Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа с первичными документами. Таксировка и контировка документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Означает выявление денежной стоимости хозяйственной операции, когда указан количественный показатель. Проще говоря, таксировка бухгалтерских документов – это умножение количества товара, работ, услуг на их цену. В хозяйственной деятельности данная процедура чаще всего используется, когда мы заполняем документ частично на компьютере, частично – письменно от руки. Также таксировкой можно назвать автоматическое определение стоимости товаров, когда мы заносим количественные данные в бухгалтерскую программу, и компьютер по имеющимся у него данным автоматически определяет их цену.
Таксировка бухгалтерских документов
Таксировка может проводиться любым работником предприятия: бухгалтером, оператором или существует специальная должность — таксировщик. Таксировка используется в различных документах, например, в путевых листах, имеется раздел «Таксировка», он заполняется бухгалтером по данным предыдущих разделов. По исчисленным данным бухгалтер начисляет заработную плату водителю и списывает израсходованный бензин. В товарно-транспортной накладной в разделе «Таксировка» рассчитывается стоимость транспортных услуг. В инвентаризационной описи встречается таксировка, на последнем листе ставится отметка о проверке цен, таксировки и подсчитываются итоги. Далее проставляются подписи всех лиц, производящих проверку, в том числе членов инвентаризационной комиссии и ответственных за имущество лиц.
Две проблемы учета бумажной первички
При работе с первичкой на бумажном носителе существует две огромные проблемы: необходимость перелопачивать колоссальные объемы информации и сложность получения внешней документации.
С получением документации от партнеров и контрагентов бывает просто беда… Передача документов откладывается на последний момент, пересылаемые почтой бумаги требуют дополнительных временных и человеческих затрат, чтобы получить документы нередко нужно массу времени потратить на созвоны и переговоры, на просьбы-уговоры, порой переходящие в угрозы.
Первичная документация – бетон в основании бухучета – замешан из такого огромного количества камней, песка и других составляющих, что учесть каждый в составе глыбы очень непросто. Большое количество входящих данных нередко усугубляется и невысоким качеством первичной документации. Все это приводит к чехарде и ошибкам в отчетности.
Практика показывает, что наладить работу с первичкой, в том числе и обеспечить ее своевременное получение от контрагентов, позволяет электронный документооборот.
Кто должен проводить таксировку
Таксировка может осуществляться любым сотрудником фирмы. К примеру, это может быть бухгалтер, оператор. Если нужно обрабатывать большие объемы документов, в компанию принимается отдельный специалист – таксировщик. Рассмотрим его обязанности:
Таксировщик должен обладать рядом знаний и навыков. В частности, он должен знать сопутствующие инструкции и положения, нормативные акты, формы первички, порядок заполнения документов. Специалист должен уметь вести расчеты, знать основы закона о труде.
В работе специалист должен руководствоваться этими нормами:
Подчиняться работник может или главному бухгалтеру, или директору фирмы, или начальнику отдела.
Рассмотрим права специалиста:
Таксировщик будет нести ответственность при этих обстоятельствах:
К СВЕДЕНИЮ! Инструкция специалиста может составляться в соответствии со стандартной инструкцией. Документ может дополняться в соответствии с пожеланиями работодателя. Однако дополнения не должны противоречить трудовому законодательству.
Автоматическая обработка первичных документов
В обработке первички бухгалтера может заменить программа. Проще всего перейти на электронный документооборот, получать входящую первичку в электронном виде, чтобы легко и без ошибок проводить ее. Но обычно избежать хотя бы частичного бумажного документооборота все равно не удается. Тогда помогают системы распознавания сканов документов.
Алгоритм распознавания первички выглядит так:
Время на обработку одного документа — в зависимости от размера, до нескольких минут.
Рекомендуем веб-сервис Контур.Бухгалтерия: в нем есть встроенный электронный документооборот и система распознавания сканов первички. А еще — простой учет, расчет налогов и зарплаты, отчетность, нормативно-правовая база и другие полезные инструменты. Все новички могут бесплатно тестировать сервис 14 дней.
Скан — это цифровая версия реального бумажного документа. Создаются цифровые «образы» путем проведения процесса сканирования специальным устройством — сканером. Результат сохраняется на дисках компьютера или флеш-накопитель в виде изображения как файлы pdf, jpg, png и другие.
Что такое сканер и для чего он нужен? Подробная информация об устройстве.
Простые бумажные листы легко потерять, а также со временем они теряют свое качество. В цифровую эпоху все чаще сохранение в документообороте происходит именно в сканы. Это экономит место в архивах, где уже не нужны большие площади для хранения тон бумаги. На одном «винчестере» ПК или сервера можно хранить тысячи файлов.
Применение такого формата хранения нашло свою популярность в разных отраслях жизни человека. А чаще всего в бухгалтерии, медицине, юриспруденции. Параллельно сохраняются и бумажные варианты важной документации. Но работать с цифровыми намного удобней и проще.
При сканировании в хорошем качестве на изображении будут четко видны печатки предприятия и подписи человека. Это делает возможным полноценное использование скана документа вместо оригинала. Уже сейчас цифровая копия паспорта позволяет получить небольшой денежный кредит или воспользоваться многими государственными услугами. Вместе с цифровой подписью и вовсе заменить оригиналы.
Бухгалтерская обработка документов
После положительной проверки документ подвергается обработке по следующим направлениям:
Таксировка бухгалтерских документов – это установление денежной стоимости хозяйственных операций в документах, где указаны только натуральные показатели, и требуется определить стоимость.
Группировка — объединение документов по определенным признакам за конкретный период. Например, операции по приходу и расходу из кассы денежных средств каждый день группируются и заносятся в отчет кассира.
Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это проставление в документах счетов, с которыми корреспондируется данная хозяйственная операция. Контировка чаще всего проставляется на бланках первичных документов, где для этого отведены специальные графы, например, в приходно-кассовом ордере по форме КО-1. Правильное отражение корреспондирующего счета является важным моментом, так как помогает получить достоверную информацию о хозяйственной операции.
Кто должен проводить таксировку
Таксировка может осуществляться любым сотрудником фирмы. К примеру, это может быть бухгалтер, оператор. Если нужно обрабатывать большие объемы документов, в компанию принимается отдельный специалист – таксировщик. Рассмотрим его обязанности:
- Таксировка первички (наряды, приходный ордер и прочее).
- Определение итогов по каждой бумаге.
- Внедрение в работу современных технических инструментов.
- Работа с приходными и расходными бумагами.
- Умножение натуральных и количественных значений на цены и тарифы. В дальнейшем специалист определяет общую сумму разных бумаг.
- Изменение прейскурантов.
Таксировщик должен обладать рядом знаний и навыков. В частности, он должен знать сопутствующие инструкции и положения, нормативные акты, формы первички, порядок заполнения документов. Специалист должен уметь вести расчеты, знать основы закона о труде.
В работе специалист должен руководствоваться этими нормами:
- Законы.
- Устав фирмы.
- Распоряжения руководства.
- Должностная инструкция.
- Правила локального распорядка.
Подчиняться работник может или главному бухгалтеру, или директору фирмы, или начальнику отдела.
Рассмотрим права специалиста:
- Внесение предложений по улучшению работы с последующим их рассмотрением директором.
- Запрос у сотрудников и руководящего состава информации, которая необходима для осуществления работы.
- Ознакомление с бумагами, в которых прописаны права и обязанности таксировщика, критерии оценки правильности деятельности.
- Ознакомление с решениями управленческого состава, если они касаются деятельности специалиста.
- Требование обеспечить работу всеми необходимыми организационно-техническими инструментами.
Таксировщик будет нести ответственность при этих обстоятельствах:
- Несоблюдение установленных обязанностей.
- Совершение административных, уголовных правонарушений.
- Причинение фактического ущерба работодателю.
К СВЕДЕНИЮ! Инструкция специалиста может составляться в соответствии со стандартной инструкцией. Документ может дополняться в соответствии с пожеланиями работодателя. Однако дополнения не должны противоречить трудовому законодательству.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.
Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.
Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.
Скан — это цифровая версия реального бумажного документа. Создаются цифровые «образы» путем проведения процесса сканирования специальным устройством — сканером. Результат сохраняется на дисках компьютера или флеш-накопитель в виде изображения как файлы pdf, jpg, png и другие.
Что такое сканер и для чего он нужен? Подробная информация об устройстве.
Простые бумажные листы легко потерять, а также со временем они теряют свое качество. В цифровую эпоху все чаще сохранение в документообороте происходит именно в сканы. Это экономит место в архивах, где уже не нужны большие площади для хранения тон бумаги. На одном «винчестере» ПК или сервера можно хранить тысячи файлов.
Применение такого формата хранения нашло свою популярность в разных отраслях жизни человека. А чаще всего в бухгалтерии, медицине, юриспруденции. Параллельно сохраняются и бумажные варианты важной документации. Но работать с цифровыми намного удобней и проще.
При сканировании в хорошем качестве на изображении будут четко видны печатки предприятия и подписи человека. Это делает возможным полноценное использование скана документа вместо оригинала. Уже сейчас цифровая копия паспорта позволяет получить небольшой денежный кредит или воспользоваться многими государственными услугами. Вместе с цифровой подписью и вовсе заменить оригиналы.
Контроль входит в число важных управленческих функций, реализуемых в сфере бухучета. Его необходимость обусловлена объективными причинами. Касается это как контроля в целом, так и контроля полноты первичной документации в частности.
Контролирующая функция работает на предупреждение бухгалтерских ошибок. Возникают они, как показывает практика, нередко и по разным причинам, от небрежности специалистов до неисправностей вычислительной техники и отсутствия отдельных документов, которые надлежит принять к учету.
Ошибки в первичке возникают в суммах, тексте, при разнесении документации по регистрам учета. Они бывают транзитными (автоматически вызывающими ошибки в связанных документах), локальными (не влияющими на другие данные). Исправляются ошибки в порядке, регламентированном действующим законодательством. И это всегда непросто. Соответственно, имеет смысл максимально снизить риск допущения ошибок. А для этого в том числе нужно наладить эффективный контроль полноты бухгалтерской документации. Как решается эта задача при передаче учета на аутсорсинг? Попробуем разобраться.
Что означает таксировка бухгалтерских документов
По общему правилу, таксировка бухгалтерских документов – это определение денежной оценки (суммы по операции), когда в них приведен только натуральный измеритель.
Иначе говоря, таксировка в бухгалтерии – это умножение количества на цену. Обычно данную манипуляцию используют при ручном или смешанном способе заполнения первички (когда отчасти на компьютере, отчасти от руки).
В то же время, при ведении полностью компьютеризованного бухгалтерского учета добавление количественных данных в базу и автоматическое определение их стоимости – та же таксировка путевых листов, накладных (ТТН), груза.
ПРИМЕР
В задании на сдельную работу может быть заполнен только объем выполненной работы в натуральном измерении. А проставление расценок и определение общей стоимости бухгалтерия может делать на основании утвержденных ставок.
Таксировка на примере
Понятие таксировки раскрывается в конкретных направлениях деятельности. К примеру, это перевозки. Тариф за данную услугу устанавливается на основании протаксированной платы. Она представляет собой установление платы за перевозку пассажира.
Таксировка проводится на основании установленных тарифов за 1 километр или 1 тонну. Подразделяется она на эти виды:
- Предварительная таксировка документов, входящих в план текущих отправок.
- Таксировка корешков ведомостей в случае, если не проводились предварительные подсчеты.
При таксировке нужно оформить квитанцию дорожной ведомости. Последняя отправляется владельцу груза.
Рассмотрим еще один пример. Фирма занимается реализацией автомобиля. За месяц получилось продать 5 машин одной марки. Стоимость одной из них, согласно документам, составила 1 200 000 рублей. То есть совокупная прибыль от продажи равна 6 миллионам.
Признаки фальсификации документа
Из-за многообразия форм бухгалтерской документации и отсутствия на большинстве из бумаг защиты от подделок возможны случаи подделки документов. О возможной фальсификации или недостоверных сведениях в документации обычно свидетельствуют такие внешние признаки:
- Очевидные орфографические и математические ошибки;
- Заметное механическое воздействие. Например, стирание текста ластиком или умышленное «состаривание» бумаги;
- Дописывание части текста другими чернилами или почерком;
- Отличия между листами документа (их цвет, состояние, качество бумаги);
- Наличие записей, сделанных карандашом или чернилами другого цвета.
Наличие этих признаков не говорит о том, что документ подделан или в него внесены недостоверные сведения. Однако они вызывают повышенный интерес при проверках налоговых служб и других контролирующих органов. Поэтому подобных ситуаций рекомендуется избегать. Особенно в том случае, если они касаются налога на добавленную стоимость.
Что означает таксировка бухгалтерских документов?
Иногда возможны ситуации, когда на выставленных контрагентам документах нет их подписи. Как быть в этом случае?
Есть Рекомендации № З-113/2020-КпР от Бухгалтерского методологического центра (субъекта негосударственного регулирования бухучета в пределах компетенций по ст. 24 Закона № 402-ФЗ). В них указывается, что Законом № 402-ФЗ допускается возможность, при которой первичные документы не подписываются несколькими лицами. Эти подписи со стороны партнера не являются обязательными реквизитами в соответствии с данным законом.
Кроме того, в законе установлены обязательные реквизиты, но не определены конкретные виды документов, которые должны использоваться хозяйствующим субъектом для оформления факта деятельности.
На основании данных положений Центр считает, что компания имеет право оформлять и подписывать первичный документ, отражающий факт деятельности, без участия других сторон.
Однако нужно различать хозяйственные документы (товарные накладные, акты приема-передачи имущества и т.д.) и первичные документы. Хозяйственные документы не считаются по умолчанию первичными, и их роль — предоставление информации для ее отражения в первичном документе. Однако субъект может применять хозяйственные документы как первичные, чтобы оформлять факты хозяйственной деятельности, но только если они соответствуют требованиям Закона № 402-ФЗ.
Программа не позволяет указывать сотрудника, который несет ответственность за проведение сделки с конкретным партнером или по определенному договору, в документах на поступление или реализацию. Но в 1С можно настроить дополнительные свойства для определенных объектов. К примеру, пользователь может добавить реквизит «Менеджер» через справочник «Контрагенты». В нем есть возможность поставить ответственного сотрудника в карточке самого контрагента, а потом эти сведения использовать для формирования отчетов по полученным или выданным документам.
Для настройки нужно зайти в раздел «Администрирование», затем по гиперссылке в «Общие настройки», далее в одноименную форму, развернуть группировку «Дополнительные реквизиты и сведения». И затем там поставить флажок.
Когда пользователь привяжет к каждому контрагенту конкретного ответственного сотрудника, можно создавать отчеты по проблемной первичной документации. К примеру, этот момент относится к документам, по которым не поступили оригиналы или которые оформлены с нарушением требований законодательства. В сформированном отчете будут указываться сотрудники, которые несут ответственность за работу с конкретным контрагентом.
Чтобы создать список, нужно зайти в перечень документов на поступление через раздел «Покупки», потом «Поступление (акты, накладные, УПД)». Далее нужно нажать команду «Еще» и затем «Настроить список».
Когда откроется форма настроек, во вкладке «Отбор» пользователь ставит отбор по документам, по которым нет оригиналов:
- левая часть — выбирается графа «Оригинал» и нажимается кнопка «Выбрать»;
- правая часть — в появившейся строке в графе «Вид сравнения» ставится значение «Равно», в графе «Значение» указывается «Нет».
Во вкладке «Группировка» с левой стороны формы нужно в доступных полях выбрать графу «Контрагент», раскрыть реквизиты через щелчок мышью по пиктограмме «+», а далее выбрать реквизит «Менеджер». При нажатии кнопки «Завершить редактирование» производится возврат в перечень документов на поступление. И в этом случае список группируется по контрагентам, по которым нет оригиналов первички.
Для сохранения этих настроек нужно выбрать команду «Еще», а потом — «Сохранить настройки».
Для печати отчета выделяется любая строка с документом на поступление и нажимается кнопка «Печать» и далее «Реестр документов».
Важно! Команда на печать не выполняется, если выделять строку с дополнительным реквизитом (менеджером).
Список документов на поступление, по которым нет оригиналов, сформируется с даты документа, который пользователь выделил курсором. Интервал заполнения отчета можно поменять в командной строке. Дополнительно произвести настройку печатной формы отчета можно при нажатии «Показать настройки».
В настройках во вкладке «Оформление» устанавливаются флажки по требуемым показателям. Именно они будут указаны в печатной форме отчете. Создать ее можно по кнопке «Сформировать».
Первичные учетные документы организации создаются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, в крайних случаях – сразу после ее завершения. Например, договоры, приходники, акты и т.п.
Первичные документы делятся на две большие группы: внутренние документы и внешние.
- Внутренние документы создаются для отражения внутренних операций. Составляются на предприятии. К ним относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. п.
- Внешние документы приходят на предприятие уже оформленные. Составляются за пределами организации. К ним относятся счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т.п.
Три этапа прохождения документации:
- Заведение первичной документации.
- Перенос сведений из первичных документов в учетные регистры.
- Подготовка отчетности по данным учетных регистров.
Сегодня электронный документооборот уже не диковинка, темпы его проникновения впечатляют. По данным исследования проекта TADVISER, объем потраченных средств российскими компаниями на внедрение систем ЭДО (электронного документооборота) увеличился с 25 млрд. руб. в 2012 году до почти 42 млрд. руб. в 2016 году. И данный рост продолжается с завидной динамикой. Компании используют не только электронную отчетность, но и двигаются дальше, переводя и первичные документы в электронный формат.
Электронный документооборот отличается от бумажного тем, что все документы в нем оцифрованы и подписываются электронной подписью. ЭДО позволяет систематизировать работу с документацией, как внутренней, так и внешней. Например, обмен электронными счетами-фактурами с контрагентами позволяет существенно сократить затраты на документооборот, в десятки раз ускоряет процедуру оформления сделок и облегчает жизнь сразу нескольким структурам предприятия, высвобождая ресурсы на задачи с наибольшим КПД.
Согласно 29 статьи №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская и финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению компанией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.