Акт о результатах самопроверки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт о результатах самопроверки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

Сроки хранения штатного расписания

Законодательство в сфере трудовых отношений не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Таким образом, это делается при необходимости — при вводе каких-то новых должностей, численности, структурных подразделений, окладов и т.д. Когда в компании таких изменений нет, штатное расписание, которое утверждено один раз, может существовать довольно длительное время.

Срок внесения корректировок в штатное расписание из-за изменений в структуре организации не определен. Тем не менее, следует помнить о том, что на основании штатного расписания проставляется информация в трудовых договорах. Соответственно, утверждать скорректированное штатное расписание требуется своевременно.

Штатное расписание нужно хранить постоянно (п. 40 Перечня, регламентированного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). Соответственно, документ должен храниться все время существования компании, а если она ликвидируется, штатное расписание нужно передать в архив.

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

По какой форме заполнять штатное расписание

С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.

Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.

Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2023 года, составленного по форме Т-3.

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

• Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
• Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

• в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

• Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Что такое штатное расписание

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

• ТК РФ в статье 15;
• ТК РФ в статье 57;
• Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

При рассмотрении дел в судах сформировалось собственное определение. Под штатным расписанием понимают организационный документ, который принимает руководитель компании.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

• Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
• Данные о структуре компании, если она имеется;
• Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
• Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
• Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
• Иные сведения.

Обратите внимание, что при отсутствии ШР на предприятии невозможно правильно составить приказ о приеме на работу сотрудника и оформить с ним трудовое соглашение, а также внести данные в электронные или бумажные трудовые книжки.

Настройка штатного расписания

Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы с помощью одноименного помощника.

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, это следует сделать в разделе Настройка — Кадровый учет.

Флаг Используется работа по неполной ставке установите для возможности предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях.

Настройка штатного расписания производится при нажатии на одноименную ссылку в открывшейся форме Настройка штатного расписания:

• флаг Ведется штатное расписание установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;

• флаг Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);

• флаг Ведется история изменений штатного расписания установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. Если флаг не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник Штатное расписание;

• флаг Используется вилка окладов и надбавок установите для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений (минимальный и максимальный размер) при описании позиций штатного расписания. С точки зрения трудового законодательства данный флаг достаточно спорный – разброс по оплате одной и той же позиции;

• флаг В позиции штатного расписания используются разряды и категории установите, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность (специальность, профессию), но и разряд профессии или категорию должности. Например, не придется заводить должности Токарь 6 разряда, Токарь 5 разряда, а только одну — Токарь и уточнить разряды при описании позиций;

• способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов: Месячный размер в рублях, Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;

• флаг Использовать бронирование позиций установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете Штатная расстановка. Причем количество дней, по истечении которых забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.

Какие нюансы необходимо учитывать при составлении штатного расписания?

Количество вводимых должностей и их название, за исключением некоторых случаев, а также размер оплаты труда – отдается на откуп работодателю. Именно работодатель по своей надобности определяет расстановку кадров, а также количество необходимых работников.

Поэтому работник не может оспорить надобность сокращения должности, которую занимает Петров, а не Сидоров. Как отмечают судьи, работодатель самостоятельно принимает кадровые решения, определяет структуру и штатное расписание (п.10 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 г. №2, КС РФ от 15.01.2019 г. №3-П, определения КС РФ от 24.04.2018 г. №930-О, от 28.03.2017 г. №477-О). Иное дело, когда работодатель нарушает процедуру сокращения штатной единицы. Но, как говорится, это уже совсем другая история (решение районного суда Нижегородской области от 16.06.2021 г. №2-314/2021, Кировского районного суда от 16.07.2020 г. №2-2439/2020).

Свободен работодатель и в выборе названия штатной единицы. Исключение –должности, работа на которых подразумевает выплату льгот и компенсаций. Тогда работодатель должен руководствоваться квалификационными справочниками и профессиональными стандартами (ст.195.3 ТК РФ).

Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории

Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) снят флаг Ведется история изменений штатного расписания.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры – Подразделения) и Должности (раздел Кадры – Должности).

Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание). Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.

Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.

Когда утверждается на следующий срок?

Даты составления, подписания и ввода штатного расписания в действие, как правило, не совпадают. Для обеспечения бесперебойного и правильного действия штатного расписания, его нужно утверждать примерно за 2 месяца до окончания финансового года. А дату вступления в силу обозначить с 1 января следующего года.

В данном случае, у сотрудников отдела кадров и бухгалтерии будет достаточно времени осуществить все манипуляции, связанные с произошедшими изменениями:

1. Перезаключить трудовые договоры.
2. Уведомить соответствующих лиц об изменениях.
3. Пересчитать оклады.
4. Внести изменения в трудовые книжки и должностные инструкции.

Должности в трудовом договоре, трудовой книжке и штатном расписании должны быть идентичными.

Каков ваш основной продукт?

Следующий после целеполагания важный этап в оптимизации деятельности учреждения — разработка оргструктуры, но пока еще не составление штатного расписания. В связи с этим напомним обязательные шаги при создании организации, общие принципы построения деятельности:

 V планирование (проектирование):
 - определить миссию организации;
 - сделать стратегический выбор (сформировать стратегию развития);
 - уточнить генеральные цели;
 - разработать корпоративную философию организации;
 - разработать стратегический план достижения заявленных целей ;
 - определить основные и промежуточные продукты;
 ---------------------------------------------------------------------
 V организация деятельности:
 - составить схему необходимых действий;
 - составить схему основных, обеспечивающих и вспомогательных функций;
 ---------------------------------------------------------------------
 V кадры:
 - подобрать персонал и обучить исполнителей;
 - организовать координацию этих действий и функций;
 ---------------------------------------------------------------------
 V контроль: обеспечить контроль за достижением всех результатов.

Будем считать, что с первыми пятью задачами учреждение успешно справилось.

Почему только сейчас учреждение может определить основные и промежуточные продукты? Потому что его руководство наконец ответило на ряд вопросов: для чего создана организация; для чего она нужна учредителю, обществу; что ожидается получить в результате ее деятельности.

К примеру, если создана строительная компания, ее руководство определяет, что в результате деятельности фирмы появятся комфортные жилые дома или офисы за разумную цену. Если создано образовательное учреждение, результатом его работы должны стать образованные люди и достойные члены общества. Это и есть конечные продукты деятельности, нужные не самой организации, а гражданам за ее пределами. Этот же принцип должен соблюдаться и при создании структурных подразделений. Их конечный продукт должен быть полезен организации, а не самому подразделению. Однако нередко бывает так, что организация (или ее подразделение) начинает производить продукт, нужный только ей самой.

Как же построить организацию, которая с большой долей вероятности устоит при любых катаклизмах политической и экономической действительности? Можно ли вообще такое сделать?

На наш взгляд, если учреждение намерено создать «машину» для производства конечного продукта (образованных людей, достойно встречающих старость инвалидов и престарелых, довольных жителей микрорайона или страны в целом), начинать надо с ответов на следующие вопросы: что для этого в учреждении должно быть обязательно и сразу, что созданная «машина» должна уметь делать при любых обстоятельствах, а что можно достроить потом? Именно поэтому автор убежден: сначала нужно сконструировать эту самую «машину», и лишь потом определять, как ею управлять и обслуживать, сколько человек для этого потребуется. Лишь создав необходимую структуру, можно подбирать и «расставлять» персонал, который «встроится» в нее наилучшим образом. Таким образом, ответ на извечный вопрос, что первично — яйцо или курица, применительно к данной ситуации однозначен: организующая структура и система управления, а не люди, в ней работающие.

Теперь можно делать завершающие шаги по созданию штатного расписания.

Шаг первый — оцениваем реальную на данный момент нагрузку для каждого структурного подразделения. «Квадраты», в которых нагрузка явно будет меньше восьми часов в день, должны быть сгруппированы, объединены с другими, но ни в коем случае не вычеркнуты из оргструктуры.

Допустим, в учреждении не предполагается вводить отдельные штатные единицы для выполнения блока функций по работе с персоналом. Но тогда все эти функции должны быть жестко закреплены за сотрудниками организации и включены в их должностные обязанности.

Например, если учреждение относительно небольшое (менее 30 человек), оно не сможет позволить себе пять сотрудников отдела управления персоналом (вместе с начальником отдела). Да и загрузить этих людей полезной работой на 40 рабочих часов (в совокупности) в день не получится. Сотрудники будут либо «сидеть» в социальных сетях, играть в компьютерные игры и т.п., либо (более совестливые) начнут сами себе придумывать работу, чтобы оправдать выплачиваемую им зарплату. Следовательно, работу с персоналом нужно распределить среди существующих сотрудников, имеющих неполную загрузку в течение рабочего дня, недели или месяца. Распределение функций службы управления персоналом может выглядеть так:

 Отдел управления 
 персоналом 
 (начальник отдела -
 директор) 

 Отдел по связям с 
 общественностью 
(начальник отдела -
 директор) 

 Отдел развития и 
 коррекции 
 организации 
 (начальник 
отдела - директор)

 Учебный центр

 1. Сектор приема и 
 распределения 
 персонала 
 (начальник 
 сектора - 
 секретарь- 
 референт). 
 2. Сектор мотивации
 персонала 
 (обязанности 
 выполняются другим 
 сотрудником) 

Штатных единиц пока
не предусмотрено. 
Все обязанности 
выполняются другими
сотрудниками - 
директором, 
секретарем- 
референтом 

Отдельные штатные 
единицы не 
планируются. Все 
обязанности 
выполняются 
руководителями 
учреждения 
(директором, его 
заместителями), а 
также главным 
бухгалтером, 
секретарем- 
референтом 

Все
обязанности
выполняются
руководителями
и
специалистами
учреждения

Как видим, часть функций отдела управления персоналом будут включены в должностные обязанности секретаря-референта (напомним, что у него не было загрузки на полный рабочий день), а более квалифицированная работа останется директору. Если в будущем количество персонала в организации существенно увеличится, директор не сможет выполнять возросший объем работы наряду с другими обязанностями руководителя, то появится отдельная служба по работе с персоналом, куда будут приняты соответствующие специалисты.

Как утвердить в компании штатное расписание

ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.

Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.

В тексте распоряжения должны быть такие сведения:

• наименование хозяйствующего субъекта;
• название и номер распоряжения;
• место и дата создания документа;
• даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
• ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
• указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
• подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.

К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.

Обязательность штатного расписания

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее — Указания), утвержденными Постановлением N 1 , штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о ней). Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Сразу скажем, что норма, обязывающая работодателя разрабатывать и утверждать штатное расписание, в Трудовом кодексе отсутствует, однако упоминание все же есть. В частности, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор условием является в том числе трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы… Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
Кроме Трудового кодекса, штатное расписание упоминается в иных нормативных актах. В частности, п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81, предусмотрено, что ФСС для подтверждения правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование затребует у работодателя учредительные и организационно-распорядительные документы, в том числе штатное расписание. Также ФСС его затребует при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний .
Наличие штатного расписания необходимо и для Пенсионного фонда, который при сборе сведений о трудовом стаже застрахованных работников обращается к данному документу для установления наименований структурных подразделений учреждения и соответствия наименований должностей .
Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. В частности, в п. 3.1 инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Исходя из вышеприведенных нормативных актов наличие в учреждении штатного расписания просто необходимо. Отметим, что для некоторых учреждений обязательность штатного расписания прямо установлена нормативными актами:
— Приказом МЧС РФ от 24.09.2008 N 563 утверждены правила и сроки составления, согласования, утверждения и регистрации штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС;
— Приказом Спецстроя РФ от 03.12.2010 N 540 определены порядок и сроки составления, рассмотрения, утверждения и регистрации штатных расписаний гражданского персонала воинских формирований и организаций при Спецстрое, содержащегося за счет бюджетных ассигнований.

Похожие записи:

• Какие льготы с 1 января 2023 года положены пенсионерам
• Что делать, если в купленной квартире прописаны люди
• 88. Наследование по праву представления. Наследственная трансмиссия.