Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сверка расчетов с контрагентом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Закон не обязывает составлять протокол о расхождениях, но на практике он становится неотъемлемой частью взаимоотношений между контрагентами, а также с государственными структурами. Он позволяет контролировать расчеты между компаниями. Чаще всего разногласия возникают из-за неточностей бухгалтерских расчетов. Составление протокола помогает выявить ошибочные данные и не допустить образования задолженностей.
Кто и на основании чего составляет акт
Протокол с расхождениями создается на основе первоначального документа проверки взаиморасчетов. Если в указанных расчетах расхождений нет, то он заверяется всеми сторонами. Если есть, то составляется протокол разногласий. Обычно его оформляет специалист по бухучету, который отвечает за осуществление платежей, налоговые операции и др. Бухгалтер проверяет все указанные показатели. Обязательно следует проверить следующие данные:
- число, месяц и год, указанный на документе;
- период, за который проводится контроль расчетов;
- остаток между поступлениями и расходами;
- дебет и кредит;
- контракты и другие необходимые бумаги.
После проведенной проверки бухгалтер ставит подпись. Затем бумагу заверяет глава компании, но только после устранения всех противоречий.
Объясняем, как правильно составить акт
Начать следует с наименования официальной бумаги. Посередине листа пишем «акт сверки с разногласиями», присваиваем ему уникальный номер для документооборота. Затем необходимо сослаться на изначальный документ (акт сверки), указав его реквизиты (дата составления и номер). Ниже по документу обозначаем дату составления настоящего акта и населённый пункт, в котором располагается фирма.
Переходя к основной части официальной бумаги, начать её следует с мотивировки. Обозначаем факт получения от контрагента (указываем его наименование и дату получения) акта сверки. Следующим шагом выражаем своё несогласие с изложенными в нём сведениями. Если имеются разногласия по нескольким пунктам, имеет смысл оформить информационную таблицу. В таблице следует обозначить номер пункта по акту сверки, предмет разногласий и предложение о внесении соответствующих изменений.
Как подписать акт с расхождениями — пример
Между тем существует и практика подписания акта сверки с разногласиями. Необходимость в таком документе возникает в единственном случае — когда у одной из сторон какой-либо учетный документ отражен в бухучете в ином периоде, чем у второй стороны, и это влияет на величину оборотов за сверяемый период и на сальдо (начальное или конечное), но при этом итог расчетов к моменту проведения сверки одинаковый (т. е. не требующим корректировки).
Как подписать такой акт сверки с расхождениями? Так же, как и обычно. Получатель акта заполнит своими данными предназначенную для него часть этого документа и может обойтись без каких-либо комментариев к нему, если итоговый результат по акту окажется одинаковым. В такой ситуации образец заполнения акта сверки с расхождениями будет отличаться от обычно оформляемого при сверке только наличием несовпадающих данных по отдельным строкам.
Если же итоговый остаток на дату сверки разный, то к нему придется сделать пометку о том, что такой-то документ на такую-то сумму получен позднее, но с учетом его данных получатель согласен со сведениями, приведенными в акте составителем. В этом случае пример того, как подписать акт сверки с разногласиями, отличается от документа, оформляемого без расхождений, наличием поясняющей записи.
Как подписать акт сверки с расхождениями — образец этого документа с учетом ситуации, требующей внесения комментария, посмотрите на нашем сайте:
Ошибки в бухгалтерском учете исправить можно. Об этом говорится в ПБУ 22/2010. Порядок исправления ошибок напрямую зависит от того, существенны они или несущественны. Степень существенности каждая организация определяет самостоятельно, не забыв отразить это в учетной политике. Многие организации принимают за существенную ошибку ту, которая искажает данные по отчетам более чем на 5%.
Представим порядок исправления ошибок в таблице:
| Дата выявления | Дата исправления | Законодательная норма |
|---|---|---|
| Ошибочные сведения выявлены до 31.12 отчетного года | Корректировка осуществляется в момент обнаружения неточности | п. 5 ПБУ 22/2010 |
| Некорректные данные выявлены 31.12 отчетного года или позднее | Корректировка проводится по состоянию на 31.12 отчетного года | п. 6 ПБУ 22/2010 |
| Выявлена несущественная ошибка | Исправляется в момент выявления | п. 14 ПБУ 22/2010 |
Чтобы исправить некорректную информацию, бухгалтеру надлежит просторнировать ошибочные записи в учете, сформировать правильные проводки и составить бухгалтерскую справку. В ней указывается ошибочная операция, дата ее выявления и проводки по корректировке задолженности по акту сверки.
Как сделать акт сверки
Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.
Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.
Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.
Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.
С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет недействителен в суде.
Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.
Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и использовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.
Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.
Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.
Корректировка дебиторской задолженности по акту сверки: проводки
По акту сверки с покупателем от 05.02.2021 установлено, что в учете 10.12.2020 неверно отражена выручка — вместо 500 000 руб. зафиксировано 900 000 руб. (Д/т 62 К/т 90). На этот момент отчетность подписана, но не утверждена, а ошибка в сумме 400 000 руб. признана несущественной. Согласно п. 14 ПБУ 22/2010, 05.02.2021 бухгалтер сделает проводку:
Д/т 91 К/т 62 – 400 000 руб. (900 000 – 500 000).
В случае признания этой ошибки существенной, ее исправляют 31.12.2020 записью:
Д/т 62 К/т 90 – 400 000 руб. СТОРНО
Если бы эту существенную ошибку обнаружили после утверждения годовой отчетности (к примеру, в апреле 2021г.), то в ее исправлении задействовали бы сч. 84, сделав в апреле 2021 г. проводку:
Д/ 84 К/т 62 – 400 000 руб.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Правила оформления акта
Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.
Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.
При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).
Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.
Тонкости, на которые надо обратить внимание при оформлении акта
Как и текст акта, так и его оформление, полностью отдаются на откуп представителям предприятий и организации. Иными словами, акт можно печатать на компьютере или писать от руки, делать на фирменном бланка компании или на обыкновенном листе А4 формата.
Важно, чтобы акт был заверен подписями представителей обеих сторон (при этом нужно, чтобы подписи были оригинальными – использование факсимильных автографов недопустимо).
Если в нормативно-правовых актах фирмы закреплено требование использовать для удостоверения документации штемпельные изделия (штампы или печати), значит, бланк акта нужно ими завизировать.
Акт составляется в двух экземплярах, но при необходимости можно сделать его заверенные копии. Сведения об акте надо внести в журнал учета документации.
Какие проводки использовать
Покажем на примере. Пусть по результатам сверки в акте выявлены расхождения по учтенным работам. Специалист отразил 10 000,00 рублей, но работы оказаны на 15 000,00 рублей. Представим проводки по корректировке данных в таблице:
| Проводка | Сумма | Описание |
|---|---|---|
| Дт 20 Кт 60 | 10 000,00 | Затраты по выполненным работам. Эта запись никак не влияет на финансовый результат, не корректируем ее |
| Дт 91 Кт 20 | 10 000,00 | Признание издержек по работам в качестве расходов. Влияет на итоги отчета, исправляем запись |
| Корректировка | ||
| Дт 20 Кт 60 | 10 000,00 | Просторнирована неверная запись |
| Дт 20 Кт 60 | 15 000,00 | Указана верная сумма операции |
| Дт 20 Кт 91 | 10 000,00 | Восстановление из расходов |
| Дт 91 Кт 20 | 15 000,00 | Учет верной величины затрат на выполненные работы |
Первичка в акте сверки
На какие документы нужно ссылаться в акте сверки, чтобы потом его можно было использовать в суде?
Акт сверки — это обобщающий регистр, сводный документ. Если нельзя установить, на основании какого первичного документа в акт сверки внесена та или иная позиция, то суд не признает ни передачу товара, ни денежные обязательства.
Если речь о поставке товара, в акте нужно указывать документ, который свидетельствует о переходе права собственности (например, товарная накладная). Это общее правило. Но стороны могут договориться о том, что право собственности переходит в иной момент. Тогда и обязательство по оплате товара будет возникать в другой момент, и в акте сверки надо будет ссылаться на другой документ.
Путаница часто возникает в момент отгрузки товара. Одна сторона указывает в акте документ, который свидетельствует об отгрузке товара, другая сторона обосновывает сумму обязательств товарной накладной. Так делать нельзя: контрагенты должны ссылаться на один и тот же документ и это должна быть товарная накладная.
Если в акте сверки не указан первичный документ, на основе которого составлен этот акт, суд не признает такие обязательства.
То же касается займов. Сам по себе акт сверки их не подтверждает, что между контрагентами возникли заемные отношения. В акте нужно указывать, на основании какого документа — платежного поручения или договора — возникли эти обязательства.
Как составлять акт сверки взаиморасчетов с поставщиком, если поставщик отправил товар, а мы его еще не получили ?
Действительно, такая ситуация может возникнуть, если стороны договорились сверяться раз в месяц и в конце месяца товар был отгружен, но еще находится в пути.
Но я повторюсь: акт сверки должен опираться на первичные документы. По общему правилу, пока покупатель не принял товар, он является собственностью поставщика. За сохранность товара отвечает именно поставщик. Соответственно, пока покупатель не принял товар, он не обязан и оплачивать его. Поэтому пока право собственности не перешло к покупателю, отражать такую поставку в акте сверки преждевременно.
Цель составления акта
Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.
Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.
Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.
Получив ваше заявление, ИФНС в срок до пяти рабочих дней обязана сформировать акт сверки со своими данными и пригласить представителя организации-заявителя для передачи акта. Также она вправе отправить акт по почте.
После получения акта сверки в случае выявления расхождений ваших данных с данными налоговой необходимо сделать следующее:
1. В графе 4 разд. 1 акта рядом с данными, указанными ИФНС, которые вы хотите оспорить, укажите ваши данные.
2. Подпишите акт на последней странице разд. 1, сделав пометку «Согласовано с разногласиями».
3. Передайте документ в ИФНС.
4. Приложите к документу заверенные копии платежных поручений, данные из которых отсутствуют в акте сверки, полученном от ИФНС.
Получив акт с разногласиями, налоговая служба должна проверить свои данные по внутренним информационным ресурсам. Если ошибка была допущена налоговиками, то они должны ее устранить (согласно п.п. 3.1.5, 3.1.6 Регламента ФНС) в течение 5-ти дней после получения от вас акта сверки согласованного с разногласиями. Если причина расхождений — ваши ошибки, допущенные, например, при заполнении декларации или платежного поручения, то ИФНС известит вас о том, какая именно ошибка повлекла за собой расхождение данных (инспектор позвонит или направит вам уведомление) (п. 3.4.6 Регламента ФНС). Устранить допущенные вами ошибки можно, подав уточненную декларацию, уточнив налоговые платежи, доплатив налог и т.п.
После анализа расхождений и их устранения ИФНС подготовит и передаст вам новый акт сверки и согласует дату его подписания (п. п. 3.1.6, 3.1.7 Регламента ФНС).
Как правильно составить акт
Стандартной формы для карточек или протоколов не существует. Эта форма не является обязательной. Стороны сами определяют необходимость ее использования и форму для возмещения (2 от 2 февраля 2005 года в Казначействе № 07-05-04/2).
Еще один оттенок: акты компромиссов и разногласий не относятся к первичным документам согласно 402-ФЗ. Однако для придания им статуса официальных документов, которые могут быть использованы в качестве доказательств судами или налоговыми органами, эти документы должны содержать все сведения, предусмотренные статьей 9 п. 9 ст.
9 402-ФЗ от 06. 12 . 2011), должны содержать всю необходимую информацию.
Если при проверке не обнаружено отклонений, обе стороны подписывают юридические документы. Если контрагент согласен с бухгалтерской информацией партнера (вся информация идентифицирована), он имеет право не выполнять свою часть договора. Однако он или она обязаны подписать и расшифровать оригинал, а не подпись.
Оригинал подписи является доказательством полного согласия с расчетами на отчетную дату.
При обнаружении отклонений контрагенты активизируют их. Инструкции по заполнению протокола разногласий:.
Если установлены расхождения, почему возникает необходимость корректировки
Во-первых, неправильное отражение операций в учете, как и их не отражение, искажает информацию об активах и обязательствах организации, в том числе в бухгалтерской отчетности. В данном случае из-за ошибки бухгалтера собственник бизнеса может получить неверную информацию не только о своем финансовом положении, но и о имуществе организации. Построение дальнейшего бизнес-плана на такой информации чревато разорением фирмы.
Во-вторых, любая ошибка в учете влечет к искажению налогооблагаемой базы по какому-либо налогу. Это, в свою очередь, становится причиной претензии налоговых органов в виде доначисления налогов, пени и штрафов. Неточности, которые привели не к занижению, а к переплате налогов, тоже нежелательны, ведь в таком случае бухгалтер необоснованно изъял какое-то количество оборотных средств из бюджета компании.
Перенос задолженности
Также нередко возникают ситуации, когда один контрагент решает оплатить задолженность другого. В таких ситуациях следует сделать перенос задолженности. Для проведения такой операции следует в документе, после выбора нужной операции указать контрагента, чьи долговые обязательства требуется перенести, далее указываем того контрагента, кто в последующем будет рассчитываться по обязательствам.
Далее заполняем все нужные реквизиты: старый и новый договор, счета учета, валюту и прочие. Также следует обратить внимание, что этот вид операции поможет не только осуществить перенос задолженности с одного контрагента на другого, но и перенос между договорами. В таком случае графы «Покупатель (поставщик)» и «Новый покупатель (поставщик)» заполняются одним и тем же контрагентом, а договоры указываются разные.