Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проживание в гостинице во время командировки нужно будет подтверждать по-новому». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Командировка без документов
Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.
Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках…», оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).
Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.
Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.
Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.
Простое решение
Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.
Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.
Где вы были, где вы жили?
Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.
Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.
Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.
Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.
Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
Зачем нужны подтверждающие документы
Документы, подтверждающие срок пребывания работника в командировке, нужны:
- работнику, чтобы он смог получить компенсацию произведенных в командировке расходов, а также для расчета суточных;
- компании, чтобы отразить такие расходы в бухгалтерском учете и учесть при расчете налогов.
Поэтому процесс отправки работника в командировку строго регламентирован.
Работодатель отправляет работника в командировку на основании приказа. Приказ компании составляют в свободной форме или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). В приказе указывают:
- кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
- куда;
- в какие даты и на сколько календарных дней;
- зачем (цель поездки);
- кто финансирует поездку (работодатель).
По возвращению из командировки работник должен представить руководителю отчет о произведенных расходах.
Для этого нужно:
- собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
- заполнить авансовый отчет;
- если сотрудник потерял какой-либо чек, билет или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.
Какими отчетными документами подтверждается проживание в гостинице в авансовом отчете
Закон разрешает компаниям самостоятельно регулировать вопрос о выплате компенсаций командированным работникам.
-
Каждая организация сама вправе решать, какие документы должен предоставить сотрудник для получения расчета.
-
На основании полученных бумаг предприятие отчитывается перед налоговой службой по налогу на прибыль. Это значит, что отчетные документы гостиницы сотрудник должен заполнить по установленному образцу, указав только достоверную информацию.
-
Если компания носит статус бюджетной, ее деятельность финансируется федеральным бюджетом. В этом случае основанием для выплаты расходов являются нормативные акты правительства. Лимит за съем гостиницы здесь не превышает 2000-3500 руб.
-
Сотруднику, имеющему возможность каждый день возвращаться к месту постоянного проживания, командировочные не оплачиваются, если иное не указано во внутреннем положении или коллективном договоре.
Предприятие также компенсирует оплату расходов персоналу, чья деятельность связана с постоянными разъездами.
Для авансовой отчетности предоставляются счет, квитанция или чек, которые обязана выдавать гостиница при оплате номера. Это самый главный документ, доказывающий факт оплаты жилья в командировке.
Сотрудник должен предоставить договор об аренде жилья, расписку и акт об оказанных услугах. Если в командировке ему предоставлялась служебная квартира, работодатель перечисляет компенсационные средства в безналичной форме.
К списку документов также прикладываются:
-
билеты на проезд до места работы и обратно, если работник оплачивал его из личных сбережений;
-
расходы на проезд до вокзала, аэропорта, оплату багажа;
-
расходы на получение загранпаспорта или визы, если предприятие заранее не подготовило эти документы;
-
стоимость телефонных переговоров служебного назначения;
-
расходы, относящиеся к обмену имеющихся средств на иностранную наличную валюту.
Как подсчитать расходы на предстоящую командировку
Расходы на жилье и другие услуги в деловой поездке, подтвержденные работником документально — экономически обоснованные траты. С них не взимаются страховые взносы и НДФЛ. В случае неподтверждения расходов они также освобождаются от вычета НДФЛ согласно установленным нормативам, отраженным в ст. 217 НК РФ, п. 1.
При поездках по территории России сумма составляет 700 руб. в сутки, по заграничным странам — 2500 руб. в сутки. Страховые взносы в этом случае высчитываются со всей суммы. Что касается НДС, то по гостиничным услугам его возмещение происходит на основании счета-фактуры. Расходы, идущие на оплату проживания сотрудника в деловой поездке, сокращают базу по налогу на прибыль на основании ст. 264 НК РФ п. 1.12.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Расчет оформите служебной запиской или заявлением сотрудника на имя руководителя компании. Подайте заявление или служебную записку руководителю на рассмотрение. После утверждения издайте приказ о направлении работника в командировку и выплате аванса.
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Процедура предоставления отчетности
Время командировки определяется по документам, подтверждающим проезд. Они предоставляются в бухгалтерию после поездки. После возвращения в течение 3 рабочих дней необходимо представить авансовый отчет по расходам в поездке, а также отчитывается по выданному авансу. Необходимо предъявить документальные свидетельства об аренде помещения, в котором останавливался работник на время поездки.
Комплект необходимых документов и метод расчета затрат, подлежащих возмещению, устанавливаются коллективным договором, локальными нормативными актами, соглашениями предприятия. Если сотрудник компании не может предоставить отчетность, ситуация разрешается в соответствии с действующими правилами организации. При формировании отчетности по налогу на прибыль следует учитывать, что без подтверждающих документов стоимость проезда не получится включить в статью расходов (НК РФ ст. 264, 252).
Трудовой кодекс РФ в 168 статье предусматривает, что работодатель оплачивает найм жилого помещения (отеля, гостиницы, частной квартиры по договору) в случае, когда был уведомлен о выбранном отеле, типе номера или найме частного жилья, и дал свое разрешение.
Перед командировкой желательно выяснить, какие документы, удостоверяющие проживание, выдает гостиница. В бухгалтерии своей организации следует уточнить, будет ли счет отеля считаться бланком строгой отчетности. Некоторые компании требуют предоставления дополнительных документов.
Отель «Ключевой элемент» в Москве предоставляет для командированных сотрудников документы, подтверждающие сроки их пребывания и затраты на проживание в гостинице:
- кассовый чек;
- счет;
- акт проживания;
- копию ОГРН;
- копию ИНН;
- копию уведомления о переходе на упрощенную систему налогообложения.
Произвести оплату может как командированный сотрудник, так и работодатель. В отеле «Ключевой элемент» имеется несколько способов оплаты на выбор:
- наличными в гостинице (при заселении);
- банковской картой (Visa или MasterCard);
- безналичным перечислением.
Служебные командировки: гостиничные расходы
Фото Бориса Мальцева, Кублог Составляющей частью командировочных расходов являются затраты на услуги проживания в гостинице.
На стоимость этих услуг работник обязан представить подтверждающие документы. Это может быть и счет, и кассовый чек, а иногда просто квитанция к ПКО. Но какой именно документ удовлетворит налоговиков?
И что делать, если, например, в счете указан завтрак?
На эти и другие вопросы ответы найдете в статье.
Компания обязана возмещать сотруднику понесенные во время служебной командировки расходы по расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но для этого сотрудник должен подтвердить свои расходы документом.
Какой документ подтвердит оплату за проживание в гостинице, чтобы у компании при проверке не возникло претензий со стороны ИФНС?
Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то в этом случае она обязана оформлять бланк строгой отчетности, форму которого разрабатывает самостоятельно (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440).
При этом название данного документа может быть любое (квитанция, гостиничный чек, счет, ваучер и т.п.). Напомним, что до 1 декабря 2008 г.
гостиницы в качестве бланка строгой отчетности использовали форму № 3-Г, утвержденную Приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121.
Но сейчас эта форма не применяется, и, как поясняют чиновники, данный документ не может использоваться в качестве БСО (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400). В настоящее время каждая гостиница разрабатывает свой собственный бланк строгой отчетности.
При этом она должна учитывать определенные требования, предъявляемые законодательством к оформлению БСО. Если не будет выполнено хотя бы одно требование, документ не может быть отнесен к БСО.
Соответственно, у компании, чей сотрудник привезет из командировки такой документ, могут возникнуть проблемы с учетом расходов на проживание и с вычетом НДС по этим расходам. Какие это требования? Во-первых, бланк строгой отчетности должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых установлен в пункте 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв.
Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). К таким реквизитам относятся, в частности, наименование документа, шестизначный номер и серия, наименование организации, оказывающей услуги, ее местонахождение и ИНН, печать.
Во-вторых, простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может. Дело в том, что бланк документа должен изготавливаться типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).
Автоматизированная система
Отражение расчетов по загранкомандировкам
Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.
На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:
-
аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);
-
выдана корпоративная банковская карта в валюте;
-
аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);
-
выдана корпоративная банковская карта в рублях.
Отчетные документы при заказе услуг работодателем
В некоторых компаниях расходы на проживание в командировке оплачивают по безналу сразу на расчетный счет гостиницы или агента по найму. В этом случае оплату гостиницы в командировке не производят: работник при заселении называет только номер брони. При выезде из гостиницы и сдаче номера командированному выдают акт, оформленный на имя работодателя.
Если работник оплачивал дополнительные расходы в гостинице (например, стирку белья или завтраки), на данные услуги выдают отдельный документ.
Также работодатель может заключить договор на аренду квартиры для своих работников – для организации условий их проживания в командировке. Особенно это актуально для долгосрочных или частых командировок. Квартиру можно арендовать как у физических, так и у юридических лиц. В этом случае заключают договор аренды. А по окончании срока аренды (или срока, прописанного в договоре) арендодатель может выдавать акт на аренду. В этом случае отчетные документы за проживание также будут выписаны на компанию, а не на командированного работника.
Проживание работников, направленных в командировку, может быть организовано во временных вагончиках или домиках. Иногда работодатель строит целые мобильные городки или площадки из таких выгонов-бытовок. Это удобно в тех случаях, когда идет строительство объекта и работникам удобнее проживать сразу на объекте – для сокращения расходов и времени на проезд.
Как можно понять, расходы на организацию времянок несет тоже напрямую работодатель. Следовательно, самим работникам, использующим такое жилье, никакие дополнительные документы не нужны.
Какие документы должны дать в гостинице и когда
Оплата гостиницы в командировке может производиться работником за счет своих средств, которые ему потом возместят на рабочем месте, либо за счет предварительно выделенных денег на командировочные расходы (ПП РФ № 749 от 13.10.2008). Согласно ПП РФ № 1085 от 09.10.2015, все гостиничные услуги в обязательном порядке подтверждаются чеком или иным бланком строгой отчетности, следовательно, отель обязан предоставить счет или иной регистр, демонстрирующий факт проживания работника в командировке.
Таким образом, при выписке, то есть по завершении пребывания в отеле, сотрудник должен получить отчетную документацию, отражающую факт его проживания в установленный период времени. Если принимающая сторона осуществляет контрольно-кассовый расчет, то она предоставляет счет за гостиничные услуги. При этом в чек могут быть включены и дополнительные услуги (пп.
12, п. 1 ст. 264 НК РФ).
Не оплачиваются различные сервисы в номер, услуги баров, ресторанов и оздоровительных комплексов, мини-бар, если только иные условия не предусмотрены по предварительной договоренности с работодателем.
Если отель не использует ККТ, он может предложить командировочному самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (ваучеры, квитанции, гостиничные чеки), подтверждающие фактические расходы работника (Письмо Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2015).