Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить документы для суда?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.
Процедура заверения в организации
Состоит из следующих этапов:
- изготовление ксерокопии;
- применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
- в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
- с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
- на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
- при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.
Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.?п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.
Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.
Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у
Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.
Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017
Директор И. И. Зеленов
Выписка верна
Секретарь Белова О. Е. Белова
20.09.2017
Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка
из трудовой книжки серии XХ № 211111
| Фамилия | Серов | |
| Имя | Дмитрий | |
| Отчество | Олегович | |
| Дата рождения | 14.02.1990 | |
| Образование | Среднее профессиональное | |
| Профессия, специальность | техник | |
| Дата заполнения | 11.05.2012 |
Что такое копия документа?
Под копией документа понимается документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп. 3.1.29 п. 3 СТБ 2059-20131). Копия документа может создаваться посредством как оперативной полиграфии (ксерокопии документа и т.п.), так и воспроизведения реквизитов документа на отдельных листах. С понятием копии документа связано понятие подлинника официального документа, под которым понимается первый или единственный экземпляр официального документа (подп. 3.1.26 п. 3 СТБ 2059-2013), на основе которого и создаются копии.
Как правило, копия документа должна воспроизводить все реквизиты копируемого документа, в том числе реквизиты бланка. Исключение составляют копии исходящих документов, остающихся в деле организации, на которых реквизиты бланка не воспроизводятся, однако проставляются дата подписания документа и его регистрационный индекс (ч. 8 п. 64 Инструкции по делопроизводству, ч. 4 подп. 7.28 п. 7 СТБ 6.38-20162).
1 Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18 (в ред. от 20.03.2017).
2 Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (в ред. от 26.08.2019).
Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 7 (234), июль 2020 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.
Что такое нотариальное заверение договора
Корректнее процедура называется нотариальным удостоверением договора — это проверка законности сделки нотариусом или лицом, исполняющим его обязанности. Нотариус должен убедиться, что у сторон есть право подписать договор и что этот договор не нарушает их права. Стороны должны четко выразить свою волю в заверяемом документе и подписать его при нотариусе.
В законе есть перечень сделок, для которых нотариальное удостоверение обязательно, — остальные могут быть заверены по желанию сторон.
Если по закону удостоверение договора обязательно, а стороны к нотариусу не пошли, сделка будет считаться ничтожной и не будет нести никаких юридических последствий. То есть ее как будто не было.
Если один участник договора полностью или частично выполнил действия по договору, а второй отказался идти к нотариусу, первый участник может пойти в суд и потребовать признать сделку действительной без удостоверения. При положительном решении суда последующее нотариальное заверение сделки не потребуется.
Участник договора, который необоснованно отказывается идти к нотариусу, должен возместить другому убытки из-за задержки совершения или регистрации сделки.
Преимущества нотариального заверения договора. Если стороны заключают договор, для которого нотариальное удостоверение обязательно, визит к нотариусу — единственный способ заключить такой договор. В остальных случаях участники договора сами решают, заверить договор у нотариуса или ограничиться обычным письменным документом.
Заверенный договор дает участникам больше правовой защиты, потому что нотариус:
Нотариус должен засвидетельствовать, что стороны подписывают договор добровольно и находятся в адекватном психологическом состоянии.
Если кто-то из участников договора потеряет свой экземпляр подписанного документа, он всегда сможет получить у нотариуса дубликат. Он будет иметь такую же юридическую силу, как и подлинник.
Если заверяется договор купли-продажи недвижимости, нотариусы могут предложить удобную и безопасную форму расчета между покупателем и продавцом — через депозит нотариуса. Покупатель внесет деньги на специальный банковский счет — депозит нотариуса, — а нотариус перечислит деньги продавцу, когда будет зарегистрирован переход права.
Дополнительное преимущество нотариального удостоверения сделок с недвижимостью — сокращенные сроки государственной регистрации. Нотариус сам подает документы в Росреестр. Если документы подаются в электронном виде, срок регистрации сокращается до 1 дня, если в бумажном — до 3 дней. Когда участники сделки самостоятельно обращаются за регистрацией в Росреестр или МФЦ, срок регистрации составляет 7—9 дней соответственно.
Еще нотариально удостоверенный договор намного сложнее оспорить в суде, поскольку при сделке присутствовал незаинтересованный свидетель. Нотариус сможет подтвердить, что участники действовали без принуждения, полностью понимали смысл своих действий и их последствий и подписывали договор собственноручно.
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
Заверение копии трудовой книжки образец 2021
Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.
Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.
01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.
Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Специалист Подпись И.О. Фамилия
Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год
Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.
Нужно ли заверять копии документов?
Есть ситуации, когда копия должна быть заверена только у нотариуса. Например, вступление в наследство, оформление права собственности, внесение изменений в учредительные документы предприятия и т.д. Для всех остальных случаев заверение копий может производиться своими силами, т.е. сотрудниками или руководством организации.
Согласно подп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст) копия документа воспроизводит все признаки и реквизиты оригинала. Заверенная копия документа придает ему юридическую силу в соответствии с подп. 23 п. 3.1 этого же ГОСТа.
Все реквизиты из оригинального документа должны быть в точности воспроизведены на копии. Оформить копию можно как на специальном фирменном банке, так и на обычном листе бумаги формата А4. Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.
Скачать документы ⟶ Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.
Кто может заверить документ?
Оставить отметку о заверении может:
- директор;
- индивидуальный предприниматель;
- главный бухгалтер;
- бухгалтер;
- инспектор отдела кадров;
- иные уполномоченные лица.
Во всех случаях, кроме заверения копии директором или ИП, в организациях издают приказ, в котором указывают конкретное лицо и на основании чего оно имеет право заверять документы.
Также заверителю может быть выдана доверенность. Если это ИП, то она должна быть заверена нотариально. Для юридического лица достаточно внутренней доверенности за подписью и печатью руководителя.
Организация вправе заверять копии лишь тех документов, которые были созданы ею. Подготовка копий, произведенных сторонними организациями, возможна только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций. При этом разрешение от сторонних организаций не требуется:
- в случаях, связанных с приемом граждан на работу;
- при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.
Разрешается заполнять документацию:
- машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
- рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
- применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
- на электронных носителях информации.
Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.
Как по новому ГОСТу заверить копию трудовой, если она хранится в сейфе? Ответ из Роструда
По новому ГОСТу представитель организации, которому требуется копия документа, должен заверить ее не просто словом «Верно», а указать в записи свою должность, расшифровку подписи и дату заверения копии. Это касается заверения так называемых внутренних копий деловой документации. Например, в ситуации, когда отдел по кадрам копирует документы для структурных подразделений, например бухгалтерии, или наоборот.
Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа, например, той же трудовой книжки. При этом в записи или штампе должно быть указано не только наименование организации или ФИО гражданина, но и фактический адрес. Выглядеть такая запись может, например, так:
Верно. Подлинник документа хранится в ООО “Весна” по адресу: город Санкт-Петербург, Невский проспект., дом 7, оф. 77 в деле № 333 за 2017 год.
Инспектор по кадрам подпись Сергеева /Сергеева Н.И./
12.05.2018
Эту запись свой личной подписью должен заверить уполномоченный сотрудник. Подпись должна обязательно быть с расшифровкой. Кроме того, если организация-работодатель использует круглую печать, то на записи необходим ее оттиск.
Хотя официально новый ГОСТ вступает в силу через месяц с небольшим, многие кадровики уже начали использовать новые правила в работе. А Роструд даже уже выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.
Для чего нужны копии документов?
Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.
Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например
- Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
- Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.
В соответствии с п. 4 раздела «Предисловие» данного Стандарта в настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Согласно п. 5 раздела «Предисловие» Стандарта правила применения настоящего Стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».
Как следует из раздела «Область применения» настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
На что еще обратить внимание при заверении копий
Напомним коротко другие правила оформления копий документов:
- Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
- Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
- Все листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.
- Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
- Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.
Все эти правила обязан знать и выполнять ответственный работник работодателя, которому это поручено. Но и получателю копий не лишним будет полученные документы проконтролировать.
Печать способ заверения документа
7. Использование оттиска печати при оформлении документов
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
— перечень печатей, используемых в организации;
— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
— порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати ;
Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».
— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.
В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.