к такому стрессу, как в первые несколько месяцев.

Что может пойти не так в адаптационный период

😨 Не сориентируетесь в новой обстановке. Например, ошибетесь в кабинетах — хотели зайти к юристам, а попали к бухгалтерам. Забудете, где сидит начальник, как включить принтер, кому отнести договор на подпись. Ничего страшного. Со временем вы всё запомните, а пока осваиваетесь — просите помощи.

😨 Не хватит знаний и практического опыта. Не будете знать, как выполнить задачу. Успокойтесь. Честно скажите, что у вас нет опыта, и попросите совета. Вам дадут наставника или объяснят, как быть.

Помните: вы на испытательном сроке. Что-то будет получаться лучше, что-то — хуже. Если руководитель увидит потенциал, он оставит вас в штате, несмотря на ошибки.

😨 Не наладите отношения с коллективом. Не переживайте, когда никто не зовет на обед, не общается в перерывах или если просто не замечают — коллегам тоже нужно время, чтобы привыкнуть. Если кто-то всё же пригласит вас на обед или попросит с чем-то помочь — не отказывайтесь.

Что влияет на адаптацию нового сотрудника

Вот несколько моментов, которые могут повлиять на процесс адаптации новых сотрудников:

• размер компании

Мелкие фирмы обычно обходятся без системы адаптации, а вот большим она часто необходима.

По словам Дарьи Мостокаловой, каждая компания сама решает, нужно ей внедрять адаптацию персонала или это лишний этап: «Есть отрасли и должности, где задачи максимально просты, процессы формализованы и автоматизированы, риски в случае ухода сотрудника невелики, как и стоимость самого подбора – тогда, возможно, и нет смысла тратить много ресурсов на адаптацию. Моя карьера началась в IT, мы занимались федеральными и государственными проектами, с большими чеками и рисками. Это высокие зарплаты и конкуренция за сильнейших специалистов. Мало было привлечь в команду хорошего сотрудника – важно его как можно быстрее ввести в курс дела, доучить, если это необходимо, чтобы он начал приносить пользу и, безусловно, удержать, поэтому всегда достаточно много ресурсов тратили на адаптацию, развитие, мотивацию сотрудников, где бы я ни работала.

Если у вас большие планы и амбиции, и вы планируете их реализовать не в одиночестве – вам потребуется команда. От адаптации зависит, будете ли вы работать слаженно, соблюдать договоренности, идти к единым целям».

• социальный климат в компании

Если у нее есть четкая корпоративная культура, коллектив подобран так, что все друг друга поддерживают и объединены общими целями, царит доброжелательная обстановка, то новички быстрее вливаются в коллектив и работу.

• должность и компетенции нового члена коллектива

Адаптация проходит менее болезненно, если новый сотрудник уже обладает нужными для должности знаниями и навыками. Должности руководителей и топ-менеджеров предполагают больший объем работы и ответственности, поэтому приспосабливаются такие сотрудники дольше.

• объем работы

Он должен быть посильным и четко обозначенным, без дополнительных функций, которые появляются внезапно в процессе работы.

• мотивация новичка

Как ускорить процесс адаптации нового сотрудника

Чем быстрее пройдет адаптация нового сотрудника, тем лучше для компании – она получит отличного специалиста в короткие сроки, сэкономив при этом время и деньги.

«По итогам регулярных опросов в компании коллеги неизменно выделяют в качестве главных факторов сильную команду, здоровую атмосферу, эмоциональную зрелость коллег, хорошо выстроенные процессы и детально описанные продукты компании. Когда все четко, понятно описано, а задавать вопросы безопасно и есть понимание, к кому можно подойти – все это заметно снижает уровень стресса и повышает скорость адаптации», – говорит Дарья Мостокалова.

Разберем подробнее, какие способы и методы применяют для того, чтобы ускорить процесс адаптации.

Какие этапы включает в себя адаптация

Стандартный процесс адаптации включает 4 этапа. Каждый из них имеет свои особенности и условия реализации, которые следует учитывать для достижения наилучшего результата.

1. Независимая оценка уровня подготовки сотрудника. Если специалист имеет достаточно хорошую соц. подготовку и опыт работы на идентичных должностях в других компаниях, срок его адаптации окажется минимальным. Ему будет проще войти в коллектив и стать хорошим сотрудником, способным справиться с возложенными на него обязанностями. Подходя к процессу предвзято, HR-специалист рискует ввести неквалифицированный кадр, который окажется главным деструктивирующим звеном.

2. Ориентация — введение в профессию. Проведение знакомства нового сотрудника с его новыми обязанностями и требованиями, которые предъявляет к нему компания, подразумевает затрагивание сразу нескольких вопросов: общее представление об организации (главные цели, основные приоритеты, ключевые проблемы, с которыми приходится сталкиваться); политика компании (в отношении людей с ограниченными возможностями здоровья и др.); оплата труда; льготы и привилегии (бонусы, бесплатное обслуживание в стоматологической клинике, абонемент в бассейн или спортзал); техника безопасности и обеспечение охраны труда.

3. Адаптация сотрудника к новой должности. Налаживание межличностных отношений с коллегами по работе и руководящим звеном. В качестве методов подразумеваются личные беседы, различного рода мероприятия (особенно, если численность сотрудников существенно возросла), в числе которых квесты и другие сближающие ивенты, а также многое другое.

4. Введение эксперта в работу. Заключительный этап процесса адаптации, подразумевающий эффективное и последовательное преодоление проблем с дальнейшим переходом к стабильной и продуктивной работе. Позволяет закрыть все «гештальты», а также минимизировать дальнейшее влияние негативных факторов на взаимоотношение с персоналом и руководящим звеном. При правильной реализации способствует повышению эффективности персонала на 30%+, за счёт чего прибыль компании будет увеличиваться.

Как оценить адаптацию персонала

Оценка адаптации персонала должна быть объективной и непредвзятой. Для достижения наилучшего результата рекомендовано использовать таблицу, в которой возможно будет провести параллель между сотрудниками и их успехами. В дальнейшем эту же таблицу возможно использовать не только при введении нового эксперта в коллектив, но и повышении. А чтобы правильно всё сделать, следует опираться на несколько потенциально важных критериев.

• оценка по 10-ти и 20-балльной шкале — решение, позволяющее грамотно провести оценку, особенно, в сравнении с 5-балльной системой оценивания;

• разбивка на важные и второстепенные моменты — принципиальный аспект, с которым каждый эйчар получает возможность выбрать из всего многообразия проблем наиболее весомые (проработав их досконально, можно будет обеспечить наилучший исход событий);

• проводить исследование при введении специалиста в работу и спустя время — через 1, 3, 6+ месяцев. Этого времени вполне достаточно для полной адаптации.

В сети магазинов «Радиотехника» стажерам выдают задания на ориентацию в помещениях: познакомиться с помощником владельца, найти переговорную комнату, в которой есть телевизор, найти фамилию человека, который отвечает за финансы, на схеме организации. У определенных должностей есть уникальные задания: у менеджеров по рекламе — провести социологический опрос в магазине, у менеджеров отдела закупок — изучить товар на полках магазинов и специфику расстановки на шести разных площадях.

«У нас заготовлено очень непростое, но весьма интересное задание для наших новеньких, так сказать, инициация, — говорит Игорь Шулинин, директор Workki в России. – Мы предлагаем им пройти квест по исследованию сервиса, конкуренции и технологий автоматизации с дальнейшим обсуждением в команде. Ни одна идея, ни одно наблюдение не должны быть упущены».

Еще одно задание в Workki — упражнение со скрепкой, по условиям которого новичок должен подойти к совершенно незнакомому человеку в офисе и обменять обычную скрепку на более ценную вещь. Во время общения важно открыться перед человеком, узнать, чем он занимается, и установить дружеский контакт.

В «Кантате» проводится пять типов тренингов: по общению с гостями и продажам, по ассортименту, управлению, упаковке подарков и мерчендайзингу, личностному развитию. Квест по магазину помогает сотруднику запомнить расстановку товара: по карточкам с разными группами товаров (японский зеленый чай, ароматизированный кофе, трюфели, подарочная упаковка) сотрудник находит продукт в торговом зале и переходит к следующей карточке.

В более сложном варианте квеста карточки содержат вопросы по ассортименту (например, «Какой десерт содержит в составе базилик?») или по теории (например, «Найди сорт чая, который переводится как ”большой красный халат”»). Для улучшения качества сервиса придуман специальный тренинг, когда наставник и стажер обсуждают покупательский опыт стажера в любом другом магазине и пытаются вспомнить два отрицательных и два положительных примера и понять, что понравилось и что не понравилось клиенту в обслуживании и как можно применить эти знания к конкретному магазину.

Что делать, если вы оказались не в сказке

Не всем везет устроиться в компанию, где все описанные выше процессы уже выстроены. Как быть, если в компании новичков встречают по принципу «Вот твое рабочее место — дальше сам»? Придется взять ситуацию в свои руки.

В таком положении однажды оказалась Виктория, продакт-менеджер, когда присоединилась к команде IT-стартапа.

«В первый день мне рассказали про цели и задачи, показали структуру компании — и на этом всё. Но у меня уже был похожий неудачный опыт — когда я положилась на своего руководителя в вопросах адаптации, но за несколько месяцев так и не привыкла к новому месту. Поэтому я учла прошлые ошибки и составила себе план:

• Знакомство с руководителями и ЛПР;
• Структура, продукты, цели и миссия компании;
• Аудит проекта, который достался мне от предшественника.

Первую неделю я сама настойчиво назначала встречи, знакомилась, записывала пожелания и предложения. Уже на второй неделе я обсудила с руководителем свои первоочередные задачи на три месяца.

Через месяц с даты выхода я почувствовала себя достаточно спокойно и уверенно».

Мы надеемся, эта статья поможет вам при выборе правильного работодателя, адаптации на новом рабочем месте и подготовит вас к принятию будущих условий работы. Пусть ваша адаптация будет легкой, осознанной и принесет пользу вам и бизнесу.

Похожие записи:

• Мировое соглашение до суда позволит вернуть 70% госпошлины
• Особенности граф ДТ и кодировки 44 графы
• Инвалид 3 группы размер пенсии в 2023 работающим