Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Неоплачиваемый отпуск работников: случаи и порядок предоставления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первоначально оформление начинается со стороны работника. Ему необходимо написать собственноручно заявление с указанием своих данных: ФИО, должности, подразделения и контактов. В некоторых компаниях может потребоваться указать свой табельный номер, уточнить его можно в кадрах.
Табелирование отпусков без СЗП
В табеле учета незанятые сотрудниками безоплатные дни кодируются сочетанием букв или цифр кодом (выбирается один вариант). В табличке приведены общепринятые коды для разновидностей отпусков без СЗП.
| № | Вид административного отпуска | Буквенный код | Числовой код |
|---|---|---|---|
| 1 | В связи с обучением | УД | 13 |
| 2 | По разрешению работодателя | ДО | 16 |
| 3 | Причины, предусмотренные ст. 128 ТК РФ | ОЗ | 17 |
| 4 | Дополнительный ежегодный для социальных категорий | ДБ | 18 |
| 5 | Прогулы (если уход в отпуск был самовольным и неправомерным) | ПР | 24 |
Приказ, личная карточка и табель
На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, организация издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-61, с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме № Т-6а.
Как и любой другой, данный отпуск следует отразить в личной карточке работника, которая ведется по унифицированной форме № Т-2 (или № Т-2ГС(МС)), утвержденной Постановлением Госкомстата (см. заполненный фрагмент этого документа в Примере 6).
Отметим значение отражения сведений о предоставленном отпуске в табеле учета рабочего времени (должен вестись в каждой организации по унифицированной форме № Т-12 (или № Т-13), утвержденной Постановлением Госкомстата): в случае судебного разбирательства по спору с работником факт отражения отпуска в табеле будет одним из доказательств согласия работника на его предоставление и отсутствия со стороны сотрудника прогула. Образец правильного отражения сведений об отпуске без сохранения заработка вы найдете в Примере 5.
Отсутствие оформления любого из перечисленных документов само по себе может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Наличие же правильно составленных документов поможет отстоять свою правоту в суде в споре с нерадивым сотрудником.
Отпуск без сохранения заработной платы и минусы.
Согласно статье 128 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.
Как показывают многочисленные обращения граждан в интернете, на юридических сайтах, в том числе и на этом сайте, несмотря на Указы Президента РФ № 206 от 25.03.2020 и № 239 от 02.04.2020, согласно которых с 28 марта по 30 апреля 2020 года работникам многим предприятий и учреждений были установлены нерабочие дни с сохранением заработной платы, что бы они спокойней могли дома со своими семьями пережить эту временную «самоизоляцию», не мало Работодателей заставляли и заставляют своих работников писать заявления о предоставлении им отпусков без сохранения заработной платы и о предоставлении им оплачиваемых отпусков вне Графика отпусков на 2020 года, лишая возможности работников именно отдохнуть во время ежегодного оплачиваемого отпуска, которые согласно Графика отпусков чаще работник берут в летне-осенний период, что бы можно было съездить на отдых в более теплые места хотя бы к «нашему» Черному морю в Краснодарский край или в Крым. Что в таких случаях делать работникам, смотрите здесь
Итак, ваш авторитетный Работодатель уговорил вас взять отпуск без сохранения заработной платы на месяц, а может и на два.
Какие для Вас минусы могут быть при этом?
Во-первых, если вы в период отпуска без сохранения заработной платы, не дай Бог, заболеете, то вам в поликлинике не выдадут листок нетрудоспособности (кто-то его зовет почему-то «больничным листом» или даже «больничным», ну народ наш на выдумку горазд) согласно п.22 «Порядка выдачи листков нетрудоспособности», утвержденного Приказом Министерства здравоохранения и социального развития России от 29.6.2011 № 624 н.
22. При наступлении временной нетрудоспособности в период отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет листок нетрудоспособности выдается со дня окончания указанных отпусков в случае продолжающейся временной нетрудоспособности.
Если Вы схитрите при обращении в поликлинику и скроете, что Вы находитесь в отпуске без сохранения заработной платы, вам выдадут листок нетрудоспособности, но пособие по временной нетрудоспособности Вы не получите от Работодателя согласно положений пункта 1 части первой статьи 9 Федерального закона № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
Во-вторых, в стаж работы, дающий право на ежегодные оплачиваемые отпуска, не включается время согласно статье 121 ТК РФ, когда работник находился в отпуске без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней в году.
Время нахождения работника в отпуске без сохранения заработной платы согласно статье 121 ТК РФ не включается в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда.
В-третьих, с алиментщиков, которые выплачивают алименты на основании исполнительных документов на основании статьи 81 Семейного кодекса Российской Федерации (кратко – СК РФ), за период нахождения ими в отпуске без сохранения заработной платы судебный пристав-исполнитель насчитает алименты согласно статье 113 СК РФ, исходя из среднего размера заработной платы по Российской Федерации.
На данный период средняя заработная плата по Российской Федерации согласно сведений Росстата составляет 46674 рубля
Вот с этой суммы судебный пристав-исполнитель и будет делать расчет задолженности по алиментам для работника-алиментщика, который, например, весь апрель 2020 года отдыхал дома в отпуске без сохранения заработной платы.
В-четвертых, работник, который, например, с 1 апреля 2020 года по «указке» Работодателя написал заявление о предоставлении ему на месяц отпуск без сохранения заработной платы, лишился права получать на основании Указов Президента РФ № 206 от 25.03.2020 и № 239 от 02.04.2020 за самоизоляцию (отдых!) заработную плату с 01 апреля по 30 апреля 2020 г.
В-пятых, сам работник и его семья не будут иметь финансов с работы работника, когда он будет отдыхать дома в отпуске без сохранения заработной платы.
Процедура оформления такого отпуска
Отпуск необходимо оформить должным образом. Так как инициатива исходит от работника, первоначально именно он составляет заявление, обращение к работодателю с просьбой предоставить дополнительные дни отдыха по каким-либо основаниям.
Заявление на отпуск пишется в стандартной форме, сначала нужно сформировать «шапку» с инициалами руководителя организации, к которому непосредственно обращается гражданин, и данными самого работника (фамилия, имя, отчество и должность, место работы). Вообще установленного бланка для обращений нет, но целесообразно выделить основные части обращения для простоты его обработки в администрации предприятия. Поэтому после «шапки» стоит выделить слово «заявление» и после отдельным блоком сформировать обращение с конкретной просьбой. Подписать заявление нужно в обязательном порядке, а также проставить дату обращения.
В самом тексте обращения желательно указать основание предоставления отпуска и его испрашиваемую продолжительность. Также нужно приложить к заявлению копии или оригиналы документов, являющихся подтверждением наличия уважительных причин для предоставления отпуска.
В табеле учета рабочего времени дополнительные дни отдыха работника обозначаются соответствующими отметками.
Количество дней, на которые могут рассчитывать работники, регламентированы статьей 128 ТК РФ или обоюдным соглашением сторон между работодателей и сотрудником. В 2018 и 2019 году сроки не менялись. Данные приведены в таблице.
| № п/п | Категория лиц | Максимальный срок в течение года, в днях |
| 1 | Участники ВОВ | 35 |
| 2 | Работающие пенсионеры, которые достигли выплаты пенсии по старости | 14 |
| 3 | Члены семей военнослужащих, погибших при исполнении долга или вследствие полученных травм и ранений | 14 |
| 4 | Инвалиды, осуществляющие трудовую деятельность | 60 |
| 5 | Все работники учреждения по случаю рождения ребенка, заключения брака или организации погребения кровного родственника | 5 (в каждом из случаев) |
| 6 | Сотрудники, которые допущены к поступлению и обучению в ВУЗах | 15 |
| 7 | Сотрудники, которые допущены к поступлению и обучению в средне-специальных учреждениях | 10 |
| 8 | Совмещающие сотрудники | На дни разницы в отпусках между основным и совмещаемым местом работы |
Все дни, которые работник провел в отпуске без сохранения заработка исключаются впоследствии из периодов подсчета для вычисления суммы среднего заработка вне зависимости от того сколько дней были неоплачиваемыми.
Тем лицам, которым по Трудовому кодексу положено предоставление неоплачиваемых отпусков согласно абзацу второму статьи 178 они вносятся в трудовой стаж.
Когда и кому работодатель обязан дать неоплачиваемый отпуск?
Исключения предусмотрены ч. 2 ст. 128 ТК РФ. В ней указан список сотрудников, которым работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет на основании их письменного заявления. Но для этих работников установлена максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы, она намного меньше года:
- участникам Великой Отечественной войны (ВОВ) — до 35 календарных дней в году;
- работающим пенсионерам по старости — до 14 календарных дней в году;
- родителям и супругам военнослужащих, сотрудников госучреждений, погибших или умерших вследствие ранения при исполнении обязанностей службы, — до 14 календарных дней в году;
- работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
- любым работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней.
Какие документы подтверждают необходимость предоставления отпуска за свой счёт
Когда просьба сотрудника рассмотрена и одобрена, можно писать заявление. В нём необходимо указать причину и продолжительность отпуска. Для того чтобы получить гарантированный безоплатный отпуск, необходимо представить документ, который подтверждает такие основания:
- одинокие матери предоставляют свидетельство о рождении ребёнка, где в графе для сведений об отце стоит прочерк;
- отцы-одиночки представляют документы об отсутствии у ребёнка матери. Это может быть свидетельство о смерти или другой документ с объяснением причины её отсутствия. Например, решение суда о том, что мать числится пропавшей без вести, находится на принудительном лечении, либо лишена права материнства;
- сотрудники, совмещающие трудовую деятельность с получением образования, должны позаботиться, чтобы оформить справку из учебного заведения;
- люди, совмещающие деятельность на двух работах, представляют справку со второго места трудовой деятельности.
Отпуск за свой счёт во время простоев: можно или нет?
Принудительно отправить работника в неоплачиваемый отпуск работодатели не имеют права, даже если предприятие не работает. За такие действия руководству могут вынести предупреждение или штраф. В то же время наказания не будет, если в отпуск без оплаты работник ушёл по собственному желанию.
Выплаты работнику при простое предприятия по вине работодателя возмещается в размере ⅔ от средней заработной платы, а при отсутствии его вины — ⅔ от оклада (тарифной ставки) работника.
Неоплачиваемый отпуск по инициативе работодателя
Отправить сотрудника в неоплачиваемый отпуск без его согласия администрация не имеет права. В ст. 128 ТК РФ чётко оговаривается, что неоплачиваемый отпуск даётся исключительно по заявлению работника.
Отправка в бесплатный отпуск по инициативе начальства преследуется в административном порядке. Принуждение к такому отпуску является правонарушением, предусмотренным ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это наказывается для должностных лиц штрафом в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., а для организации — штрафом от 30 до 50 тыс. руб. При отягощающих обстоятельствах, когда такое нарушение совершается повторно, виновные должностные лица облагаются штрафом в размере до 20 тыс. руб. или подлежат дисквалификации до трёх лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Организация уплачивает штраф до 70 тыс. руб.
Возможен ли неоплачиваемый отпуск по инициативе работодателя
Неоплачиваемый отпуск предоставляется работникам на основании их письменных заявлений. То есть инициатива по предоставлению таких отпусков всегда должна исходить от работников, а не от их работодателей. Работодатели не вправе предлагать своим сотрудникам написать заявление на отпуск «за свой счет» и, тем более, не могут грозить сотрудникам увольнением за непредставление таких заявлений.
Минтруд ранее предупреждал, что инициатива по предоставлению неоплачиваемых отпусков не может исходить от работодателей вообще ни при каких обстоятельствах. Отсутствие работы, локдаун, объявленный по санитарным или экономическим причинам, отсутствие у работодателя денег и другие причины не являются основанием для того, чтобы отправить сотрудников в отпуск «за свой счет».
Прикрытие случаев простоя или отсутствия денежных средств на выплату работникам заработной платы неоплачиваемыми отпусками, предоставляемыми по инициативе работодателя, недопустимо и противозаконно. Если у работодателя имеются какие-либо трудности с оплатой труда или продолжением деятельности, то он должен либо объявлять простой, либо принимать решение о ликвидации бизнеса.
Процедура оформления отпуска без зарплаты
Помимо личных данных, указываются данные работодателя: название компании, должность и ФИО непосредственного руководителя. Конкретной формы для заявления на неоплачиваемый отпуск в законодательстве нет, поэтому текст сотрудник пишет в свободной форме.
Обязательно должна быть указана причина необходимости дополнительных выходных, а иногда и документы, подтверждающие ее.
Заявление должно быть подписано сотрудником с указанием даты составления и передано работодателю до непосредственного отсутствия на работе.
В ряде компаний внутренним распорядком могут быть установлены дополнительные требования к срокам подачи подобных бланков.
Далее работодатель должен принять решение, согласовывает ли он отпуск этому сотруднику. Если да — руководитель подразделения ставит отметку о нем, подкрепленная подписью и датой. Только после этого документ попадает в бухгалтерию.
Кадровые сотрудники готовят приказ о предоставлении отпуска. Форма унифицированная, в документе ставится отметка о том, что дни отдыха предоставляются без финансирования. С приказом работник должен ознакомиться под роспись.
В личную карточку сотрудника вносится запись. Ознакомление со вносимыми в этот документ записями не требуется. В зависимости от дат отсутствия, кадровый сотрудник проставляет соответствующие отметки в табеле.
При этом они отличаются. Если работодатель был обязан предоставить дни — «ОЗ», если дополнительные выходные предоставлены по согласованию — «ДО». Записка-расчет не оформляется, так как не производится расчет отпускных.
Неоплачиваемый отдых возможен только по инициативе сотрудника. Поэтому работодатель не имеет права насильно направить работника отдохнуть.
Если же руководитель компании настаивает, его действия попадают под нарушение и могут повлечь за собой штраф до 50 000 рублей.
Неоплачиваемый отпуск ТК РФ
Неоплачиваемый отпуск по инициативе работодателя — с точки зрения Российского Законодательства, такого понятия не существует. Такие действия производятся руководителями, как правило, с одной целью: сэкономить на оплате труда своих сотрудников. И сотрудники обычно не препятствуют этому решению, веря, что это законно, что так требуют обстоятельства.
К тому же, нередки случаи запугивания работников, с угрозами немедленного увольнения, если вдруг руководитель получит отказ работника от неоплачиваемого отпуска. Статья под номером 128 Трудового Кодекса РФ регулирует такую ситуацию и четко определяет, что работодатель не имеет права отправлять сотрудника в неоплачиваемый отпуск. По закону, неоплачиваемый отпуск возможен только при обоюдном соглашении, при наличии добровольно написанного заявления работника, и может длиться не более шестидесяти календарных дней. Таким образом, подчиненный может не уходить в неоплачиваемый отпуск и отстаивать свои права перед руководством.
Обладает ли начальник правом не пустить в административный?
Руководитель предприятия имеет целый ряд причин для отказа в неоплачиваемых выходных. Одной из причин является отказ работника предоставить подтверждающие документы к заявлению или их отсутствие. Если основание для взятия отгула признано неуважительным, человек не входит в список лиц, имеющих льготы, или отсутствие его на рабочем месте в обозначенном сроке может негативно сказаться на работе предприятия, работодатель имеет основание отказать в предоставлении вынужденных выходных.
Подчиненный может посчитать несогласие начальника предоставить ему выходные за свой счет несправедливым или незаконным решением. В подобном случае он имеет основание требовать оформления отказа в письменном виде, и взять копию заявления с проставленной датой и входящим номером, для дальнейшего выяснения правомерности отказа.
Следует учесть, что в случае судебных разбирательств важную роль играет информированность работодателя о причине необходимости взятия выходных без оплаты. Отказ выхода на работу без оформления приказа является серьезным нарушением трудовой дисциплины, за которым может последовать увольнение из организации. Если основание взятия дней за свой счет считается уважительным и обязывает начальство компании отпустить человека с работы, но в заявлении четко указано не было, например, использовалась формулировка “семейные обстоятельства”, суд может встать на сторону организации, посчитав увольнение законным.
Работодатель оформил отпуск за свой счет вместо объявления простоя
Ситуация: из-за сложной ситуации в компании руководитель решил отправить отдельных сотрудников в отпуск за свой счет. Но некоторые отказываются писать заявления и уходить в такой отпуск. Без заявления работников об отпуске за свой счет работодатель не вправе оформить такой отпуск. Если договориться с ними не удастся, то сотрудников, для которых нет работы, придется вводить в простой. В приказах и заявлениях нельзя использовать словосочетание «административный отпуск». Под ним понимают отпуск без сохранения заработной платы, оформленный по инициативе работодателя, но такого понятия в трудовом законодательстве нет.
Отправить работника в вынужденные неоплачиваемые отпуска «технически» возможно, но такие действия влекут серьезные риски для работодателя.
Во-первых, за несоблюдение трудового законодательства согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностному лицу, впервые совершившему данное правонарушение, грозит штраф, а за повторное нарушение — дисквалификация на срок от одного до трех лет. Риски юридического лица: штраф еще в большем размере и административное приостановление деятельности на срок до 90 дней. Индивидуальный предприниматель так же оштрафован в пределах и возможно административное приостановление его деятельности на тот же срок.
Во-вторых, вынужденный неоплачиваемый отпуск может быть квалифицирован как простой, если работодатель укажет в качестве его причины обстоятельства, не зависящие ни от него, ни от работников. Как следствие, ему придется выплатить сотрудникам 2/3 тарифной ставки (оклада) Если же суд сочтет, что причины, по которым работники отправлены в вынужденные отпуска, не связаны с невозможностью обеспечить их работой, то он вправе признать простой случившимся по вине работодателя. В этом случае работникам выплачивается не менее 2/3 средней заработной платы.
В-третьих, в случае оспаривания такого отпуска работником компания понесет судебные издержки. Этот риск особенно актуален при массовом «отправлении в вынужденные отпуска», когда число судебных споров может соответствовать количеству отпускников.
Отпуск «за свой счет» по правилам
Исходя из анализа действующего законодательства и, в частности, ст. 128 ТК РФ можно сделать вывод, что неоплачиваемый отпуск — это право работника, а не возможность работодателя отправить его туда.